El costo de la capacitación y el desarrollo es sumamente alto cuando se considera en términos globales.  Para obtener un rendimiento máximo de esta inversión, los esfuerzos deben concentrarse en las áreas críticas de desempeño y en los posibles cambios de conducta asociados.

La evaluación de necesidades permite establecer un diagnóstico de los problemas actuales y de los desafíos futuros que es necesario enfrentar mediante el desarrollo a largo plazo.  Los cambios en el ambiente externo, por ejemplo, pueden convertirse en fuentes de nuevos desafíos.

En ocasiones, un cambio en la estrategia de la organización puede crear una necesidad de capacitación.  El lanzamiento de nuevos productos o servicios, por ejemplo, generalmente requiere el aprendizaje de nuevos procedimientos.  Lo mismo sucede frente al proceso de internacionalización o globalización de una empresa. La capacitación también puede utilizarse cuando se detectan problemas de alto nivel de desperdicio, tasas inaceptables de accidentes laborables, niveles bajos de motivación, etc.  Aunque la capacitación no debe utilizarse siempre como respuesta automática a los problemas, las tendencias indeseables en cualquier sentido pueden ser indicio de una fuerza de trabajo con una preparación deficitaria.

Independientemente de estos desafíos, la evaluación de necesidades debe tener en cuenta a cada persona.  Las necesidades individuales pueden ser determinadas por el departamento de personal o por los supervisores.  En algunas ocasiones, el empleado mismo las señalará.  Es posible que el departamento de personal detecte puntos débiles en el personal que contrate o promueva Los supervisores están en contacto diario con sus empleados ellos constituyen otra fuente de recomendaciones para procesos de capacitación.

Incluso en los casos en que los empleados se pueden postular espontáneamente para los cursos de capacitación disponibles, los encargados de capacitación no cuentan con una garantía de que sus cursos se adapten a las necesidades de los trabajadores.  Para determinar las acciones que han de impartiese y definir su contenido se utilizan enfoques de evaluación más precisos.