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Capítulo 5:

 Macros en Word 2003

En este último tema del libro, vamos a ver de modo general una serie de elementos de Word que bien podrían formar parte de un libro de conceptos avanzados.

Creemos conveniente que tengas una mínima referencia sobre estos elementos de Word, para que una vez domines todo lo que hemos visto con más detalle en los capítulos anteriores, te sirva como catapulta para aprender estas nuevas utilidades de Word.

Por lo tanto, los tres grandes apartados de este capítulo tratarán de forma independiente otros aspectos interesantes de Word, sin embargo, entre ellos no existe ninguna vinculación.

Macros

¿Recuerdas que veíamos cómo un estilo recogía varios formatos bajo un mismo nombre? Pues una macro es algo parecido: es una herramienta que te permite guardar bajo un único nombre una serie de comandos que utilizas de forma secuencial.

Como ocurría con los estilos, tendrá sentido crear una macro si realmente utilizas esa secuencia de comandos repetidamente.

Por ejemplo, imagina que estás trabajando con decenas de documentos que has de imprimir, pero que la impresión requiere que en el cuadro de diálogo Imprimir modi­fiques varias de las opciones que vienen por defecto:

ð Sólo quieres que se impriman las dos primeras hojas de cada documento.

ð Quieres imprimir dos copias de cada una de esas hojas.

ð Deseas que la impresión se realice de modo que en cada página se impriman dos hojas (lo que requiere que en la sección Zoom, del cuadro desplegable Páginas por hoja, selecciones "2").

Word te permite grabar en un archivo llamado "macro" esa secuencia, para que sólo tengas que ejecutar un comando en lugar de repetir todos esos pasos uno a uno.

Para ello, utiliza la siguiente secuencia:

1.  Selecciona el comando Grabar nueva macro en el submenú Macro del menú Herramientas (aparece el cuadro de diálogo Grabar macro).

2.  Escribe en el cuadro de texto Nombre de macro un nombre que lo describa (en nuestro caso, "ImprimirEspecial").

3.  Haz clic en el botón Teclado para asignar la ejecución de la macro a una combinación de teclas.

4.  En el cuadro de diálogo que aparece, indica la combinación de teclas que deseas aplicar (en nuestro caso "Alt+I").

5.  Haz clic en el botón Asignar para asignar la secuencia de teclas a esa macro y posteriormente en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

6.  Ejecuta los comandos que desees para grabarlos en la macro (en nuestro caso, los que se muestran en la secuencia posterior a ésta).

7.  Cuando finalices, haz clic en el botón Detener grabación de la barra de herramientas Macro.

Observa que tras el paso 5 el puntero del ratón se transforma en un dibujo que representa una cinta de grabación y que aparece una barra de herramientasMacro en el área de escritura (figura 13.1). Esto quiere decir que, a partir de ahora, todos los comandos que ejecutes se grabarán en esa macro hasta que selecciones el comando Detener grabación de la barra de herramientas Macro.

word

Figura 13.1. Proceso de grabación de una macro

Haz lo siguiente para conseguir lo que deseamos en nuestro caso y que se corresponde con el paso 6 de la secuencia anterior:

1.  Ejecuta el comando Imprimir del menú Archivo.

2.  Escribe en el cuadro de texto Páginas "1-2" para imprimir sólo las dos primeras hojas.

3.  En Número de copias, escribe un "2".

4.  En el cuadro desplegable Páginas por hoja, selecciona "2 ­páginas".

5.  Haz clic en el botón Aceptar.

Ahora, tras ejecutar el comando Detener grabación del paso 7, cada vez que pulses la combinación de teclas Alt+I, imprimirás el documento con las especificaciones anteriores.

¿Sabrías cómo hacer una macro que haga lo mismo que la anterior y que, además inserte en el encabezado de cada documento su nombre para poder saber a qué documento se refiere? Sería similar, pero antes de los pasos referidos a la impresión debe­rías ejecutar el comando Encabezado y pie de pagina del menú Ver e, insertar en el encabezado el autotexto Nombre de archivo. Puede que te parezca un poco lioso, pero practícalo, porque seguramente te pueda resultar útil.

Respecto a las macros ten en cuenta lo siguiente:

ð El comando Macros del menú Macro te permite ver la ­macros creadas, así como su edición e incluso borrarlas.

ð Puedes asignar macros a combinaciones de teclado como hemos hecho antes, pero ten en cuenta que las combinaciones que utilices no podrán estar asignadas a otros comandos de Word. Considera siempre que igual que hemos elegido en nuestro ejemplo la letra I para la combinación porque se trataba de una impresión, deberás utilizar teclas que te ayuden a recordar la macro.

ð Las macros también se pueden asignar a nuevos iconos de las barras de herramientas e incluso a un menú.

ð Las macros se guardan en la plantilla que tenga activa el ­documento en que la creas.

ð Puedes utilizar programas como Visual Basic para crear y editar macros complejas.

ð Recuerda que tienes la ayuda de Word y que puedes activarla escribiendo, por ejemplo, "macros" en el cuadro de Buscar que aparece al pulsar la tecla F1.

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