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Conceptos básicos de Excel 2007

Autor: Julián Casas
Curso:
8,64/10 (12 opiniones) |42834 alumnos|Fecha publicación: 29/09/2010
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Capítulo 10:

 Ayuda para la introducción de datos

Excel dispone de muchas ayudas que facilitan la introducción de datos en las celdas. En los próximos apartados vamos a ver algunas de las más notables.

Autocompletar

Si escribes una columna de datos (es decir, en celdas unas debajo de otras), cada vez que inicies la introducción de un dato nuevo Excel tratará de completarla por sí mismo basándose en los datos que ya hayas introducido.

Por ejemplo, mira la lista de nombres que hay en el rango B4:B8 de la figura 2.7. Ahora supón que vas a la celda B9 y tecleas la letra S para escribir el apellido Sánchez. Tan pronto como escribas la letra S, Excel completará la introducción con Santiago (figura 2.16), puesto que éste es el único dato que comienza por S que hay en la columna (en la celda B4). En el caso de que te valiese Santiago sólo tendrías que pulsar Intro para validar la entrada, y hubieses introducido todo un apellido con sólo teclear la primera letra.

Figura 2.16. Excel completa la introducción de un dato automáticamente

Evidentemente, en este caso la entrada no te sirve, porque quieres introducir Sánchez y no Santiago. En estos casos, simplemente continúa escribiendo el dato que quieres y Excel remplazará su sugerencia por el dato que tú escribas.

En el caso de que hubiese más de un dato en la columna que empezase por S, Excel se esperaría a que escribieses suficientes letras para identificar uno de ellos de manera exclusiva antes de autocompletar la entrada. Por ejemplo, si en la columna apareciesen Santiago y Samaniego, Excel esperaría a que escribieses la tercera letra antes de completar la entrada, puesto que la tercera es la primera diferente entre ambos apellidos. Si tú escribes una tercera letra que no sea la n o la m, entonces Excel no completará la entrada automáticamente; si la tercera letra que escribas es la n completará Santiago; y si es la m escribirá Samaniego.

Elegir de la lista

Asociada a la característica Autocompletar está la característica Elegirde la lista. En este caso, puedes hacer que Excel te muestre una lista con todos los datos contenidos en una columna para que selecciones uno, en lugar de dejar que él complete el dato automáticamente. El procedimiento es muy sencillo:

1.  Selecciona la celda en la que vas a introducir el dato (la que haya debajo de la última que contenga datos) y haz clic con el botón derecho del ratón sobre ella.

2.  Selecciona el comando Elegir de la lista desplegable del menú emergente que aparecerá.

3.  Excel te mostrará una lista ordenada con todos los datos que haya en esa columna (figura 2.17). Ahora ya sólo tienes que hacer clic sobre el que quieras seleccionar.

EXCEL

Figura 2.17. Elegir de la lista

Si ya has escrito alguna letra cuando hagas clic con el botón derecho, Excel resaltará el primer dato de la lista que comience por las letras que hayas escrito (si hay alguno), de forma que te resulte más fácil localizar los datos que comienzan por esas letras.

También puedes hacer clic con el botón derecho del ratón sobre una celda de la columna que ya contenga datos y seleccionar el comando Elegir de la lista despelgable. Aparecerá la lista y, si haces clic sobre uno de los datos de la misma, éste sustituirá al dato que ya había en esa celda.

Autorrelleno

La característica Autorrelleno sirve para copiar datos de una celda a las adyacentes de una forma muy sencilla. Su interés radica en que cuando los datos cumplen unos requisitos determinados, Excel adapta la copia de los datos a lo que presumiblemente queremos hacer, facilitándonos así en gran medida la introducción de datos.

Como te decía, la función básica de Autorrelleno es copiar datos. Por ejemplo, supón que tienes el dato Santiago introducido en la celda B2 (paso 1 de la figura 2.18). Sitúa el puntero de celda sobre el dato y ahora fíjate en el propio puntero de celda. Observa que en su extremo inferior derecho hay un pequeño recuadro. Ese recuadro se llama gestor de relleno (paso 2 de la figura 2.18).

