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Curso básico de Excel

Autor: Faustino Acosta
Curso:
9/10 (2 opiniones) |3770 alumnos|Fecha publicación: 10/01/2011
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Capítulo 12:

 Las listas en Excel. Validación de los datos

Las listas en Excel

Las listas es una de las opciones que más se utiliza en Excel. Permiten almacenar datos en forma de columnas a modo de base de datos para posteriormente realizar cálculos, consultar datos, realizar sub-totales, etc.

Normalmente, una lista contiene las cabeceras de los datos en la primera fila. Estas cabeceras son los títulos de los campos. Un campo es un dato individual con un nombre propio.

Validación de los datos

Imagina que existe una celda que tendrá siempre un dato elegido de entre una lista. En vez de escribir manualmente ese dato, podemos crear una lista desplegable, restringir entradas, limitar el número de caracteres de la celda, mostrar mensajes de ayuda, etc.

1.     Sitúa el cursor en la celda D2.

2.     Accede a Datos - Validación y te aparecerá el siguiente cuadro:

Validación de los datos

En la lista desplegable Configuración podemos elegir qué valores serán válidos para la celda activa. Desplégala y observa las distintas posibilidades de la misma.

3.     Elige finalmente la opción Lista. Te aparecerá una casilla de texto; escribe lo siguiente (separado coma): Pedernales,Barahona,Azua,Bani,Neyba,Jimani

4.     Acepta el cuadro de diálogo. Observarás que ha aparecido una flecha típica de las listas desplegables:

validacion de los datos

5.     Prueba a desplegarla y observa su contenido:

datos

Desde aquí podemos elegir un valor más cómodamente. Ahora sólo falta aplicar la misma lista al resto de las celdas:

6.     Con el cursor situado en la celda de la lista que acabamos de crear, pulsa la combinación de teclas Ctrl + C(copiar al portapapeles).

7.     Selecciona el resto del rango (D3:D6)

8.     Pulsa Ctrl + V (pegar del portapapeles)

9.     Pulsa Esc para finalizar la selección.

Funciones especiales de búsquedaVamos a ver algunas funciones interesantes que podemos aplicar a las listas de datos.

BUSCARV: compara el valor de la búsqueda con la primera columna de la lista y nos devuelve un valor asociado en la misma fila.

BUSVARH: compara el valor de la búsqueda con la primera fila de la lista y nos devuelve un valor asociado en la misma columna.

COINCIDIR: compara el valor de búsqueda con el contenido de cierta columna que se le pasa como parámetro y devuelve el índice del registro de la lista.

INDICE: a partir del índice de la lista, nos proporciona el dato del campo o columna que se le pasa como parámetro.

Veamos algunos ejemplos en la práctica:

1.     Añade las siguientes celdas a la hoja y ordénalas por apellido.

datos

2.     Sitúa el cursor en A9 y escribe: Pérez Sánchez (puedes usar las opciones de Copiar y Pegar).

3.     Sitúa el cursor en la celda B9.

4.     Escribe la siguiente fórmula: =BUSCARV(A9,A2:A6,2)

5.     Pulsa la tecla Intro.

Observa que ha aparecido el nombre de la lista que corresponde con los apellidos escritos. Esta fórmula busca un valor (A9) en un rango de celdas (A2:D6) y nos devuelve el valor que encuentra dos posición a su derecha (contándose ella), es decir, el nombre.

Es una función que trabaja perfectamente para localizar datos en una lista extensa y devolvernos un dato concreto de la misma fila.

Si ahora pruebas a escribir otros apellidos que existan en la lista, comprobarás que la fórmula funciona y se actualiza.

NOTA: si la lista no está ordenada alfabéticamente, hay que añadir el parámetro FALSO en esta función. Por ejemplo: =BUSCARV(A9,A2:A6;2;FALSO) porque de lo contrario, no funcionaría correctamente.

Filtros de datos: Otra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos actúan en forma de lista desplegable y nos permite filtrar o elegir datos según unas condiciones específicas.

1.     Selecciona el rango de la lista A1:D6

2.     Accede a Datos - Filtro - Autofiltro y pulsa un click en cualquier parte de la lista para quitar la selección.

Observa que han aparecido las típicas flechas correspondientes a las listas desplegables comunes en Windows.

