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Comunicación escrita

Autor: Editorial McGraw-Hill
Curso:
9,67/10 (3 opiniones) |3717 alumnos|Fecha publicaciýn: 27/09/2010

Capýtulo 12:

 Archivos (1/2)

Archivo de las comunicaciones

El volumen inmenso de información útil y necesaria para el desarrollo de nuestro trabajo nos obliga a guardarla en un lugar. Ahora bien, no hay que guardarla toda, y sobre todo no hay que guardarla de cualquier manera.

Nuestro archivo es un centro de documentación que nos permite desarrollar nuestro trabajo de forma eficaz. Nos ofrece un servicio al mejor coste y nos permite una conservación perfecta y una localización rápida de nuestros documentos.

Criterios de clasificación

Para que nuestro archivo cumpla sus objetivos debemos crearlo siguiendo unos criterios de clasificación:

• Un archivo no debe crear confusión: los criterios deben ser claros y únicos. Por ejemplo, los apellidos precedidos por la preposición de los clasificaremos siempre por la letra d: De la Mata, Del Valle, etcétera.

• Toda persona que necesite el archivo y esté autorizada para acceder a él debe conocer las normas del archivo, la forma en que está organizado.

• La documentación se archivará siguiendo criterios objetivos. Por ejemplo, aunque los compañeros de una persona la conozcan por su alias (criterio subjetivo), a la hora de archivar su documentación lo haremos por su apellido (criterio objetivo).

• Los documentos se archivarán atendiendo a criterios genéricos. Por ejemplo, podemos clasificar a nuestros clientes por zonas geográficas.

Otro criterio genérico puede ser organizar la documentación por órganos de gestión; por ejemplo, por departamentos. Los documentos pueden clasificarse además siguiendo criterios genéricos de funcionalidad; por ejemplo, informes de ventas, informes financieros, informes de producción, etcétera

Archivo

Fig. 4.8 Un buen archivo permite desarrollar el trabajo de forma eficaz

Para organizar los nombres de las personas debemos clasificarlos por los apellidos, seguidos de una coma y el nombre de pila.

Si el primer apellido es idéntico, se ordena por el segundo. Si también coinciden los dos apellidos, se ordena por el nombre y, si el nombre es el mismo, los ordenamos según otros criterios, como puede ser el DNI.

Archivo. Caso practico 1

Para los apellidos que contengan un artículo o preposición habrá que fijar un criterio. Puede considerarse que forman parte del apellido (sistema moderno) o que forman parte del nombre (sistema clásico).

Archivo. Caso practico 2

En caso de que tengamos que abreviar nombres largos, hemos de fijar un criterio y elaborar un listado de abreviaturas único para todos los empleados de la empresa; de esta forma evitaremos duplicidades.

 Normas para el archivo alfabético de nombres de empresas

Los nombres registrados de las empresas, instituciones y corporaciones se archivarán alfabéticamente conforme a las siguientes normas:

• Si hay un artículo, lo consideramos parte del nombre.

• No registramos abreviaturas, a menos que tengamos un listado completo de ellas.

• Aunque la empresa utilice siglas, la archivamos por el nombre completo.

• Las cifras preceden a las letras.

• Prescindimos de los guiones y consideramos que los dos elementos forman una sola palabra.

• Si dos empresas tienen el mismo nombre, las ordenamos por ciudades.

 

Archivo. Caso practico 3

Medios

En el mercado existen una gran cantidad de archivos y hay muchos fabricantes que se dedican a comercializarlos.

Cada empresa fabrica sus propios modelos y la lista es interminable. En lugar de explicar todos los tipos de archivos, los clasificaremos en grandes grupos:

Capýtulo siguiente - Archivos (2/2)

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