Tipos de cartas (2/2)

La instancia, el oficio y el certificado

En las relaciones que tienen las empresas y los particulares con la Administración y viceversa se producen una serie de comunicaciones escritas.

En gran parte de estas comunicaciones hemos de hacer referencia a textos legales de índole jurídica, pero esto no quiere decir que nuestros escritos tengan que ser redactados con un lenguaje excesivamente formal o lleno de tecnicismos; todo lo contrario: tienen que ser claros y precisos.

Para facilitar la redacción, las administraciones proporcionan a los particulares modelos preestablecidos que cumplen con los requisitos legales y democráticos.

La instancia

Se suele llamar también solicitud. Es recomendable escribirla en papel tamaño folio A4.

La estructura es la siguiente:

• Datos personales del solicitante: nombre y apellidos, NIF, domicilio, teléfono y, si el caso lo requiere, fecha de nacimiento.

• Exposición de hechos y motivos de la petición.

Debe ponerse después de la fórmula EXPONGO o EXPONE, seguidamente añadimos la partícula que y el motivo de la solicitud.

• Solicitud. Tras la fórmula PIDO/E o SOLICITO/A ponemos la solicitud de forma clara y precedida de la partícula que.

• Relación de documentos que se acompañan.

• Lugar, fecha y firma.

• Destinatario. Órgano o cargo del responsable.

El oficio

Se utiliza para notificar hechos, hacer peticiones o adjuntar documentos e informes.

Su redacción debe ser clara, breve y ordenada. El tamaño del papel utilizado es el DIN A4.

Su estructura es la siguiente:

• Membrete. Debe incluir la mayor cantidad de datos posible.

• Referencia o asunto. Es el tema de que trata. La referencia sirve para registrar el documento y posteriormente buscarlo en el archivo.

• Dirección. En caso de que se utilice un sobre con ventanilla.

• Cuerpo del escrito.

• Firma, nombre y apellidos, y cargo.

• Localidad y fecha.

Documento 4.4Modelo de oficio

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