EXCEL

Figura 2.18. Procedimiento para utilizar la característica Autorrelleno

Si sitúas el puntero del ratón sobre el gestor de relleno, verás que se transforma en una cruz delgada. Haz clic sobre él y, sin soltar el botón del ratón, arrástralo hacia abajo. Verás que Excel va seleccionado todas las celdas por las que pase el puntero del ratón (paso 3 de la figura 2.18). Cuando se haya sombreado un rango de diez o doce celdas, suelta el botón. Excel copiará el dato Santiago en todas las celdas sombreadas (paso 4 de la figura 2.18).

Listas

Aunque la función de copiar que hemos visto en el apartado anterior es muy apreciable en sí misma por su sencillez, el verdadero interés de Autorrelleno estriba en copiar datos que, como te decía anteriormente, cumplen unos requisitos.

Por ejemplo, introduce Enero en la celda B2 y utiliza Autorrelleno para copiarlo hasta la celda B12 (igual que en el apartado anterior).

Fíjate en lo que ha ocurrido: en lugar de copiar Enero en todas las celdas, lo que hecho Excel es completar la lista de meses; ha supuesto que querías crear una lista de meses y lo ha hecho por ti. Por supuesto, si hubieses introducido Marzo en lugar de Enero, Excel también hubiese creado una lista de meses que comenzaría por Marzo.

Si quieres que Excel copie Enero en todas las celdas en lugar de crear la lista de meses, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras el gestor de relleno y hasta que sueltes el botón del ratón.

Además de la lista de los meses, Excel crea automáticamente otras listas de datos cuando se utiliza Autorrelleno. En la tabla 2.3 puedes ver cuáles son esas otras listas.

Tabla 2.3. Las listas que Excel crea automáticamente con la característica Autorrelleno

ListaEjemplo
Días de la semanaLunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, etc.
Días de la semana abreviadosLun, Mar, Mié, etc.
MesesEnero, febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, etc.
Meses abreviadosEne, Feb, Mar, etc.

Si quieres, puedes crear tus propias listas para utilizarlas con la característica Autorrelleno. Las listas se definen en el botón Modificar listas personalizadas de la ficha Másfrecuentes del cuadro de diálogo Opciones de Excel, al que se llega pulsando el Botón Office.

Series

Además de listas, también puedes utilizar la característica Autorrelleno para crear series. La diferencia entre una lista y una serie consiste en que en una lista los elementos que la componen no guardan una relación numérica entre ellos, mientras que en las series sí.

Introduce el texto Esta es la fila 3 en la celda B3. A continuación, igual que antes, arrastra el gestor de relleno hacia abajo, hasta la celda B13. A medida que lo hagas, el valor que se introducirá en cada una de las celdas por las que vaya pasando aparecerá en un cartelito junto a esas celdas para que puedas comprobarlo (esto ocurre siempre que se utiliza la característica Autorrelleno, y no sólo con las series).

Cuando llegues a la celda B13 suelta el botón del ratón. Como podrás comprobar, Excel crea una serie en la que va incrementando el número que hay en el texto (figura 2.19).

EXCEL

Figura 2.19. Autorrelleno para crear una serie

También puedes crear cualquier serie de números o de fechas, aunque en este caso debes seleccionar dos celdas antes de arrastrar el gestor de relleno (es decir, seleccio­nar un rango de dos celdas y arrastrar el gestor de relleno del rango):

ð En la primera celda debe estar el número o fecha que da comienzo a la serie.

ð En la segunda celda debe estar el incremento que va a haber entre dos elementos consecutivos de la serie.

Por ejemplo, puedes decirle a Excel que cree una serie que empiece en el 1 y que vaya de 3 en 3, u otra que empiece en el 10 y vaya de 10 en 10, etcétera. O puedes decirle a Excel que cree una serie de fechas que empiece el día 20 de febrero y vaya de 7 en 7 días.

Veamos el procedimiento para crear esta última serie:

1.  Introduce 20 febrero en la celda B3.

2.  Introduce 27 febrero en la celda B4.

3.  Selecciona el rango B3:B4.

4.  Arrastra el gestor de relleno hasta la celda B13 (ve mirando el cartelito que aparece junto a las celdas que vas seleccionando).

5.  Suelta el botón del ratón cuando llegues a la celda B13.

Como verás, Excel crea una serie de fechas que empieza el 20 de febrero y que va de semana en semana (figura 2.20).

EXCEL

Figura 2.20. Una serie de fechas que va de 7 en 7 días

Capítulo anterior - Insertar y eliminar

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