Compra. Recepción de mercancías

La recepción de las mercancías: control, documentación y comunicación interna

La recepción es la aceptación, condicionada o no, que se realiza al proveedor para que éste pueda enviar la factura

Para otorgar el consentimiento, lo normal es firmar una copia del albarán o nota de entrega suministrada por el proveedor. Los porteros o vigilantes de la empresa deberán disponer de los libros-registros que indiquen adónde deben dirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un número de control de entrada. Una vez pasado este control, dependiendo del tipo de transporte, se pueden presentar dos variantes:

- Que el transportista sea una agencia, en cuyo caso la mercancía vendrá catalogada por número de bultos y peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarán del transporte. Existe, pues, la obligación del destinatario de contratar dichos extremos, quedándose con una copia del albarán (Fig. 4.4).

Fig. 4.4. Modelo de albarán de transporte.

- Que el transportista sea directamente el suministrador.
En este caso, la mercancía vendrá con el albarán de los materiales que porte. El recepcionista del almacén firmará dicho albarán, haciendo constar que la recepción definitiva se efectuará  posteriormente, obligándose el proveedor a aceptar las anomalías que más tarde puedan detectarse. El albarán de la mercancía suele tener el formato que presentamos en la Figura 4.5.

Fig. 4.5. Modelo de albarán.

Una vez que se encuentre el pedido en el almacén se procederá a su análisis, para lo cual se deberá comparar el albarán y el pedido e identificar la mercancía pedida con la recepcionada. Este segundo proceso dará lugar a los siguientes pasos:

a) La recepción cualitativa por los técnicos de la empresa (a efectos de calidad y cantidad). El sistema de comprobación se realizará por personal cualificado de la empresa, ya que se trata de observar que la mercancía recibida reúne las características exigidas para su buena utilización.
b) La recepción cuantitativa por los encargados del almacén (a efectos de cantidad o medida). Se harán las siguientes comprobaciones:
- Que el material recibido tenga grabado en sí o en su envoltura la referencia o marca solicitada.
- Que sea igual al existente con ese mismo código, en caso de que lo hubiese.
- Que sea correcto el plano, el croquis o el catálogo, si existe, en el supuesto de que el recepcionista sepa o puedainterpretar este extremo, teniendo en cuenta su capacidad profesional.
c) Palés (reservar de la humedad y suciedad del suelo). Comprobar que la mercancía viene lo suficientemente protegida.

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