Introducción.- El Presupuesto operativo se fundamenta en un enfoque contable o administrativo. Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, tiene como objetivo principal el elaborar los estados financieros presupuestados; que son estados producto de estimaciones de lo que ocurrirá en el futuro, pero, normalmente tienen como referencia datos históricos de lo ocurrido en el pasado.
Dentro del marco del tiempo, el presupuesto empresarial adquiere
tres grandes grupos clasificados en el presupuesto Maestro, el cual
se compone de los siguientes presupuestos:
A) El Presupuesto Operativo: Elaboración del Estado de
Resultados Proyectado.
B) El Presupuesto Financiero: Elaboración del Balance General
Proyectado.
C) El Presupuesto de Capital: Evaluación de las inversiones a
Futuro.
- Responsabilidad, preparación y administración.- Es necesario,
hacer notar que en la elaboración del presupuesto participan
todo el personal de la empresa, de manera organizada para este
objetivo, por ejemplo, el gerente de ventas, gerente de producción,
Director de Finanzas; pero, en una empresa pequeña el
presupuesto la realiza el propio gerente administrativo, quién
imparte todas las instrucciones a través de las vías de mando
ordinarias.
A.- La Responsabilidad.- La responsabilidad de la elaboración y del
control presupuestal, es delegada a una persona con autoridad,
pudiendo este ser Director o ejecutivo, debiendo además, tener
conocimientos y experiencia sobre la empresa y en este tipo de
trabajos, conocer el sistema contable su organización y la
estructura administrativa.
El responsable del presupuesto tiene las siguientes
funciones:
1. Informar sobre la mecánica de la preparación
2. Proporcionar los supuestos macros y microeconómicos sobre los
cuales se desarrollarán los presupuestos.
3. Proporcionar los datos, del o los ejercicios pasados
útiles para su elaboración.
4. Realizar los cálculos necesarios para traducir las decisiones
que tome la gerencia, división o departamento de la empresa.
5. Reunir las cifras del presupuesto y establecer el presupuesto
conjunto de la empresa.
6. Vigilar que, cada una de las partes, entregue a tiempo su
propuesta.
7. Exigir que, se controle entre lo presupuestado y lo
ejecutado.
B.- Preparación.- En la preparación están obligados a colaborar todo el personal de la empresa. Debe procederse con sujeción a las faces establecidas como ser:
1. Previsión.- Tener en forma anticipada los materiales
necesarios para cumplir el plan.
2. Planeación.- Comprende la recopilación de datos, ordenamiento e
integración del plan
3. Formulación.- Integra la elaboración de los presupuestos
parciales que se hacen en forma analítica de cada área de la
empresa, luego realiza los presupuestos legales.
Es importante programar el tiempo de elaboración del presupuesto
mediante un listado de actividades, estructurando un cronográma que
nos permita elaborar un diagrama de camino crítico (pert). de
acuerdo a la lamina sintética de actividades del control
presupuestal.
4. Aprobación.- Debe realizarse mediante la Gerencia General o
Gerencia Administrativa de la Empresa, en consulta con los que
hubieran participado en su elaboración.
5. Ejecución y Coordinación.- La tarea de elaborar y llevar a cabo
el presupuesto es de todo el personal, desde los obreros hasta la
más alta jerarquía, por lo que es necesario formular manuales
específicos de labores coordinadas de procedimientos y
métodos.
6. Control.- Comprende una serie de tareas encaminadas a la
observación y vigilancia del cumplimiento de lo
presupuestado.
Sin embargo cabe señalar que un sistema de control presupuestal
puede llevarse a cabo con o sin el manual, sobre todo en aquellas
empresas pequeñas y además dependiendo del tipo y otras
características de la empresa.
C.- Administración.
1. - Evaluación.- Se parte de lo presupuestado comparando con lo
ejecutado basados en registros. De los resultados obtenidos y
sus costos se realiza la evaluación mediante el análisis,
comparación revisión e interpretación de ellos, para formular un
juicio y determinar si se está procediendo correctamente o de lo
contrario tomar las decisiones necesarias,
Todo lo descrito anteriormente, debe estar plasmado en un manual de
control presupuestario, el que contiene Políticas,
Operaciones, y Actividades de la empresa, así como las
responsabilidades y limites de autoridad de las personas que
intervienen en el control presupuestal.
El manual del control presupuestal debe describir:
1. - Los Objetivos y finalidades.
2. - La responsabilidad del presupuesto, sobre quien
recae.
3. - La organización necesaria.
4. - Los procedimientos utilizados en la formulación y el
control.
5. - Obligaciones de todos y cada uno de los miembros de la
empresa.
6. - El periodo que abarca el presupuesto, y la periodicidad con
que se evaluara en su ejecución.
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