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Comunicación escrita

Autor: Editorial McGraw-Hill
Curso:
9,67/10 (3 opiniones) |3717 alumnos|Fecha publicación: 27/09/2010

Capítulo 13:

 Archivos (2/2)

Archivos verticales. Son muebles que permiten archivar los documentos verticalmente. Tienen la ventaja de que se localizan rápidamente. Hay de varios tipos: con cajones verticales con o sin guías para carpetas colgantes o con estanterías

archivo vertical

Fig. 4.9 Archivo vertical con guías para carpetas colgantes

Archivos horizontales. Son archivos especiales para almacenar mapas, dibujos o planos.

Archivadores con anillas. Son carpetas plastificadas o de cartón con unas anillas para colocar los documentos.

Tarjeteros. Sirven para guardar tarjetas de visita y llevan un separador alfabético interior.

Registro

El libro de registro es un sistema que tiene por objeto anotar, archivar y distribuir la documentación que entra y sale de cualquier empresa, organización, corporación, institución y organismo público o privado.

Llevaremos, por lo tanto, dos libros de registro: uno para las entradas y otro para las salidas.

En el registro anotaremos solamente los documentos firmados y que afecten al funcionamiento de la entidad.

Excluiremos los documentos que contengan publicidad.

El libro de registro será anual.

Toda la documentación que entra o que sale deberá numerarse, empezando cada año por el número uno.

La estructura del libro de registro es la siguiente:

• Nº de entrada o salida.

• Referencia.

• Fecha de la entrada o la salida.

• Fecha del documento.

• Procedencia o destino del documento.

• Órgano receptor o emisor del documento.

• Asunto.

Es conveniente, y así están diseñados la mayoría de registros, que la estructura se coloque como encabezamiento de varias columnas, de tal manera que a la salida o a la entrada, cada documento se anote en una línea de registro.

Para localizar un documento, nos serviremos del número de orden y de la referencia que nos indicaran la posición y el archivo en donde esté guardado.

ACTIVIDADES

22.- ¿Cuáles son los requisitos que debe tener un archivo?

23.- ¿Cuál es la estructura del registro?

Ordena alfabéticamente la siguiente lista de nombres siguiendo las reglas que has aprendido.

Jesús Panero Oriola, Berta de la Torre Codina, Manuel Carrasco Baez, Antonio Pueyo Sala, Jesús Sánchez Valero, Juan Carrasco Soto, Josefina Torres Martí, Domingo Martí Mendoza, Armando Pelegrín Soto, Nuria Contreras Fernández, Rigoberto Chueca Romero, Alberto Contreras López, Rogelio Pueyo Sala, Juan Carrasco Guerra, Ana María Collado Castro, Juan Muñoz Nadal.

25.- ¿Cuál es la función del registro?

26.- Enumera los tipos de archivo que hay. ¿En qué consisten los archivos verticales?

27.- ¿Cómo se archivan las empresas, instituciones y corporaciones?

28.- ¿Qué significa que un archivo no debe crear confusión?

29.- Ordena alfabéticamente las siguientes empresas y organismos:

Soren, S.A.; Segurigest Lll, S.A.; Caldera Adam, S.L.; Intituto Nacional de Industria (I.N.I.); Real Sociedad Española de Tenis; Federación Española de Ciclismo; Compás

Motores, S.A.; Trancascal, S.A.; ONCE; Finurba, S.A.; ABA Editores, S.A.; NICTO, S.L.

1.- A continuación tenéis un fragmento de las «Instrucciones para cantar» de Julio Cortázar sin los signos de puntuación. Intentad puntuarlo.

INSTRUCCIONES PARA CANTAR

Empiece por romper los espejos de su casa deje caer los brazos mire vagamente la pared olvídese cante una sola nota escuche por dentro si oye pero esto no ocurrirá mucho después algo como un paisaje sumido en el miedo con hogueras entre las piedras con siluetas semidesnudas en cuclillas creo que estará bien encaminado…

2.- ¿Cuándo hemos de poner paréntesis? ¿Para qué sirven los puntos suspensivos?

3.- Escribe una carta a un amigo o amiga. Explícale que has empezado a estudiar el ciclo formativo de grado medio de Comercio en tu población y que has aprobado todos los exámenes que has hecho; dile los créditos que cursas y háblale de tus compañeros. La carta tiene que tener como máximo una hoja.

4.- ¿Cuál es la estructura de una instancia?

5.- ¿Cuál es la particularidad de una carta circular?

6.- La directora comercial Antonia Pinto, de Comercial Rima (C/ Fontanería, 13, de Barcelona, CP 08020) escribe una carta al director de FENIX, S.A. (C/ Las flores, 54) en la que le comunica que el próximo día 15 le enviará los 20 televisores de 21 pulgadas y los

17 de 25 pulgadas que pidió. Que se los envía a través de Transportes Masal, y no Transportes Rápidos, puesto que estos últimos son más caros y su servicio es lento. Redáctala, previamente haz un esquema con los objetivos, los hechos, los motivos, el destinatario y el estilo.

7.- La directora comercial Antonia Pinto de la empresa de la actividad anterior ha decidido que en vez de enviar tarjetas de Navidad a sus mejores clientes les escribirá una carta circular felicitándoles. En la carta les agradece su fidelidad como clientes y les manifiesta que espera seguir manteniendo la misma relación comercial. Dado que tienen una relación muy estrecha, decide el estilo de la carta. Haz previamente el esquema.

8.- La directora comercial Antonia Pinto escribe un comunicado interno a sus vendedores convocándoles a una reunión para el 23 de abril de 2006, a las 10 de la mañana, en la sala de reuniones del departamento comercial de la empresa. El orden del día es el siguiente:

1. Lanzamiento del nuevo televisor modelo MXW 400.

2. Aumento de los precios para la nueva temporada.

3. Nuevas normas sobre las condiciones y facilidades de pago dadas a los clientes.

4. Ruegos y preguntas.

Escribe el comunicado.

9.- Redacta un certificado para un alumno del colegio del cual eres director, en el que conste que el 20 de junio de 2005, de 10 a 13 h, se presentó a un examen de Operaciones de Venta.

Nota: Este curso forma parte del libro "OPERACIONES DE VENTA", del autor José Eduardo Polio Moran, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 8448199502).

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