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La comunicación y el secretariado

Raúl Morueco Gómez

Autor: Raúl Morueco Gómez
Curso:
7,50/10 (2 opiniones) |3286 alumnos|Fecha publicación: 06/01/2010

Capítulo 6:

 Decálogo del buen comunicador

Se dice que el buen comunicador es aquel que sabe llegar al receptor causando una buena imagen o impresión  y una transmisión óptima del mensaje que pretende transmitir. Dicho así parece fácil, pero comunicar bien no es una tarea sencilla, de hecho, se necesita además de una formación adecuada, años para dominar el arte de la comunicación. Como nota podemos decir que existen cursos e incluso másteres en comunicación destinados a los responsables de comunicación de grandes empresas.

Todo buen comunicador debe dominar ciertas técnicas o aspectos que le permitan llegar con eficacia al receptor o receptores. Nos permitimos aconsejarle sobre algunos de ellos que mejoraran el proceso comunicativo:

1. Todo buen comunicador deberá conocer a ser posible en profundidad la materia sobre la que desea dar a conocer, esto refuerza y mejora la confianza en el receptor causando una buena imagen.

Supongamos que tenemos que tratar de vender un software informático a un posible cliente, nuestra preparación en dicha aplicación es básica. Comenzamos hablando de las maravillas del software, pero el cliente, ante sus dudas, comienza a formularnos preguntas sobre la funcionalidad de ese producto, las cuales, por una escasa formación no somos capaces de dar una respuesta satisfactoria. El resultado es que el cliente no tendrá una percepción de confianza en aquello que le pretendemos vender y será muy probable que no lo compre.

Nota NOTA: Es cierto que existen los denominados vendedores de humos, son personas con una capacidad dialéctica y comunicativa capaz de vender un frigorífico a un esquimal.

2.     Hablar no es sinónimo de comunicar, de hecho, cuánto más hablemos más posibilidades tenemos de cometer errores. La idea es hablar lo necesario para transmitir el mensaje de una forma correcta.

3.     Un buen comunicador suele apoyar sus exposiciones con documentos (informes, reportes, tesis, gráficos, etc.) para tratar de reforzar aquello que se desea transmitir. Solo tenemos que ver un debate en televisión entre dos políticos para darnos cuenta de esto que estamos comentando.

Nota NOTA: Cuando tenga que comunicar algo, trate de apoyarse en datos numéricos, estadísticas, gráficas, etc. que avalen aquello que trata de exponer, el mensaje ganará más fuerza y reforzará la comunicación.

4.     Es imprescindible expresar las ideas de forma estructurada, para ello, es recomendable hacer un esquema previo donde se señalen los puntos a abordar. Antes de realizar cualquier exposición, deberíamos formularnos las siguientes preguntas:

  • Presentación:¿Cómo debo hacerlo y de qué forma? ¿Cómo debo iniciar la exposición?
  • Asunto:¿Conozco el tema o vacíos? ¿Qué deseo transmitir? ¿Cómo pretendo transmitirlo? ¿Cuál es el orden más correcto para que el interlocutor no pierda el hilo? ¿Cuáles son las preguntas que me pueden formular? ¿Cómo realizaré el feedback? ¿Cuánto tiempo máximo debería durar la exposición para no perder la atención del interlocutor?
  • Cierre:¿Cómo debo resumir lo expuesto? ¿Qué ideas me interesa más destacar en el cierre y como las destacaré? ¿Cómo debo de formular la despedida?

5.     Es necesario proveer de feedback con nuestro receptor, de esta manera facilitaremos las preguntas o respuestas que éste nos realice, favoreciendo así el intercambio de información entre el emisor y el receptor o receptores a la vez que valoraremos si la información transmitida ha sido entendida por nuestro receptor.

6.     Es necesario que cualquier proceso comunicativo se desarrolle en un tiempo no demasiado largo, de lo contrario, se convertirá en un mal aliado ya que el receptor termina por aburrirse o cansarse y no prestando atención a aquello que tratamos de comunicar.

