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Capítulo 1:

 Compartir información en Word. Insertar archivos

En este penúltimo tema del libro, vamos a ver la forma que tiene Word de trabajar con elementos que se han creado con otros programas u obtenido por otros ­medios. Por ejemplo, las fotografías obtenidas con una cámara digital, los dibujos hechos a mano y digitalizados posteriormente con un escáner, los gráficos realizados con una hoja de cálculo (como Excel), son elementos que posiblemente ­desees incorporar, en ­algún momento, a un documento realizado con Word.

Estas acciones son sencillas de realizar, pero hay que ver cómo lo haces, porque como resultado puedes hacer incluso que el documento se actualice si se modifica el elemento que has incluido.

Insertar, vincular e incrustar

Hay tres formas de incluir en Word elementos realizados con otras aplicaciones:

ð Insertar.

ð Vincular.

ð Incrustar.

Pero antes de nada, abre el documento de práctica, inserta un salto de página al final del mismo, añade el párrafo "Compartir información y dibujar" y aplícale el estilo "Apartado".

Vamos a ver a lo largo del capítulo cómo y cuándo utilizar cada una de las formas anteriores; empezaremos por la inserción. Por tanto, escribe el siguiente párrafo en el documento de práctica:

A continuación voy a insertar archivos.

Insertar archivos en Word

En un documento de Word puedes insertar, por ejemplo, otro documento de Word. En el primer capítulo del libro, antes de crear este documento llamado "­Documento de práctica", creamos un documento que sólo contenía una frase, al cual ­llamamos "Mi primer documento". Ahora vamos a insertarlo en este documento de práctica ­mediante la siguiente secuencia:

1.  Coloca el punto de inserción en el lugar del documento donde deseas insertar el otro (en nuestro caso, será en el final del docu­mento).

2.  Selecciona en el menú Insertar el comando Archivo.

3.  En el cuadro de diálogo que aparece (Insertar archivo) loca­liza y haz doble clic sobre el archivo a insertar (en nuestro caso "Mi primer documento"); se cerrará el cuadro de diálogo y el archivo  quedará insertado en el documento).

De esta forma tan sencilla hemos insertado un archivo en otro.

Nota

Si deseas insertar un archivo que no sea de tipo Word, has de especificar en el cuadro de lista desplegable Tipo de archivo, del cuadro de diálogo Insertar archivo, de qué tipo es. Si no lo sabes, selecciona Todos los archivos para que se muestren ­todos (por defecto sólo se muestran, como dice el cuadro de lista desplegable, los documentos realizados con Word).

Añade ahora al final del documento de práctica:

El párrafo anterior es el contenido del archivo "Mi primer documento" que he insertado con el comando Archivo del menú Insertar.

Ahora, para destacar el párrafo insertado, selecciónalo y aplícale un borde (­recuerda que tienes un botón en la barra de herramientas Formato que lo hace)

Pero en el menú Insertar puedes ver que hay otros comandos para insertar. ­Vamos a ver el submenú Imagen, pero antes añade el siguiente párrafo al documento de práctica:

Con Word puedo insertar imágenes como la que aparece a continuación.

El comando Imágenes prediseñadas muestra el cuadro de diálogo en el panel de tareas que puedes observar en la figura 12.1.

Para insertar una imagen primero debes hacer una búsqueda, introducir un término lo suficientemente descriptivo en la casilla Buscar, para que Word te devuelva un resultado lo más ajustado posible. Este método sustituye al de versiones anteriores, en el que nosotros mismos debíamos ir explorando un catálogo de imágenes dividido en categorías hasta llegar a la imagen que nos interesaba. Ahora es mucho más fácil y cómodo. Podemos acotar la búsqueda decidiendo en qué colecciones debe Word buscar y qué tipos de clips o contenidos queremos que nos muestre.

Para limitar la búsqueda a determinadas colecciones, pincha en la flecha del desplegable Buscar en, y verás una estructura de árbol, que nos recuerda a la forma de organizar las carpetas que tiene Windows (figura 12.1). Por cada colección hay una casilla de verificación que indica si la búsqueda se realizará por esas carpetas. Pulsa en el signo + para abrir una colección y explorar subcategorías, que podrás marcar o desmarcar para incluir en la búsqueda según el tema de la imagen que queremos encontrar. Comprueba que está marcada la casilla raíz En todo si no quieres limitar la búsqueda.