3.     Abre la lista correspondiente al campo Ciudad y selecciona Pedernales

dsf

4.     Vuelve a abrir la misma lista y selecciona la opción Todas.

5.     Abre la lista del campo Provincia y elige la opción Personalizar...

6.     Prepara el cuadro de diálogo de la siguiente forma:

Validación de los datos

1.     Acepta. Observa que han aparecido las provincias cuya inicial comience a partir de la letra L.

2.     Vuelve a mostrar todas las provincias.

En campos numéricos, podríamos por ejemplo ejecutar una consulta que nos mostrará los valores más altos, valores a partir de un número determinado, etc.

Algunas normas a tener en cuenta en la creación de listas son:

­  El tamaño máximo de una lista es el mismo que la hoja completa

­  Dejar un espacio por encima y por debajo de forma que la lista quede aislada del resto de la hoja.

­  Los títulos de los campos deben situarse en la primera fila.

­  No hay que dejar espacios en blanco al principio del nombre de un campo porque afectará a operaciones posteriores.

­  Se recomienda asignar formatos distintos a las cabeceras de columna y a los datos.

­  A ser posible, dejar una única lista en la hoja.

Las operaciones más comunes con listas son:

­  Utilizarla para imprimir listados.

­  Ordenarla por un campo en concreto.

­  Crear una ficha llamada "formulario" para trabajar con la lista.

­  Filtrar datos, es decir, obtener datos de la lista según unas condiciones específicas.

­  Crear informes de resumen de sub-totales de datos.

Crear una ficha de formulario:Vamos a ver cómo se crea una ficha de formulario.

1.     Debes crear en Excel la hoja de datos con los datos que ya te habíamos proporcionado anteriormente.

2.     Selecciona todo el rango de datos (A1:B6)

3.     dfsAccede a Datos - Formulario. Te aparecerá automáticamente la ficha:

La forma de utilizar esta ficha es sumamente sencilla:
-Para desplazarte por los registros debes pulsar las flechas de la lista.
-Observa en la parte superior derecha: muestra el número de registro (fila) donde estamos situados.
-Para crear uno nuevo, puedes pulsar el botón Nuevo.
-Para filtrar datos, debes pulsar el botón Criterios.

4.     Pulsa el botón Criterios.

5.     Pulsa click en el campo Ciudad y escribe: Pedernales.

6.     Pulsa el botón Buscar siguiente.

7.     Observa que ha aparecido el cuarto registro (4 de 5)

Si volviéramos a pulsar el mismo botón, aparecería el siguiente registro que cumpliese la condición especificada.

Ordenar una lista de datos: Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese una misma lista impresa y ordenada por diferentes campos (fechas, nombres, precios, etc). Para ordenar una lista, Excel dispone de dos opciones:

Ordenación rápida:Excel ordena rápidamente a través de un campo mediante el botón.

Orden ascendenteu Orden descencente situados en la barra de herramientas.

Ordenación por prioridades de campo:Excel permite ordenar también por varios campos. Imaginemos que en una misma lista ordenada por ciudades, existen tres registros de Valencia. Aparte podemos ordenar por Apellidos, o cualquier otro campo. En total, hasta tres campos.

1.     Cierra la ventana de Formulario si es que continúa abierta.

2.     Sitúa el cursor en cualquier celda de la columna C (columna de Ciudad).

3.     Pulsa el botón Orden ascendente de la barra de herramientas. Las listas

Observa que excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenado alfabéticamente por el campo Ciudad.

Podemos efectuar la misma ordenación pero en orden descendente a través del botón Las listas

4.     Accede a Datos - Ordenar y te aparecerá un cuadro de diálogo:

Las listas

Desde aquí podemos establecer los tres criterios de ordenación que comentábamos anteriormente. En la imagen se aprecia que por prioridad, queremos la ordenación a través del campo Provincia, y dentro de cada provincia que se repita, Excel ordenará también por el campo Ciudad.

5.     Compruébalo tú mismo introduciendo varios criterios de ordenación.

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