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Carta comercial (correspondencia para empresas)

Autor: Ismeria Oca
Curso:
10/10 (1 opinión) |3718 alumnos|Fecha publicación: 04/03/2011
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Capítulo 4:

 Carta. Comercial

Carta Comercial. Las cartas comerciales son instrumentos escritos que se emplean para toda clase de transacciones comerciales, lo mismo para la oferta que para la demanda, solicitud de informes, pedidos, cobranzas, quejas y reclamos, informes y referencias, etc. En situaciones en las cuales ya se ha cerrado un asunto mediante una conversación, es necesaria la confirmación por medio de una carta, le da un valor mucho más  firme y definido.

Definición. La carta comercial es la comunicación escrita que surge del trato que establecen los comerciantes entre sí sobre asuntos referentes a sus funciones propias de los negocios.

También se puede definir como documento escrito que se utiliza con el propósito de iniciar, mantener, fomentar o cerrar cualquier tipo de transacción comercial. La carta comercial es la comunicación de mayor relieve de que se valen los comerciantes para lograr sus específicas funciones dentro de los negocios.

Importancia.  Actualmente la comunicación entre las empresas sobre todo en las grandes organizaciones se ha convertido en un intercambio de información entre ordenadores. Las nuevas tecnologías de información acentúan  la tendencia hacia una comunicación impersonal, sin embargo, aún hay muchas personas que prefieren  el toque personal en sus cartas y sienten agrado al recibir  una carta por correo ordinario. De allí que ni el fax, ni el correo electrónico han logrado desaparecer el uso de la carta comercial como medio de comunicación en el mundo empresarial.

Booher (1997) indica varias razones por las cuales hay momentos en que es preferible escribir una carta, que realizar una llamada telefónica, defiende la eficacia de la carta como medio de comunicación, pues esta es más directa, llega sin antesalas ni presentación. Muchas veces una llamada telefónica implica hacer varias para localizar a la persona, lo cual puede llevar varios días entre una llamada y otra para finalmente dejar constancia por escrito o confirmación en la mayoría de los casos.

El lenguaje escrito es más objetivo y formal que el lenguaje hablado, Estas características crean un mayor impacto en el lector y permiten considerar la carta como el medio más adecuado para pedir, elevar una queja, persuadir a un cliente, rechazar una petición. La objetividad y formalidad de una carta favorecen una reacción más efectiva y positiva por parte del destinatario del mensaje.

Es fundamental recalcar lo siguiente: Para que una carta comercial cumpla con su objetivo debe reunir toda la gama de elementos establecidos universalmente que determinan su composición. Esto es fundamental, ya que el destinatario de una carta comercial resulta influido por un mensaje cuando, aparte de su contenido efectivo, tiene también una buena apariencia física.

Una carta comercial se puede enviar a través de los servicios postales, por fax, por correo electrónico. Cada uno de estos medios tiene su uso apropiado dentro del trabajo diario de la organización. Se recomienda utilizar los servicios postales cuando se trata de un problema complejo sobre el que hay que detallar y explicar abundantemente. El fax es conveniente si se requiere una respuesta rápida, inmediata. El correo electrónico proporciona un ahorro para la empresa y asegura la rapidez necesaria en caso de comunicaciones a larga distancia.

Capítulo siguiente - Presentación. Carta

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