Compra. Características de los pedidos

Una vez realizado el estudio, se solicitan las correspondientes ofertas, indicando en las mismas las especiales características de estos pedidos, y que se refieren a los siguientes aspectos:

a) Cantidades solicitadas:

- Las cantidades indicadas en el pedido (que equivalen a los consumos anuales previstos) sólo lo son a título indicativo, y variarán en función de cómo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales. No se trata, pues, de un pedido cerrado.

- No existe compromiso de comprar nada, sólo si surgen necesidades.

- Las cantidades previstas como consumos anuales para cada material lo son a título indicativo, por lo que pueden diferenciarse de las reales por exceso o por defecto.

b) Plazos de entrega. Pueden adoptar varias formas, aunque los plazos más frecuentes suelen ser muy cortos, de 24 horas, 48 horas o una semana.

c) Existencias del suministrador. Aunque este elemento puede ser opcional, figura en la mayoría de los pedidos abiertos.

Consiste en exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mínimo de cada material. Esta condición puede ser muy importante a la hora de conseguir unos plazos de entrega mínimos.

d) Forma de expresar la necesidad. Al proveedor que se le ha cursado un pedido abierto, generalmente se le reducen o eliminan formalidades a la hora de solicitarle materiales con cargo a ese pedido. Se le puede dar conocimiento de las necesidades de varias formas:

- Por teléfono.

- Por fax.

- Por nota simple.

- Por correo electrónico.

e) Importe del pedido. En estos pedidos se pueden adoptar dos posiciones:

- Establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del contrato (pedido), generalmente un año, no reconociéndose ninguna subida que ocurra en este periodo.

- Aceptar las subidas de precios de estos materiales que ocurran durante la duración de pedido, previa justificación de las nuevas tarifas.

Las ventajas que presenta este tipo de pedidos son las siguientes:

- Reducen el stock inmovilizado por dos razones: por tener unos plazos de entrega cortos, y por asegurar al suministrador tener en existencias los stocks mínimos fijados por el comprador.

- Permiten que las existencias de estos materiales en almacén sean bajas.

- Producen una mayor rotación de los materiales.

- Reducen los costes de gestión, ya que un pedido abierto elimina un gran número de pedidos normales, con sus correspondientes ofertas, seguimiento y archivo.

- Reducen los precios de adquisición como consecuencia del volumen de la compra.

- Reducen los plazos de aprovisionamiento.

- Disminuye el número de facturas, y por consiguiente el trabajo contable.

- También reduce en un gran porcentaje el número de boletines de reposición.

Los inconvenientes que presenta son:

- Elevan el número de recepciones.

- Exigen que se haga un estudio previo a su realización.

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