A continuación vamos a ver una de las tareas más habituales en una oficina, el envío de una misma carta a diferentes destinatarios, también conocido como mailing.

Combinar correspondencia nos facilita el trabajo en el momento de realizar un mailing, ya que con esta nueva opción podemos ¿mezclar¿ una base de datos, por ejemplo clientes, con una carta modelo. En la carta modelo tendremos: el texto que deseamos que aparezca en todas y cada una de las cartas y una serie de elementos que nos ayudarán a realizar la unión entre los dos elementos. Al realizar esta unión como resultado obtendremos una carta por cada registro que tengamos en la base de datos.

Si realizamos la carta modelo con suficiente maestría, la persona que la reciba no sabrá en ningún momento que no ha sido realizada de forma personalizada.

Vamos a ver los pasos que necesitamos para realizar una combinación de correspondencia.

Documento principal.- En el ejemplo que vamos a utilizar en esta lección vamos a crear, tanto la base de datos como el documento principal directamente con Word. Aunque también veremos qué pasos deberíamos realizar para utilizar una base de datos externa (creada con otro programa).

Práctica 1:

1. Accede a la opción Combinar correspondencia... del menú Herramientas.

Acto seguido te aparecerá una ventana como esta:

Esta ventana es como un pequeño asistente, el cual nos irá marcando los pasos necesarios para realizar con éxito la combinación de datos.

2. Pulsa en el botón Crear.

Te aparecerá una lista como esta.

En esta ventana podrás seleccionar qué tipo de documento deseas realizar.

3. Selecciona la opción Cartas modelo...

Seguidamente nos aparecerá una nueva ventana:

En este cuadro se nos preguntará dónde deseamos realizar la carta modelo: en el documento que tenemos abierto actualmente o en un nuevo documento.

4. Selecciona la opción Ventana activa.

Observa como la parte superior de la ventana Combinar correspondencia ha cambiado.