Concepto de aprovisionamiento

Se entiende por aprovisionamiento "el conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades."

Nivel de servicio

Es el porcentaje de clientes que hacen un pedido para ser servidos en plazos habituales (no se incluyen las excepciones) y que pueden completar la compra al primer intento.

Niveles altos de inventario no necesariamente resultan en un mejor servicio al cliente, pero seguramente tendrán impacto en las utilidades. Por otra parte, niveles bajos de inventario, particularmente si no se tiene un control eficiente del mismo, pueden resultar en faltantes de producto, con fuertes repercusiones en el servicio al cliente.

Con frecuencia confundimos "nivel de servicio" con "servicio al cliente". El nivel de servicio es una medida del desempeño en el manejo del inventario de producto, que involucra al cliente a través de la demanda que éste genera.

Selección, evaluación y reevaluación de proveedores

La decisión clave en los centros de administración de adquisiciones es la selección del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras.

* El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que nos ofrecen sus productos o materias primas para poder pedirles posteriormente una cotización sobre sus productos.

La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las siguientes características:

- Que sus productos tengan la calidad satisfactoria
- Que envíe el pedido oportunamente
- El precio, que sea el más bajo
- El servicio que preste sea excelente.
- Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene algún defecto o no son los requeridos.
- Entre otros.

Aspecto y pregunta claves para elegir un proveedor

Cuando decida utilizar los servicios de un determinado proveedor, antes debería poner por escrito los criterios y el fundamento de dicha selección. Entre las preguntas que podría plantear a la hora de seleccionar proveedores, podrían figurar las siguientes:

¿Cuál es su fiabilidad o confianza?
¿Pueden ellos suministrar lo que usted quiere?
¿Dispone de los recursos necesarios? (por ejemplo, equipo y personal, capacidad instalada)
¿Es aceptable el plazo de entrega y el precio ofrecidos, términos de crédito?
¿Dispone de un sistema de gestión de la calidad?
¿Ha utilizado sus servicios anteriormente con éxito?
¿Goza de buena reputación como empresa?
¿Tiene una buena calificación en cuanto a solvencia?

* Se podría estudiar la posibilidad de someter las compras a un periodo de prueba, con una revisión al final del periodo, para establecer la aceptabilidad de los productos y servicios suministrados y del proveedor. Además de mantener registros de los proveedores aprobados y el fundamento de esa aprobación, también debería supervisar regularmente el desempeño de esos proveedores para estar seguro de que sigan cumpliendo los criterios de selección.

Fuentes de información para localizar un proveedor

- Catálogos.
- Directorios Telefónicos clasificados.
- Guías de compradores.
- Revistas de comercio.
- Entrevistas con los vendedores y representantes de los fabricantes.