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Comunicación escrita. El oficio

Autor: Ismeria Oca
Curso:
10/10 (1 opinión) |5748 alumnos|Fecha publicación: 14/03/2011
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Capítulo 10:

 Actas. Modelos y ejemplos (2/2)

1.- LECTURA DEL ACTA ANTERIOR: Aprobado el orden del día. El Presidenta da lectura al Acta de la Junta anterior, la cual es aprobada en todas sus partes.-------------

2.- ESTADOS FINANCIEROS DEL MES DE MAYO DE 2010: El señor Luis Jordán presenta el balance al 31 de mayo, el estado de pérdidas y ganancias del mismo mes, así como los anexos correspondientes a estos estados.-------------------------------------------

Dentro de su informe se destaca: Primero, que las ventas del mes fueron menores en cinco millones a lo presupuestado; segundo, que la utilidad del mes, de cuatrocientos cincuenta mil pesos, es menor en un millón que lo presupuestado.---------------------------

A diferentes preguntas de los Consejeros relativas a los resultados, el señor Mario Díaz responde: Primero, que el resultado se debe a la falta de ventas y no a la falta de producción, es eso lo que justifica el descenso en la utilidad del mes, segundo, que en el mes de mayo se afectaron los resultados, por una cancelación de trescientos cincuenta mil pesos debido a diferencia de precios.-----------------------------------------------------------

3.- ASUNTOS FINANCIEROS: El señor Enrique Marín, de Carlson y Ferrer, C.A., solicita el uso de la palabra para explicar las condiciones que por cinco millones de dólares se tiene negociado en el City Bank, y entrega un resumen de las condiciones que impone el Banco para realizar la operación, el cual se agrega como anexo número uno al duplicad de esta Acta. Sobre el particular se acuerda aceptar el préstamo en el monto y términos negociados y, además se considera que es beneficioso para Autorepuestos, S.A.----------------------------4.- INFORME SOBRE LAS OPERACIONES FINANCIERAS DEL MES DE JUNIO: El señor Jordán informa que se anticipan para la empresa, resultados comparables a los obtenidos durante el mes de mayo.---------------

5.- ASUNTOS GENERALES: El señor Jordán presenta al Consejo un cuadro con NUEVOS PRODUCTOS EN PROCESO DE INCORPORACIÓN A LA PRODUCCIÓN, cuya copia queda como anexo número dos  al duplicado de la presente Acta. En virtud de la importancia que para la empresa tiene el desarrollo de nuevos productos, el Presidente propone y lo acepta el Consejo, que en cada reunión se suministre un informe detallado de lo que la Administración de la Empresa vaya desarrollando en el renglón de nuevos productos. Sin otro asunto que tratar, el Presidente da por concluida la reunión, a las catorce horas con quince minutos del día de la fecha.-----------------------------------------------------------------------------------------------

Se formuló, para constancia, la presente Acta, que firman los suscritos Presidente y Secretario. --------------------

Recomendaciones: Como complemento, se considera importante señalar los siguientes requisitos, obligados en testimonios o actas:

1.- Las cantidades, fechas, horas y años deben escribirse con letras.
2.- Todo renglón no completado con el texto, debe llenarse con puntos o guiones.
3.- Si entre un párrafo y otro se deja algún espacio, debe evitarse que un punto y aparte cierre el margen derecho. En estos casos, es conveniente dividir la palabra e iniciar un nuevo renglón, el que se completa con puntos o guiones.
4.- Las actas deben ser redactadas y puestas a consideración de los participantes en el mismo momento en que se lleva a cabo la sesión, y antes de darla por terminada, pues en ese momento se conservan en la mente los hechos y además sólo participan los que intervinieron en la reunión. Cuando se redacta y se aprueba el acta en la misma reunión, se procede así:

“Después de agotados los asuntos generales o puntos varios, el Presidente pide un receso de 15 o 20 minutos para la formulación del acta correspondiente. Concluida la redacción, es leída y puesta a la consideración de los asistentes, quienes la firman como constancia de aprobación.----------------------------------------

Cumplido este requisito, el Presidente levanta la sesión con el final ya señalado.
5.- Si el acta se formula y aprueba en la misma sesión, su lectura en la sesión siguiente  tendrá como finalidad sólo recordar lo sucedido en la sesión anterior, pero no habrá discusión, quienes no asistieron no tienen por qué intervenir en una discusión de cuyos hechos no participaron.

Autoevaluación

1.- Defina correspondencia oficial
2.- Diga qué es un oficio
3.- Represente gráficamente la estructura del oficio
4.- ¿Cómo se clasifican los oficios?
5.-Defina memorándum
6.- Establezca diferencias entre el memorando comercial y el memorando oficial
7.-Indique las recomendaciones que se deben tener presente al escribir un memorando.
8.- Defina Cartas circulares.
9.- Mencione las características de las cartas circulares
10.- Defina Actas
11.- Diga cuáles son los principios fundamentales para elaborar un acta.
12.- ¿Cuáles son las características más relevantes del acta?

Capítulo anterior - Actas. Modelos y ejemplos (1/2)

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