7.     Es importante jugar con el tono de voz, adecuando el mismo a cada situación, esto, favorece el proceso comunicativo ya que matiza el mensaje manteniendo el interés de nuestro interlocutor. El tono interviene sustancialmente en el proceso comunicativo, ya que dependiendo de éste un mismo mensaje se podrá interpretar de distintas formas.

8.     La velocidad a la hora de comunicarnos deberá ser tenida en cuenta, ya que hay personas que se expresan de forma muy rápida no dando tiempo al receptor a captar la totalidad del mensaje.

9.     Otro aspecto a considerar es el ritmo, éste no deberá ser constante ya que indicaría inexpresividad y por otro lado provocará el aburrimiento del receptor o receptores, por ello, es conveniente cuidar aquellos factores que den a la comunicación la expresividad y viveza necesaria para mantener la atención de nuestro receptor.

10.  La dicción es otro de los factores que se deberá cuidar a la hora de comunicarnos, o dicho de otra forma, debemos pronunciar correctamente las palabras para que éstas se entiendan correctamente.

11.  A la hora de comunicarnos, necesitamos usar palabras para ubicarlas en las construcciones gramaticales, por ello, conveniente disponer de una amplio vocabulario a la vez que tener un elenco de sinónimos y antónimos que nos permitan disponer de mayores recursos en el proceso de transmisión del mensaje.

12.  La empatía, es decir, ponerse en el lugar del otro es esencial a la hora de comunicarnos ya que nos permitirá ir adaptando el mensaje a nuestro receptor.

13.  Es necesario tener claridad y coherencia con las ideas que pretendemos transmitir, trataremos de no dar rodeos innecesarios, evitaremos las ambigüedades o las contradicciones ya que afectará de forma negativa a la comunicación

14.  Si queremos comunicar debemos convencer, por ello, es necesario que además de cuidar todos los elementos anteriormente citados prestemos especial atención a la comunicación no verbal: gestos, contacto visual, ademanes, etc.

15.  Debemos estar atento a las señales que nos lance nuestro receptos, éstas nos aportarán datos sobre cómo se está desarrollando el proceso comunicativo, por ejemplo, si nuestro receptor mira la hora podemos intuir que tiene prisa o está aburrido y deseando terminar.

16.  Algunos especialistas analizar por medio de las expresiones faciales o gestos su traducción o significado, si somos conocedores de algunas de ellas tendremos ciertas ventajas a la hora de comunicarnos.

17.  Cuando existe feedback nos indica que nuestro interlocutor está intercambiando el mensaje (interactúa en el proceso comunicativo) y, por lo tanto, se involucra en la conversación, es por ello que conviene asentar con la cabeza cuando éste exprese algo oportuno o significativo haciendo así participe de nuestro interés.

18.  Saber escuchar y no interrumpir es de capital importancia, difícilmente podremos establecer una correcta comunicación si no escuchamos aquello que nos pretenden comunicar o interrumpimos el proceso. La paciencia en estos casos es la mejor aliada.

19.  En muchas ocasiones nos encontramos en lugares donde existen perturbaciones externas: ruidos, música alta, sonidos estridentes, mucha gente hablando al mismo tiempo, teléfonos móviles sonando, etc. Debemos evitar dichas perturbaciones y buscar un lugar libre de éstas para establecer la comunicación.

20.  La naturalidad es algo con lo que debemos siempre contar a la hora de comunicarnos. Actuar y hablar con naturalidad reforzará la confianza en nuestro interlocutor y facilitará su interrelación.

Nota NOTA: Una buena comunicación oral requiere de:

Sencillez en el discurso.

Empleo mínimo de palabras.

Hablar en forma concisa y lógica.

Fuerza expresiva.

Considerar que el que escucha es un ser humano.

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