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Autor: Jeff Davidson
Curso: 4,44/5 (278 opiniones) |27620 alumnos|Fecha publicación: 15/04/2002

Un modo mucho más eficaz de dirigir una reunión consiste en provocar la participación, antes de que empiece la reunión, de aquellos que formarán parte de ella. Un gerente debería emplear de 2 a 4 minutos en hablar con las personas que asistirán a la reunión para prepararles para lo que tendrá lugar. En ese momento, el gerente podrá atender a sus ideas sobre lo que van a sacar de la reunión, y convertirlos en compañeros en vez de en sujetos.

En el caso de grupos que ya se han reunido antes, el animador de la reunión podría hacerle otro tipo de preguntas a los participantes, previas a la reunión, tales como:

-¿Qué tipo de cosas han funcionado bien para usted en anteriores reuniones?

-¿Cómo podemos proceder de modo que todos se impliquen?

-¿Qué le gustaría obtener de esa reunión?

Este tipo de preparación puede sonarle a trabajo extra a la persona que convoca la reunión. Sin embargo, considere que las reuniones no se celebran con el propósito de que la gente se reúna; se celebran (presumiblemente) para conseguir algún objetivo que merezca la pena. Si la discusión previa con los participantes sobre el modo de sacar mayor partido de la futura reunión en sí misma llevará seguramente menos tiempo, con el resultado de una mayor participación y, con suerte, un mayor progreso hacia el objetivo deseado. ¡Esto es gestión del tiempo de verdad!


Consejo.- Aunque a algunos organizadores les horroriza la idea de entrevistar a los participantes de una reunión antes de la misma, a los participantes les entusiasma esta práctica. Les hace sentir que su aportación significa algo.

El hecho de entrevistar a los asistentes antes de la reunión, le proporciona una pista al organizador de la reunión para saber cómo proceder exactamente:

-Puede elaborar un programa que se centre en los temas considerados importantes por el grupo.

-Los elementos del programa se pueden ordenar de manera que se dirijan hacia la consecución de los objetivos del grupo.

-Cuando los participantes reciben el programa por adelantado, se hacen una idea de cómo y cuándo pueden contribuir mejor a la reunión.

-Es más probable que la reunión siga según lo programado, acabe a tiempo, y anime a los participantes para que sean más entusiastas ante la siguiente reunión.

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