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Comunicación escrita. El oficio

Autor: Ismeria Oca
Curso:
10/10 (1 opiniýn) |5748 alumnos|Fecha publicaciýn: 14/03/2011
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Capýtulo 8:

 Comunicación oficial. Actas

Definición. Documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y acuerdos. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto. Las actas de reuniones y asambleas, como testimonio de hechos, deben contener fundamentalmente, todo lo tratado y acordado en tales reuniones y asambleas; pero deben hacerse en forma ordenada, concreta e inteligible, para que su contenido sea fácilmente consultado. En este tipo de documento no es conveniente reproducir íntegramente todos los incidentes y palabras que se originen en la sesión.

Como testimonio de hechos que tienen lugar en el momento de las reuniones, es decir, en el instante en que ocurren, las actas deben redactarse en tiempo presente de indicativo; por ejemplo: “Comprobado el quórum, el Presidente abre la Sesión (no: “abrió la sesión”); el señor Y, pide la palabra y propone (no: “pidió la palabra y propuso”).

Documentos de este tipo no deben presentar dificultad técnica de redacción, ya que su carácter es informativo e impersonal; pues basta con expresar, en forma concreta, realista y ordenada, las ideas expuestas por cada uno de los participantes o presentes en la reunión. Para que este documento sea fiel testimonio de hechos, el redactor no deberá dejarse dominar por la euforia retórica del expositor, pues se corre el riesgo de llegar al extremo de distraerse y dejar de anotar lo que está sucediendo.   Ejemplo:

El oficio. Actas
El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones.

Además, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuanta para elaborar un acta:

· La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.

· La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.

Convocatoria: Como toda reunión debe ser convocada previamente, antes de cada ejemplo de acta incluimos un modelo se definirá y explicará su objetivo.

Como su nombre lo indica es un documento expedido por persona o personas autorizadas, mediante la cual se convoca, llama o cita a los miembros de una institución, asociación o empresa, para que de acuerdo con su Estatuto y Reglamento, participen en el estudio o resolución de asuntos que deben conocerse y resolverse en las asambleas o juntas de dichos grupos.

Toda convocatoria debe contener:

a)    Expresión de ser CONVOCATORIA
b)    Lugar y fecha de expedición
c)    Destinatario. Puede ser personal, o bien, en forma colectiva; por ejemplo; Alos miembros del Consejo de Administración, etc.
d)   Lugar, día y hora de la reunión, junta o asamblea.
e)    Disposición reglamentaria en que se basa la convocatoria.
f)    El orden del día o agenda  a que deberá sujetarse la reunión.
g)   Condiciones y requisitos que deben satisfacer las personas que asistan
h)   Firma o firmas de las personas convocadas.

Observación: Cuando las convocatorias no se entregan personalmente, sino que se envían a los domicilios de los interesados, conviene remitirlas con unos diez días de anticipación. Cuando se trate de Sociedades Mercantiles por Acciones, la CONVOCATORIA se publicará también con diez días de anticipación a la fecha en que se celebrará la asamblea y debe hacerse en uno o varios periódicos de circulación local y de circulación nacional.

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