Una vez realizado el estudio, se solicitan las correspondientes ofertas, indicando en las mismas las especiales características de estos pedidos, y que se refieren a los siguientes aspectos:
a) Cantidades solicitadas:
- Las cantidades
indicadas en el pedido (que equivalen a los consumos anuales
previstos) sólo lo son a título indicativo, y variarán en
función de cómo lo hagan los consumos previstos respecto a los
reales. No se trata, pues, de un pedido cerrado.
- No existe compromiso de comprar nada, sólo si surgen
necesidades.
- Las cantidades previstas como consumos anuales para cada
material lo son a título indicativo, por lo que
pueden diferenciarse de las reales por exceso o por
defecto.
b) Plazos de entrega. Pueden adoptar varias formas, aunque los plazos más frecuentes suelen ser muy cortos, de 24 horas, 48 horas o una semana.
c) Existencias del suministrador. Aunque este elemento
puede ser opcional, figura en la mayoría de los pedidos
abiertos.
Consiste en exigir al suministrador que disponga de las cantidades
fijadas como stock mínimo de cada material. Esta condición
puede ser muy importante a la hora de conseguir unos plazos de
entrega mínimos.
d) Forma de expresar la necesidad. Al proveedor que se le ha
cursado un pedido abierto, generalmente se le reducen o
eliminan formalidades a la hora de solicitarle materiales con
cargo a ese pedido. Se le puede dar conocimiento de las necesidades
de varias formas:
- Por teléfono.
- Por fax.
- Por nota simple.
- Por correo electrónico.
e) Importe del pedido. En estos pedidos se pueden adoptar
dos posiciones:
- Establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia
del contrato (pedido), generalmente un año, no
reconociéndose ninguna subida que ocurra en este
periodo.
- Aceptar las subidas de precios de estos materiales que
ocurran durante la duración de pedido, previa justificación de
las nuevas tarifas.
Las ventajas que presenta este tipo de pedidos son las
siguientes:
- Reducen el stock inmovilizado por dos
razones: por tener unos plazos de entrega cortos, y por asegurar al
suministrador tener en existencias los stocks mínimos fijados
por el comprador.
- Permiten que las existencias de estos materiales en almacén
sean bajas.
- Producen una mayor rotación de los materiales.
- Reducen los costes de gestión, ya que un pedido abierto
elimina un gran número de pedidos normales, con
sus correspondientes ofertas, seguimiento y archivo.
- Reducen los precios de adquisición como consecuencia del
volumen de la compra.
- Reducen los plazos de aprovisionamiento.
- Disminuye el número de facturas, y por consiguiente el
trabajo contable.
- También reduce en un gran porcentaje el número de boletines
de reposición.
Los inconvenientes que presenta son:
- Elevan el número de recepciones.
- Exigen que se haga un estudio previo a su realización.
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