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Capýtulo 17:

 Organigrama. Compras y suministros. Pagaduría. Selección y capacitación

COMPRAS Y SUMINISTROS

La Oficina de Compras y Suministros tiene como función principal adquirir productos y servicios a precios competitivos para satisfacer los requisitos de las áreas, los departamentos y las oficinas de la empresa. Solicitar cotizaciones de compras de materiales, insumos, equipos, dotación, y alimentos. Manejo de inventario, analizar y evaluar cotizaciones. Realizar órdenes de compras. Registrar las compras en el sistema. Realizar órdenes de pago con sus respectivos soportes, registros de facturas. Seguimientos de Notas de entrega. etc.

PAGADURIA

Captar, registrar y elaborar los reportes respectivos relativos a los ingresos provenientes de pagos, venta de bienes, prestación de servicios, el manejo de la nómina, viáticos y auxilios.

Captar y depositar diariamente el dinero (cheque y efectivo) en el Sistema Bancario Nacional.

Proponer los lineamientos a seguir en materia de normas y medidas que permiten el funcionamiento dinámico y eficaz del sistema de tesorería.

Revisar y fiscalizar la documentación fuente que sustenta las operaciones de recaudación y de pagaduría.

Ejecutar las actividades de programación de caja, recepción, ubicación y custodia de fondos, así como la distribución y utilización de los mismos.

Controlar, preparar y efectuar el pago de proveedores por las obligaciones y los compromisos contraídos.

Efectuar las conciliaciones de las cuentas bancarias por toda fuente de financiamiento.

SELECCIÓN Y CAPACITACION

Tendrá a su cargo el proceso de selección para proceder a la contratación de nuevo personal, tendrá a su cargo la descripción de las tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeño que requiere cada puesto; los planes de recursos humanos a corto y largo plazos, que permiten conocer las vacantes futuras con cierta precisión , y permiten asimismo conducir el proceso de selección en forma lógica y ordenada, y finalmente, los candidatos que son esenciales para disponer de un grupo de personas entre las cuales se puede escoger.

Estos tres elementos determinan en gran medida la efectividad del proceso de selección.

La capacitación esta orientada a satisfacer las necesidades que las organizaciones tienen de incorporar conocimientos, habilidades y actitudes en sus miembros, como parte de su natural proceso de cambio, crecimiento y adaptación a nuevas circunstancias internas y externas.

La capacitación es, potencialmente, un agente de cambio y de productividad en tanto sea capaz de ayudar a la gente a interpretar las necesidades del contexto y a adecuar la cultura, la estructura y conceptos alrededor de los objetivos de la empresa.

El término capacitación se utiliza con frecuencia de manera casual para referirse a la generalidad de los esfuerzos iniciados por una organización para impulsar el aprendizaje de sus miembros, en cuestiones de desempeño de corto plazo.

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