Normas de comunicación y expresión escrita

Una gran parte de las comunicaciones que realiza la empresa, tanto las exteriores como las interiores, se hace a través de documentos escritos. Hay distintos modelos de documentos, pero aquí dedicaremos especial atención a la carta comercial, las cartas circulares, las comunicaciones breves y los documentos que intercambian los particulares y los organismos públicos: la instancia, el oficio y el certificado.

Esta premisa la hemos de tener siempre en cuenta.

Veamos cuáles son las técnicas y normas para lograrlo.

Los signos de puntuación

Los signos de puntuación son elementos de la comunicación escrita que sirven para poner los límites entre las diferentes ideas y para indicar las pausas y los cambios en el ritmo y la entonación de la lectura.

La coma [,]

• Marca las pausas para hablar.

• Separa las palabras en una serie o en una sucesión de frases.

Por ejemplo: «Tenemos una gama amplia de colores en nuestros coches: blancos, negros, grises, rojos, azules, verdes, etc.».

• En los saludos, separa el destinatario de la frase. Por ejemplo: «Amigos míos, agradezco vuestra presencia… ».

Punto y seguido [.]

• Tiene la función de separar diferentes frases u oraciones contenidas dentro de un párrafo.

Por ejemplo: «Juan me trajo el sobre. La carta contiene una petición de mi hermana...».

• Se pone punto después de una abreviatura sin que ello implique que la siguiente palabra se inicie con una letra mayúscula.

Por ejemplo: Sr., Sra., Ilmo., etc., tel., SA, pág.

Punto y aparte [.]

• Indica el final de un párrafo.

• Sirve para terminar un tema o idea y comenzar otro.

Dos puntos [:]

• Permiten hacer una pausa antes de enumerar, concluir o resumir.

• Se utilizan en los encabezamientos de los documentos, después de la fórmula de cortesía.

• En los documentos oficiales, se utilizan para introducir una declaración.

Por ejemplo: «EXPONGO: Que en los días…».

Los puntos suspensivos [...]

Los puntos suspensivos consisten en tres puntos seguidos sin espacios entre sí.

• Se utilizan cuando se interrumpe un discurso y se da por entendido lo que sigue.

• Se utilizan para no mencionar una palabra malsonante o para sorprender al lector con algo inesperado.

• Sirven para indicar que el texto continúa.

El paréntesis [()]

Se utiliza para interrumpir una frase e introducir una aclaración o para añadir información complementaria.

Interrogantes [¿?]

Sirven para iniciar y terminar frases interrogativas. Por ejemplo: «¿Cuántos años tienes?».

Exclamaciones [¡!]

Sirven para iniciar y terminar una frase o palabra exclamativa o admirativa.

Por ejemplo: «Aunque haya semáforos, ¡cuidado! A veces alguien se los salta.»

Nota: Este curso forma parte del libro "OPERACIONES DE VENTA", del autor José Eduardo Polio Moran, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 8448199502).

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