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Comunicación escrita

Autor: Editorial McGraw-Hill
Curso:
9,67/10 (3 opiniones) |3717 alumnos|Fecha publicación: 27/09/2010

Capítulo 4:

 Cartas comerciales


Las cartas comerciales

Para comunicarse con los clientes, los proveedores y el público en general, la empresa utiliza la carta comercial.

En muchas ocasiones la carta es el primer contacto que se establece con la empresa; de ahí que se deba cuidar mucho su forma y estilo.

Si queremos que la carta sea efectiva y que dé una buena imagen de nuestra empresa, antes de escribirla hemos de decidir sobre el esquema, formato, diseño y estilo.

Contenido de la carta

Antes de empezar a escribir, debemos reflexionar bien sobre lo que queremos decir al lector.

Debemos tener claros los objetivos, los hechos, la persona a la que nos dirigimos y el estilo de redacción.

Objetivos

Los objetivos responden a las preguntas siguientes:

• ¿Por qué escribimos la carta?

• ¿Qué queremos conseguir con ella?

Antes de empezar a escribir, debemos responder esas preguntas, anotar las respuestas y tenerlas en cuenta en la redacción.

Cobrar, pedir información o hacer un pedido son ejemplos de objetivos a cumplir.

Hechos

Los hechos responden a las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los asuntos a los que nos referimos en la carta?

• ¿Cuáles son las circunstancias que nos llevan a escribirla?

Algunos ejemplos son incumplimiento de pago de una factura, lanzamiento y promoción de un nuevo producto, falta de existencias en el almacén, necesidad de abrir nuevos mercados porque el volumen de ventas está estable desde hace algún tiempo, etc.

También debemos preguntarnos los motivos que han producido los hechos. Por ejemplo, si no hemos cobrado una factura los motivos pueden ser:

• Nuestro cliente es un moroso.

• Nuestro cliente se ha olvidado de pagar la factura

Nuestro cliente está disgustado con nosotros.

• Nuestra factura no ha llegado al cliente y la está esperando, etcétera.

Si pensamos en los posibles motivos, enfocaremos mejor nuestra redacción.

Persona a la que se dirige

Debemos tener en cuenta a la persona que recibirá nuestra carta. Hemos de preguntarnos:

• ¿Quién la recibirá?

• ¿Qué espera que le digamos en ella?

Si deseamos una respuesta, hemos de pensar en los argumentos para que nos conteste. Por ejemplo, si nuestro objetivo es vender más, debemos pensar en cómo vamos a redactar la carta para lograrlo.

Estilo de redacción

Debemos plantearnos la siguiente pregunta: ¿Qué estilo preferirá, coloquial o formal? La respuesta dependerá de la relación que tengamos con nuestro lector.

Algunos consejos a tener en cuenta son los siguientes:

• Emplear siempre un tono cordial y respetuoso, nunca agresivo, crítico, sarcástico o irónico.

• Evitar el argot personal, la jerga familiar y las expresiones locales.

• Ser amables.

• Personalizar la carta. Si responde a un escrito, debemos decir que lo hemos recibido y referirnos a él brevemente.

• Emplear frases de cortesía, principalmente en el saludo y la despedida.

Escribimos una carta para comunicarnos con el lector; por ello debe ser concisa y clara. Lo primero exige que seamos ahorrativos con las palabras y las frases, no debemos poner más que las necesarias.

Lo segundo exige que no utilicemos un lenguaje florido; si nos dirigimos a personas informadas, utilizaremos un lenguaje comercial.

Hacer un borrador nos ayudará a ir rectificando hasta lograr la carta que deseamos.

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