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Comunicación escrita. El oficio

Autor: Ismeria Oca
Curso:
10/10 (1 opinión) |5748 alumnos|Fecha publicación: 14/03/2011
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Capítulo 6:

 Circulares. Comunicación oficial

Circulares. Definición. Son cartas o avisos con información igual, es decir el mismo texto, dirigidos a diversas personas para dar a conocer alguna orden, información, sugerencia, etc. En el campo o actividad oficial, se define como la orden que una autoridad superior dirige a todos o a gran parte de su personal. Ejemplo:

Circular. El oficio

Un uso típico de un modelo carta circular es la apertura de un negocio, invitando a la inauguración, la fundación de una nueva sociedad, invitación a eventos o cualquier cambio de interés general para todo el personal que labora en la institución.

Clasificación. De acuerdo a su naturaleza y destino se clasifican en internas y externas. En cualquier caso, es una carta colectiva, con tratamiento específico, según el grupo al cual va dirigida y de donde se emite.

Circulares internas: Se envían dentro de la misma empresa u organización, pueden iniciar con una salutación así: C. Director:, C. Jefe de Departamento:, Colegas:, Compañeros:, Asociados:, Colegiados:, Agremiados:, Estudiantes:, etc.

Circulares externas: Se envían a los amigos y relacionados para informar de algunas novedades, invitaciones o cualquier otro motivo, son usadas  en el ámbito comercial, sustituyen ventajosamente a los folletos y se pueden emplear como un medio publicitario permanente, por cuanto resultan económicas.

Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

Estructura: Por cuanto su función primigenia es dar a conocer noticias, informaciones a un colectivo debe ser clara, concisa, precisa, breve, usar un lenguaje propio, pureza en el idioma, de manera que sea comprensible, fácil de leer y entender, da forma que el lector se sienta estimulado y se entere de todo el contenido.

Si ha de incluirse algún antecedente, éste debe ser directo y breve, para que el asunto sea conocido rápidamente por el lector. Si se pretende que la comunicación sea efectiva, sobre todo cuando se trata de una circular externa debe incentivarse al lector o destinatario de  forma que actúe de acuerdo a los intereses del remitente, en tal sentido, el asunto debe ser de fácil comprensión.

En toda circular se han de evitar tópicos comunes, ya que este documento es de por sí bastante común, tanto, que si no es de tipo oficial, muchas veces se desecha sin leerla. En consecuencia para que se le preste atención, se debe seleccionar un texto ágil, sencillo, original que motive hacia el asunto. Los textos apretujados y párrafos extensos cansan, hay que tener en cuenta que los comerciantes u hombres de oficina disponen de poco tiempo para leer cartas, si el material que reciben no es atractivo, interesante lo desechan sin enterarse del contenido.

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