Compra y justificantes

Los justificantes

Es necesario que las operaciones que realiza la empresa queden debidamente reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos, y que las personas encargadas de su registro puedan demostrar las operaciones que se han realizado, tanto a requerimiento de algún órgano interno de la empresa como de uno externo a ella, como pueden ser los auditores o los inspectores de Hacienda.

Estos soportes materiales reciben el nombre de justificantes o comprobantes, y son diferentes según el tipo de operación que se realice. Aunque existe una gran variedad de justificantes, en este capítulo nos vamos a centrar en los documentos relacionados con la actividad comercial, es decir, en los derivados de la compraventa.

Muchos de los documentos que se producen en una empresa no son independientes, sino que guardan relación unos con otros. Por recurrir a un caso claro, nos fijaremos en la emisión de la factura a un cliente, y podremos observar que se producen como mínimo una serie de documentos que estudiaremos pormenorizadamente a continuación y que podemos agruparlos según se generen en una u otra de las siguientes fases temporales:

- El cliente, por el medio que tenga establecido la empresa (teléfono, fax o cualquier otro), solicita bienes, servicios, o las dos cosas, mediante un documento denominado pedido.
- Recepción del pedido. La empresa vendedora pondrá el producto a disposición del cliente o le prestará los servicios solicitados. Como consecuencia, emitirá un documento en el que dejará constancia de esa entrega de bienes o prestación de servicios. En el albarán o nota de entrega no tienen por qué aparecer precios.
- De acuerdo con los criterios que se hayan acordado, el proveedor entregará al cliente un documento, ya más formal, en el que se vierten las cantidades y conceptos de los albaranes, se ponen los precios convenidos y se especifica el modo de pago. Se trata de la factura.
- Conforme a la fórmula de pago pactada, el cliente deberá hacer efectivo el importe de la factura. A este respecto, pueden expedirse cheques para que se cobren a través del banco, o pueden originarse letras de cambio cuando se haya pactado así. Todos ellos son documentos referentes al pago.

En definitiva, hemos presentado la cadena de documentos que suelen darse incluso en una empresa con una organización elemental. Por eso, para empezar, vamos a analizar esta cadena en el orden que acabamos de establecer.

La operación de compra: el pedido (concepto, tipos y contenido)

Cuando una empresa necesita algún género, tiene dos alternativas:

- Esperar la visita del representante del vendedor y realizar un pedido a través de él.
- Solicitar ella misma el producto a su proveedor.

Nosotros nos vamos a referir a la segunda alternativa, de aquí que el pedido se pueda definir como una solicitud en firme  e materiales que realiza la empresa a un proveedor después de haber valorado las ofertas recibidas de un conjunto de proveedores.
Aunque lo normal es que los pedidos urgentes se realicen por teléfono, la mayoría de las empresas exigen que para dejar constancia de la solicitud se realicen por fax, correo electrónico o carta.

El pedido puede ser firmado por el director comercial, pero no es imprescindible que figure en él la firma de las personas que autorizan la compra.La numeración de los pedidos adopta diversos sistemas que varían según las empresas. Existen numeraciones complejas y sofisticadas, en las cuales se indica el centro de trabajo emisor, el material solicitado, el año del pedido, etcétera. Desde este tipo de numeración, que puede resultar complicado y poco efectivo para la mayoría de las empresas, se puede pasar a otros sistemas de numeración más sencillos, como el de adjudicarles un número correlativo anual y por almacenes.

Una vez confeccionado, se debe anotar su número en la copia del boletín de compra archivada por orden numérico, así como en el libro de registro de compras. Del pedido deben enviarse dos copias al suministrador para que devuelva una firmada y sellada en señal de aceptación.

Nota: Este curso forma parte del libro "Gestión de aprovisionamiento " del autor J. M. Gómez, E. Montealegre, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-4177-6).

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