La factura

La factura

La factura es el documento que justifica legalmente una operación de compraventa y se confecciona ajustándose a los datos de los albaranes y a las notas de pedido. Será emitida por el vendedor de los bienes.

 A. Normativa sobre la factura

En la factura aparece una serie de datos con carácter obligatorio (Real Decreto 2402/1985, BOE de 30 de diciembre), como son:
- Datos del proveedor o suministrador del bien, es decir, de quien vende.
- Fecha de la factura.
- Número de la factura.
- Datos del cliente o adquirente del bien, es decir, de quien compra.
- Número de unidades entregadas de cada bien.
- Precio unitario de cada bien.
- Diversos conceptos relacionados con la operación (gastos, descuentos, impuestos, etc.).
- Importe total de la operación de compraventa.
- Condiciones de pago del importe total de la operación.

La práctica ha ido configurando el modo de emitir las facturas a través de una serie de normas que habrá que adaptar siempre a las características de las empresas:

a) Cuando las operaciones son repetitivas, lo normal es incluir en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas por un mismo destinatario, permitiéndose, como máximo, las realizadas por un periodo de un mes natural.
b) Se admite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diferentes operaciones. En este caso deben constar separadamente los conceptos, la contraprestación, el tipo impositivo y la cuota de cada operación.
c) En las ventas «al por menor» bastará con poner a continuación del precio la expresión «IVA incluido».
d) Los profesionales y empresarios que realicen operaciones para quienes no tengan la consideración de tales, o no actúen en ese momento con dicha condición, podrán sustituir la factura por un talonario de vales numerados o por tiques expedidos por máquinas registradoras. Esta sustitución se puede hacer, entre otros, en los siguientes casos:
- Ventas al por menor, incluso los fabricantes.
- Ventas o servicios ambulantes.
- Transporte de personas.
- Suministros de comidas o bebidas para consumir en el acto, prestados por bares, chocolaterías, horchaterías y establecimientos similares.
- Casos autorizados por la Agencia Tributaria.

Expedición, copia, conservación y registro de las facturas Las facturas deben expedirse en el acto, o bien cuando el destinatario sea empresario o profesional, en el plazo de treinta días desde el devengo o el último día del mes cuando se facture por meses. Deberán entregarse al destinatario en el mismo momento de la expedición o bien dentro de los treinta días hábiles siguientes.

El vendedor debe expedir un original de cada factura emitida, tique o vale, pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios o en caso de pérdida del original, con la expresión sobrescrita «duplicado».

Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, tique o vales durante seis años contados a partir de la expiración del plazo, si bien se puede sustituir por películas microfilmadas o cintas magnéticas de dicho documento.

Cuando se hayan adquirido bienes de inversión muebles, deben conservarse durante diez años a contar desde la recepción de la factura. Si son inmuebles, durante quince años.

Los adquirentes que tengan la condición de empresarios deben conservar las facturas recibidas dentro del plazo de prescripción, numerándolas correlativamente.

Los profesionales y empresarios sujetos al IVA deberán llevar obligatoriamente dos libros registros: el libro registro de facturas emitidas y el libro registro de facturas recibidas.

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