Capítulo 5:
Existen varias pautas a seguir para responder a un correo electrónico que ahorrarán tiempo y evitarán la saturación del buzón de correo, tanto del nuestro como del de los destinatarios del mensaje.
-Sólo hay que responder cuando se necesite una respuesta. Por ejemplo, si nos han enviado una información que vamos a necesitar para un documento en el que estamos trabajando, no será necesario responder al mensaje. El hecho de que esa información aparezca en nuestro documento ya indica que lo hemos recibido y que hemos hecho uso de la información que contenía.
-Para responder a un correo electrónico del que somos uno de los muchos receptores, no debemos enviar una respuesta a todos los nombres de la lista de correo. En muchos casos, sólo unos cuantos necesitarán conocer la respuesta. Al enviar el mensaje sólo a las personas a las que les pueda interesar, conseguiremos evitar saturar el buzón de correo de los demás.
-Tras varias idas y venidas del mensaje, el título ya no hará referencia a la información contenida en el mismo. En ese caso, debemos cambiar el título por otro más adecuado.
-La mayoría de los programas de correo electrónico adjuntan el mensaje original a la respuesta. Sin embargo, podemos, y debemos, eliminar las partes del mensaje original que no sean relevantes para nuestra respuesta. Con ello acortaremos el mensaje.
-Aunque no tenemos que incluir todo el mensaje original, sí deben aparecer todas las frases que sean relevantes para la respuesta de modo que los destinatarios tengan claro siempre a qué estamos contestando exactamente. No podemos dar por hecho que todos los destinatarios se acuerdan del mensaje original.
-Para las respuestas breves, debemos usar el título para enunciarlas, aunque luego las incluyamos en el mensaje, ya que muchas personas abren los mensajes sin leer su título.
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