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Carta comercial (correspondencia para empresas)

Autor: Ismeria Oca
Curso:
10/10 (1 opinión) |3718 alumnos|Fecha publicación: 04/03/2011
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Capítulo 2:

 Importancia. Correspondencia

Importancia.-

La correspondencia comercial tiene especial importancia porque a través de ella se inician, fomentan y fortalecen los vínculos de amistad entre los hombres tanto en el aspecto familiar como en el social, comercial y político. La importancia de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeño que sea el negocio o empresa siempre requerirá de la transmisión de un mensaje escrito, de transar, hacer negociaciones.

La correspondencia en el ámbito comercial mueve trabajo y capital. Pone en contacto a distintas personas entre sí, a empresas y a las distintas instituciones, en función de intereses comunes, fomenta las relaciones humanas, promueve recursos y los aprovecha hasta el máximo rendimiento.  Al extremo de pensar que se dificultaría la labor de un negocio si el mismo no está en condiciones de enfrentar el problema de la correspondencia, tanto la que se despacha como la que se recibe.

En la correspondencia comercial se requiere prestar atención particular en la exposición de datos, en el manejo de cifras, en las ofertas de mercancías, puesto que en ella se basa una actitud decisiva en los asuntos de personas que en gran parte de los casos se encuentran distantes y no existe el trato directo, el conocimiento personal entre remitente y destinatario, por lo tanto una palabra o cifra expresada erróneamente puede ser causa de pérdidas materiales y morales.

En la correspondencia, el autor ha de reflejar su personalidad, sentimiento, cultura, sensibilidad, poder creador e inspirador. Faur y Durán (1990, p. 8) plantea: La necesidad de poseer conocimientos generales sobre el arte epistolar, saber cómo plantear una carta de acuerdo con el asunto o lo asuntos que en ella deban tratarse; poseer la cultura mínima necesaria, dar el valor y sentido exacto a las palabras, frases y oraciones; manejar las formas de tratamiento que corresponde a los distintos destinatarios.

El corresponsal debe tener una cultura especializada en sus funciones, de conocimientos específicos en relación con el tipo de empresa donde presta servicios y, sobre todo debe poseer una cultura general que le permita establecer una relación cónsona con los clientes y amigos de la empresa; debe considerar siempre que a través de las cartas se reflejará fundamentalmente el espíritu de la negociación.

Eficacia de la correspondencia.-

La eficacia está relacionada con la efectividad obtenida al lograr un propósito. Se dice que una gestión o trámite es eficaz cuando se logra hacer efectivo un intento. La correspondencia como medio que sustituye al trato personal y directo entre remitente y destinatario debe ser eficaz. Si por su intermedio se logra disponer favorablemente el ánimo del lector se puede decir que  se han logrado los objetivos planteados, entonces hay eficacia. El éxito de la correspondencia depende en gran parte de la eficacia y ésta de la correcta observancia de los aspectos como presentación, orden. Distribución de sus  partes e inteligente redacción.

Requisitos para lograr eficacia en la correspondencia.-

- Fijar claramente el objetivo del mensaje

- Pensar en el destinatario, tratar de compenetrarse con él, con sus intereses, gustos, necesidades, sin perder de vista el objetivo.

- Planear cuidadosamente lo que se expresará.

- Jerarquizar las ideas de acuerdo con los objetivos.

- Cuidar el tono, éste revela la intención de quien escribe.

- No escribir bajo la presión de impulsos ni precipitaciones, salvo algunas excepciones justificadas, debido a que los arrepentimientos, cuando ya se han escrito y publicado, son contraproducentes.

- Demostrar amabilidad y comprensión.

- Enriquecer el vocabulario, estar al día en materia idiomática. Dominar la lengua general, pero conocer también las variaciones regionales y aplicarlas oportunamente.

- Evitar la cacofonía y huir de vulgarismos, barbarismos y solecismos.

- Evitar frases ambiguas.

- Escribir una idea por párrafo. RECUERDE; el párrafo es la unidad básica de todo documento y su característica es  tratar en él una sola idea o variante de la idea del documento.

- Cuidar la estructura de las oraciones y darles sentido completo.

-  Asumir una actitud crítica y autocrítica.

- Cultivar el dinamismo y la responsabilidad necesarios para que la actividad de redactar sea ejercitada y perfeccionada constantemente.

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