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Comunicación escrita

Autor: Editorial McGraw-Hill
Curso:
9,67/10 (3 opiniones) |3717 alumnos|Fecha publicaciýn: 27/09/2010

Capýtulo 5:

 Carta comercial. Diseño (1/2)

Diseño de la carta

Toda carta tiene una estructura determinada. Aunque muchas empresas diseñan sus propios modelos, también existen los que proponen los distintos autores.

No obstante, se observa una tendencia a la simplificación, posiblemente a causa de las nuevas tecnologías, como el correo electrónico. La estructura de la carta es la siguiente: membrete, destinatario, saludo, cuerpo de texto, cierre, firma, nombre y cargo, lugar y fecha, y anexo.

El membrete

El membrete, en la parte superior izquierda, incorpora el logotipo, el nombre, la dirección, el código postal, el teléfono, el fax, la página web y el correo electrónico de la empresa.

El destinatario

Contiene los datos de la persona o empresa que recibirá nuestra carta: nombre, cargo, dirección y código postal.

En las cartas que se envían en sobres sin ventanilla se coloca debajo del membrete y alineado a la izquierda. En caso contrario, debe coincidir con la ventanilla.

El saludo

El saludo se coloca dos o tres líneas por debajo del receptor, alineado a la izquierda.

El tipo de saludo estará en consonancia con la relación que tengamos con el destinatario. Es aconsejable emplear un tono neutro o formal en los casos en que la carta responda a una situación conflictiva o negativa.

Distinguido/a Señor/Señora o cliente

Señor, Señora o Señores

Estimado Señor o Señora

Querido amigo o Querida amiga

Apreciado socio

Apreciado cliente

El cuerpo del texto se coloca una línea por debajo del saludo.

El texto debe ser breve, claro, concreto, fácil de leer y sin redundancias. Es recomendable que haya pocos párrafos, y que sean cortos. Hay que ir directamente al asunto para lograr la atención del lector. Para hacerla más atractiva se recomienda separar los párrafos con una línea en blanco.

Algunas frases para iniciar una carta son:

Fue un placer recibir su carta del…

Nos dirigimos a usted mediante esta….

Nos dirigimos a usted con el fin de comunicarle…

Nos ponemos en contacto con usted con el fin de informarle…

Como acordamos con usted en la conversación telefónica del día….

Finalizadas las vacaciones de verano, volvemos a contactar con usted para…

Les comunicamos que…

Les enviamos los catálogos solicitados…

Según consta en nuestra contabilidad…

Nos complace comunicarle que…

Es un placer comunicarles que…

Agradeceré que se sirvan suministrarnos con la mayor brevedad posible…

Lamentamos comunicarles que…

Sintiéndolo mucho, aún no tenemos preparado el…

Nos vemos obligados a rechazar su oferta…

Lamentamos profundamente tener que informarles que…

Acabamos de recibir su carta con fecha…

Acusamos recibo de su…

Referente a su carta de fecha…

Les ofrecemos nuestros servicios de…

Muchas gracias por su pedido…

El cierre o despedida

El cierre o despedida se sitúa por debajo del texto y alineado a la izquierda. En general, después de la fórmula utilizada se pone una coma.

Existen diferentes formas de despedida; por ejemplo:

Atentamente,

Le saludo atentamente,

Cordialmente,

Muy cordialmente,

Reciba un cordial saludo,

Aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente,

Respetuosamente,

Se despide de usted atentamente,

Reciba nuestro atento saludo,

Esperando sus prontas noticias, le saludamos atentamente,

Rogándole que nos disculpe por las molestias ocasionadas, le saludamos atentamente,

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