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Comunicación interna en una organización

Autor: yanny consuegra
Curso:
9,50/10 (2 opiniones) |496 alumnos|Fecha publicación: 10/01/2011
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Capítulo 3:

 La comunicación en la Organización. Comunicación interna

La comunicación en la Organización

El 80% del día de trabajo de un administrador es utilizado en comunicación directa con colaboradores; esto representa 48 minutos de cada hora invertidos en reuniones, conversaciones personales, por teléfono o hablando informalmente con otras personas. El otro 20% del tiempo del administrador lo emplea en trabajos de oficina, muchos de los cuales incluyen también comunicación en forma escrita.

Cerca del 90% de los problemas en las Organizaciones giran en torno a la comunicación, o peor aún, de su ausencia o inadecuado uso.

Existen Sub-sistemas denominados: departamentos, divisiones, equipos, etc. integrados a través de las REDES DE COMUNICACION en las Organizaciones.

No se puede dejar a un lado un principio básico de la comunicación en las Organizaciones de hoy en día y éste se resume en la siguiente frase: “La comunicación está presente en cada una de las funciones administrativas y operativas de una Organización”.  

Hablamos que comunicar es volver algo COMÚN: (un mensaje, una información, un significado cualquiera); así mismo, es considerada como un puente que permite a los mensajes pasar de una persona a otra o de una organización a otra.

La Comunicación es un fenómeno mediante el cual un emisor INFLUYE y ACLARA algo a un receptor. Por lo tanto, comunicar no solo es enviar, sino COMPARTIR.

Comunicación interna

Es la base principal de las buenas relaciones entre colaboradores, además es la herramienta más idónea para solucionar la mayoría de los problemas a nivel interno de las Organizaciones. Es el pilar fundamental para delegar funciones, depositar responsabilidades, entrenar al personal nuevo y capacitar a los colaboradores antiguos.

Para que la comunicación Interna se produzca de manera efectiva se requiere conformar las Redes de Comunicación, dentro de la Organización.  De ésta manera se evitará la comunicación no regulada, y de forma directa se bajará el índice de rumores y malos entendidos dentro de la misma.

Redes de comunicación

En todas las Organizaciones, salvo las más pequeñas, las personas necesitan un sistema que administre el flujo de información para comunicarse. Usted advertirá esta necesidad si piensa en lo confusa que sería una comunicación no regulada.

Las redes de comunicación son denominadas patrones regulares de las relaciones laborales entre colaboradores, por medio de los cuales la información fluye en una Organización. Así mismo, es considerado un sistema estructurado de la comunicación en una Organización.

Dentro de las redes de comunicación podemos apreciar dos aspectos:

La comunicación formal: Fluyen dentro de la cadena de mando o responsabilidad de la organización.

La comunicación informal: Funcionan fuera de los canales formalmente autorizados y no siempre sigue la jerarquía de autoridad.

REDES FORMALES DE COMUNICACION

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Comunicación descendente: Se presenta siempre que los superiores envían mensajes a sus subordinados. Dentro de este rango tenemos los siguientes tipos de comunicación:

Ø Instrucciones de trabajo: Explicaciones sobre qué hacer o cómo hacerlo. “Cuando coloque la mercadería sobre los estantes, ponga la nueva detrás de la vieja”

Ø Procedimientos organizacionales: Información sobre las reglas, reglamentos, políticas, y los beneficios en la empresa. “No discuta con los clientes descontentos, si no puede lidiar con ellos, llame a su gerente”.

Ø Retroalimentación: Información sobre la eficacia del desempeño de una persona. “En verdad está aprendiendo rápido. Si sigue trabajando así, llegará a jefe de departamento para fin de año”

Ø Adoctrinamiento: Información que busca motivar a los colaboradores en la misión de la empresa, especificando cómo se deben relacionar con ella. “La gente puede comprar lo que vendemos en otros lugares, pero podemos atraerlos aquí proporcionándoles lo que quieren en forma rápida y agradable. Si lo hacemos todos saldremos ganando”.

