Una gran parte de las comunicaciones que realiza la empresa, tanto las exteriores como las interiores, se hace a través de documentos escritos. Hay distintos modelos de documentos, pero aquí dedicaremos especial atención a la carta comercial, las cartas circulares, las comunicaciones breves y los documentos que intercambian los particulares y los organismos públicos: la instancia, el oficio y el certificado.
El documento escrito debe ser claro, sencillo, ameno y bien estructurado. |
Esta premisa la hemos de tener siempre en cuenta.
Veamos cuáles son las técnicas y normas para lograrlo.
Los signos de puntuación
Los signos de puntuación son elementos de la comunicación escrita que sirven para poner los límites entre las diferentes ideas y para indicar las pausas y los cambios en el ritmo y la entonación de la lectura.
La coma [,]
• Marca las pausas para hablar.
• Separa las palabras en una serie o en una sucesión de frases.
Por ejemplo: «Tenemos una gama amplia de colores en nuestros coches: blancos, negros, grises, rojos, azules, verdes, etc.».
• En los saludos, separa el destinatario de la frase. Por ejemplo: «Amigos míos, agradezco vuestra presencia… ».
Punto y seguido [.]
• Tiene la función de separar diferentes frases u oraciones contenidas dentro de un párrafo.
Por ejemplo: «Juan me trajo el sobre. La carta contiene una petición de mi hermana...».
• Se pone punto después de una abreviatura sin que ello implique que la siguiente palabra se inicie con una letra mayúscula.
Por ejemplo: Sr., Sra., Ilmo., etc., tel., SA, pág.
Punto y aparte [.]
• Indica el final de un párrafo.
• Sirve para terminar un tema o idea y comenzar otro.
Dos puntos [:]
• Permiten hacer una pausa antes de enumerar, concluir o resumir.
• Se utilizan en los encabezamientos de los documentos, después de la fórmula de cortesía.
• En los documentos oficiales, se utilizan para introducir una declaración.
Por ejemplo: «EXPONGO: Que en los días…».
Los puntos suspensivos [...]
Los puntos suspensivos consisten en tres puntos seguidos sin espacios entre sí.
• Se utilizan cuando se interrumpe un discurso y se da por entendido lo que sigue.
• Se utilizan para no mencionar una palabra malsonante o para sorprender al lector con algo inesperado.
• Sirven para indicar que el texto continúa.
El paréntesis [()]
Se utiliza para interrumpir una frase e introducir una aclaración o para añadir información complementaria.
Interrogantes [¿?]
Sirven para iniciar y terminar frases interrogativas. Por ejemplo: «¿Cuántos años tienes?».
Exclamaciones [¡!]
Sirven para iniciar y terminar una frase o palabra exclamativa o admirativa.
Por ejemplo: «Aunque haya semáforos, ¡cuidado! A veces alguien se los salta.»
Nota: Este curso forma parte del libro "OPERACIONES DE VENTA", del autor José Eduardo Polio Moran, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 8448199502).
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