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Comunicación interna en una organización

Autor: yanny consuegra
Curso:
9,50/10 (2 opiniones) |496 alumnos|Fecha publicación: 10/01/2011
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Capítulo 5:

 Cómo escoger el canal óptimo de comunicación


Como comunicadores dentro de una compañía, con frecuencia puede escoger la forma de enviar un mensaje. Decidir cuál canal de comunicación usará no es un asunto trivial. En ocasiones un mensaje escrito tiene éxito y uno oral fracasa, pero en otras al hablar con el receptor obtendrá los resultados que la palabra escrita no puede igualar. Conocer bien estas dos vías le ayudará a elegir correctamente como enviar mensajes importantes.

Ø Comunicación frente a frente: Se da de muchas maneras. Algunas son las juntas personales y grupales, programas o espontaneas, las que se producen en ese mismo momento. También una comunicación frente a frente puede darse en grupos grandes, cuando uno o varios oradores hacen presentaciones en público.

Una ventaja potencial de este tipo de comunicación es la velocidad. Cuando usted ha establecido un contacto con un público, no pasa mucho tiempo entre la transmisión de un mensaje y su recepción.

Otra ventaja es el control como orador. A través del contacto personal, usted tendrá mucha mayor autoridad sobre la atención del receptor. La comunicación frente a frente también le permite una retroalimentación inmediata. La última ventaja es la calidad personal, nada sustituye un apretón de manos,  una sonrisa, o ver la mirada del interlocutor.

Ø Teleconferencia: Las juntas frente a frente tal vez sean deseables, pero la distancia hace que sean un poco más practicas. Luego de las juntas personas, las teleconferencias son la segunda opción más utilizada por las grandes empresas. Esta tecnología permite que personas que se encuentran en lugares diferentes puedan escucharse y verse en tiempo real.

Ø Teléfono y Correo de voz: El teléfono le permite realizar contacto con un receptor al que usted no tiene posibilidad de contactar personalmente. El teléfono incluso le permite comunicarse con gente que se encuentra ocupada. Sin embargo, la comunicación telefónica carece de retroalimentación visual, la cual es muy importante, ya que muchas veces revela qué tan bien está llegando el mensaje a la otra parte. Así mismo posee desventaja en el sentido de que no permite retener la atención del receptor. Por ejemplo, usted no sabe qué está haciendo la otra persona del otro lado de la línea; cuantas veces usted mismo ha recibido llamadas telefónicas y en ese mismo instante empieza a rayar hojas, o realiza esculturas con los clips, mientras el interlocutor sigue hablando y hablando.

Un mensaje dejado en el correo de voz muchas veces puede resultar mejor que una comunicación frente a frente. Dejar grabado un mensaje puede evitar perder el tiempo intercambiando formulas de cortesía con quien usted no desea hablar, o evitarle escuchar una mala contestación de la otra parte, o permitirle dejar un mensaje a cualquier hora del día. Y como desventaja está el tener que escuchar diversos submenús, que además de hacerle perder tiempo valioso, le aburren y frustran.

A pesar de sus ventajas, la comunicación oral no es un medio perfecto. El mayor inconveniente podría ser su transitoriedad. Toda comunicación es frágil, pero la palabra hablada propende especialmente a ser olvidada o distorsionada.  Algunos detalles se pierden cada vez que repite un mensaje o se transmite de una persona a otra. Los receptores pueden incluso inventar variaciones de la verdad, tan solo para hacer su relato más interesante.

Ø Comunicación escrita: Este tipo de comunicación adopta varias formas: cartas, memorándums, boletines, informes, correos electrónicos, mensajes inmediatos (MI), entre otros.

 

Los mensajes escritos tienen una serie de ventajas e inconvenientes distintos de los hablados. A diferencia del discurso, la comunicación escrita es permanente. Cuando sus palabras se imprimen en papel, serán guardadas para referencias futuras del tema o incluso permite volver a leerlas cuando y cuantas veces deseen. Además suele poseer facilidad de entendimiento, en comparación con la comunicación oral. Los lectores pueden estudiar las partes complicadas tantas veces como sea necesario, lo cual es lujo que no se puede dar cuando el mensaje es oral.

Quizá la ventaja más grande de la comunicación escrita es que suelen tener menos errores. Hasta las presentaciones orales muy bien ensayadas pueden salir mal. Cuando usted se comunica por escrito, tiene la oportunidad de revisar cuantas veces desee lo que escribió y quiere transmitir.

Ø Correo electrónico: permite a los comunicadores enviar y contestar los mensajes escritos a través de una computadora. Al igual que el correo de voz este tipo de comunicación le permite enviar y dejar mensajes cuando lo crea necesario sin interesar en qué momento lo realice.

Ø Mensajes inmediatos (MI): Son un instrumento que le permite intercambiar mensajes en un tiempo real a través de la computadora. Estos no son solo un instrumento de recreación, puede ser una excelente herramienta de comunicación interna entre colaboradores del sector administrativo, siempre y cuando sea utilizado para el fin de conveniencia de la empresa y de las labores que usted realice dentro de la misma.

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