Capítulo 8:

 Factores ambientales

Téngase en cuenta estos factores ambientales al dirigir una reunión:

-Reúnase en una habitación donde los participantes no sean molestados por el ruido de teléfonos, gente llamando a la puerta, y otras interrupciones.

-Reúnase en una habitación enmoquetada y con las paredes adornadas de fotos, carteles, cortinas y todo aquello que pueda absorber los sonidos y garantizar una mejor textura de la voz.

-Reúnase en una habitación con asientos cómodos que sujeten la zona lumbar. Los asientos cómodos pueden animar a las personas a asentir en casi todo.


Consejo.- Cada uno debería tener, si es posible, el mismo asiento siempre. Nadie debería sentarse en una posición más alta o más baja que los demás.

-Si todos se conocen ya, no hacen falta cartelitos con el nombre del puesto. Sin embargo, suelen ayudar en la comunicación. La reunión se hace más cálida y amistosa si uno puede referirse por su nombre a la persona de hacer un comentario, y los participantes tienen la oportunidad de estrechar lazos con más facilidad.

-En algunos grupos, el secretario o transcriptor toma nota de todo lo dicho. Otros grupos utilizan una grabadora, que es mucho más eficaz, y transcriben las notas después. De cualquier modo, las grabadoras, los dictáfonos de bolsillo, los proyectores de transparencias o de diapositivas, las pizarras, y cualquier otro material, deberían colocarse y probarse antes de que empiece la reunión. También habría que disponer de baterías y bombillas de repuesto, cables alargadores, y todo tipo de material de apoyo.

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