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Capýtulo 11:

 Conversaciones. Sus elementos (tercera parte)

Presentación de un tema o proyecto:

- Razones que han motivado el encuentro o la reunión.
- La idea por realizar.
- Los elementos humanos y materiales para llevarla a cabo.
- El o los procedimientos que se sugieren.
- La información y la experiencia que avalan los criterios expuestos.
- Los servicios que ha de prestar el tema o el proyecto al progreso, a la empresa, a la comunidad, etc.

Presentación de un asunto o planteamiento de una cuestión:

- Causas que han promovido el estudio o la convocatoria.
- Los "primeros principios" o el origen de la cuestión.
- Partes componentes o pasos a concretar o desarrollar.
- Resultados, aplicaciones, usos, beneficios.
- Conclusiones o generalizaciones.
- Expresión de sentimientos alentadores.

Reuniones:

Reuniones - Finalidades y Problemas frecuentes:

- Finalidades: las reuniones tienen cinco finalidades posibles: informar; expresar opiniones; resolver problemas; tomar decisiones o formar.

- Problemas habituales en las reuniones:
- Enredarse en el procedimiento.
- Demasiadas cuestiones de orden.
- Confusión sobre lo que ha sido decidido.
- Se evita tomar decisiones concretas.
- Se desvían de su propósito.
- Falta de oportunidades para participar.
- Excesiva duración.
- No asisten a la reunión los que deberían asistir.
- Existen demasiadas reuniones.

Preparación de Reuniones I:

- Planificación:
- Objetivos y temas.
- Orden del día.
- Elección de lugar apropiado.

- Información:
- Desarrollo de una convocatoria clara.
- Elección de quién ha de conducir la reunión.
- Indicar por qué está invitado a participar el receptor de la convocatoria.

- Preparación:
- Organización.

Preparación de Reuniones II:

- Estructura y Control:
- Seguimiento del programa.
- Buena moderación:
- Procurar la participación.
- Atenerse a los hechos reales.
- Mantener la atención.
- "no soltar el timón".

- Resumen y Registro:
- Conclusión.
- Acta o registro.
- Propuesta y conclusiones.
- Participantes.

- Análisis:
- Evaluación del proceso.
- Evaluación del resultado.

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