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Cómo escribir cartas comerciales

Autor: Ismeria Oca
Curso:
9,67/10 (3 opiniones) |1408 alumnos|Fecha publicación: 04/05/2011
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Capítulo 5:

 Estructura esencial de la Carta Comercial

Esqueleto o estructura de una carta comercial. Aunque por su valor aparente, una carta puedeser de solicitud,de cotización, de trámite, de venta, realmente su intención concreta es pedir algo, ya que si se ofrece un artículo, lo que subyace, es que se desea que éste sea adquirido por el destinatario.; si se ofrece una información, se requiere que presten atención a la misma; en fin al escribir una carta hay una intencionalidad, siempre se solicita algo: un servicio, una mercancía, un pago, una compra...

La carta de negocios tiene una estructura que se debe satisfacer para no perder el interés del lector, en conseceuncia, esta estructura debe: a) captar el interés del destinatario en el primer párrafo. b) Exponer los hechos con toda claridad. El planteamiento de los hechos no debe dejar lugar a dudas, debe suministar toda la información que necesite el destinatario, c) Dar énfasis en lo positivo. Exponga sus ideas de manera que el destinatario, no tenga otra alternativa que manifestar su acuerdo con usted.. Psicológicamente, los enfoques positivos coayuvan en el logro del objetivo que se plantea la carta, d) Usar un estímulo para obtener la acción que se pretende, e) Presentar una despedida adecuada y oportuna.

Distribución: Además del contenido de la fuerza expresiva y del objetivo toda carta debe cumplir con un formato.

Una carta comercial se estructura entres partes: el encabezamiento, el cuerpo o desarrollo de la carta y la despedida o cierre. 

El encabezamiento

El encabezamiento se localiza en  la parte superior de la carta.  dentro de él está: membrete, lugar y fecha,dirección  destinatario, y saludo y  el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata, éste se coloca a siete especios verticales debajo de la fecha frente a la dirección del destinatario o inmediatamente después de la dirección a dos espacios verticales.

El cuerpo o desarrollo de la carta

El cuerpo de la carta es la parte más importante, es el mensaje central, Está conformado por la introducción, que de acuerdo a Duque Méndez (1982) son las ideas previas que nos permiten deslizarnos hasta llegar a lo esencial de la carta, en la actualidad el uso de la introducción se ha reducido y se considera, por razones de economía y tiempo de l detinatario entrar directamente al asuntoun núcleo, tesis o ideas fundamentales que es donde se desarrolla y plasma toda la información que se desea transmitir y una conclusión, donde se plantean palabras finales en relación con el tema  y la despedida.

• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea  principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo. Como puede observar esto responde a la planificación de la carta.

El cierre

El cierre de la carta constituye e final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página, si ésta es estilo bloque, si el estilo es diferente como el bloque modificado, todas las líneas partirán del margen izquierdo excepto las líneas de la fecha, despedida y firma que partirán del centro de la carta hacia la derecha.

Dado los objetivos de las cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.

Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

Finalmente se le sugiere mantener la carta en una sóla página.  Generalmente, una carta corta obtendrá una respuesta más rápida que una larga, donde se divague demasiado en lugar de ir al grano .Si por alguna causa pasa a segundas páginas deber[a escribir el número de la página y el nombre del destinatario en la parte superior del papel.  Asimismo se le recomienda. Corrija su puntuación, deletreo y gramática para tener un texto perfecto. Utilice la función de corrección de textos de su procesador, o recurra a alguien que le corrija la carta antes de enviarla.

Por último, tenga en cuenta que sin importar  sus sentimientos de enojo, rabia pueda sentir un momnetodeterminado, debe tratar de no mostrar su cólera en la carta, pues es mucho más probable que obtenga respuesta si se mantiene cortés.

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