Algunos expertos han argumentado que ofrecer los procedimientos organizacionales  es especialmente importante para los colaboradores de la denominada generación X (los nacidos entre 1960 y 1980). Bárbara Fagan, asesora en administración, dice que las explicaciones son particularmente valiosas en el caso de colaboradores jóvenes que crecieron en un clima nada autoritario: la vieja regla de los negocios era: “¡haz lo que te digo, porque yo soy el jefe!”. Esto ya no funciona con esta generación. Ellos no seguirán una regla mientras no la entiendan y la valoren.

Comunicación ascendente: Se le denomina así a la forma de los mensajes que fluyen de los subordinados a los superiores. Casi toda Organización asegura que pretende contar con mensajes que fluyan hacia arriba, pero la realidad es que muchas no están tan abiertas a las opiniones de los colaboradores. En algunas Organizaciones, cuestionar al jefe puede ser una vereda hacia el suicidio profesional.

Las empresas que realmente están abiertas a este tipo de comunicación pueden aprovechar en su beneficio las opiniones de sus colaboradores. Sam Walton, fundador de Wal- Mart, la cadena de tiendas minoristas más grande de Estados Unidos, decía que “Nuestras mejores ideas vienen de los despachadores y los almacenistas”.

La comunicación ascendente permite tres tipos de mensajes:

Ø Problemas laborales sin resolver: “El aire acondicionado de la oficina de contabilidad nos sigue molestando”

Ø Reporte de funciones: “Para cuando termine el día habremos terminado lo que nos pidió”

Ø Sugerencias para mejorar: “Creo que he encontrado la manera de que las personas tomen vacaciones en las fechas que quieren sin afectar a las que se quedan a trabajar en la oficina”

Ø Lo que sienten hacia el trabajo y sus compañeros: “Me resulta difícil trabajar con Marcela; me parece que piensa que estoy molesta con ella”. O “Comienzo a sentirme frustrado. Llevo más de un año haciendo lo mismo, y me encantaría tener más responsabilidades en la empresa”.

Estos mensajes pueden beneficiar a los colaboradores y a sus jefes, y ello explica por qué los colaboradores más satisfechos se sienten en libertad de discrepar con sus jefes.

Comunicación horizontal: El tercer tipo de interacción en la –organización es la comunicación horizontal, a veces llamada comunicación lateral, que está compuesta por mensajes entre individuos que tienen el mismo poder. El tipo más evidente de comunicación horizontal se da entre personas que pertenecen a un mismo departamento en la empresa y los compañeros de un mismo proyecto. Dentro de sus principales propósitos tenemos los siguientes:

Ø Coordinar tareas: “Reunámonos una tarde para preparar el cronograma de actividades del departamento”

Ø Resolver problemas: “Los informes de su departamento tardan tres días en llegar al mío. ¿cómo podríamos agilizar el trámite?

Ø Compartir información: “Acabo de enterarme que la próxima semana se realizará una convención entre sucursales de todo el país”

Ø Manejar conflictos: “Me enteré que había quejado de mi trabajo con el jefe. Si no le gusta mi manera de trabajar, le agradecería que me lo diga a mí primero”

Ø Crear afinidad entre compañeros: “Le agradezco por tosa su colaboración, podríamos un día de estos irnos a tomar un café en mi casa”

No obstante la importancia de la buena comunicación horizontal, varias fuerzas desalientan la comunicación entre iguales. La rivalidad es una de ellas. Las personas que se sienten amenazadas por otra, seguramente no será muy cooperativa. La amenaza puede provenir de la competencia por un ascenso, un aumento de sueldo, u otro recurso escaso. Un reto más es el exceso de información, el esparcimiento de rumores y distorsión de mensajes que también desalienta a los colaboradores de un departamento para acercarse a otros de uno distinto; así mismo, la simple falta de motivación  constituye otro problema.

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