WORD

Figura 12.1. Imágenes prediseñadas en el panel de tareas

Si en vez de imágenes queremos insertar otro tipo de contenidos, debemos señalarlo en el desplegable Los resultados deben ser. Podemos elegir entre dibujos, fotografías, películas o sonidos, y la forma de hacerlo es idéntica a la del apartado anterior.

Ahora escribe algo en Buscar y haz clic en el botón del mismo nombre (o pulsa intro). Word te dará unos resultados, elige el que más te guste y haz doble clic sobre él; ¡ya está!, se ha insertado en nuestro documento.

Si te interesa trabajar a menudo con estas imágenes prediseñadas, puedes crear una colección propia con las imágenes que más te interesen de todas las otras categorías de Office, o incluso con las que vayas creando o incorporando por ti mismo. Para crear esta nueva colección utiliza la siguiente secuencia:

1.  Haz clic en "Organizar clips..." y, en la ventana que se muestra, pulsa en el menú Archivo, Nueva colección (se abre un cuadro de diálogo para pedirte el nombre y la ubicación).

2.  Abre una colección que contenga una imagen que desees ­incluir en la categoría que has creado.

3.  Primero haz clic sobre la imagen deseada y luego en su flechita para desplegar opciones; elige Copiar a la colección.

4.  Se abre otro cuadro de diálogo, ya conocido, pues localiza la categoría que has creado y haz clic sobre su nombre.

5.  Repite los pasos anteriores si deseas incluir más imágenes de esta categoría.

6.  Si deseas añadir más clips, vuelve a mostrar las categorías y repite los pasos del 2 al 5.

7.  Haz clic en la categoría que has creado para observar los clips que has insertado en ella.

Esta es la forma más cómoda de añadir clips que pertenecen a otras categorías. Si lo que deseas añadir son imágenes que no forman parte de ninguna de las colecciones:

1.  Haz clic en Archivo y busca el comando Agregar clips a la galería, y luego Por mi cuenta.

2.  Utiliza el cuadro de diálogo que se muestra, para localizar el clip que deseas añadir.

3.  Si no marcaste la colección a donde debe ir, haz clic en Agregar a, y, a continuación, sobre el botón Agregar.

4.  Repite los tres pasos anteriores para importar más clips.

Nota

No sé si lo has notado, pero todo el trabajo que hemos realizado al crear colecciones y copiar o añadir clips ya no pertenece al entorno de Word, sino a la Galería Multimedia de Microsoft; lo que aquí cambies afectará a todos los programas de Office

El uso del comando anterior no es siempre el mejor, ya que muchos usuarios lo que en realidad necesitan es insertar alguna imagen de forma aislada, y para ellos lo más cómodo es utilizar el comando Desde archivo del submenú Imagen del menú Insertar.

Cuando ejecutas este comando, aparece un cuadro de diálogo que te muestra el contenido de la carpeta "Imágenes" (o "Mis imágenes"), dentro de la cual tienes una carpeta llamada "Imágenes de prueba" (además puedes tener alguna imagen que hayas grabado en otro momento).

Vamos a insertar una imagen de esa carpeta, para ello vamos a completar el documento de práctica añadiendo al final del mismo el siguiente párrafo:

Puedo insertar imágenes en mis documentos con los comandos Imágenes prediseñadas, como la anterior, y Desde archivo. Con este segundo comando es muy fácil e intuitivo localizar e insertar imágenes como la que hay a continuación.

Utiliza la siguiente secuencia:

1.  Ejecuta el comando Desde archivo dentro del submenú ­Imagen del menú Insertar (aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen).

2.  Localiza y haz doble clic sobre la imagen que deseas insertar (en nuestro caso, abre la carpeta "Imágenes de prueba" y haz doble clic sobre una imagen).

En este momento tendrás la imagen tras los párrafos anteriores.

El resto de los comandos del submenú Imagen sirven para insertar formas que te proporciona Word como un organigrama para expresar una estructura jerárquica, ­letras con formas variadas mediante WordArt, e incluso gráficos. Veremos la ­mayoría de estos comandos en los siguientes apartados.

Capítulo siguiente - Modificar imágenes en Word

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