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Access. Base de datos y tablas

Autor: Julián Casas
Curso:
9,43/10 (7 opiniones) |13460 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 8:

 Tipos de campos en Access

Hemos visto en el apartado anterior que uno de los datos esenciales que hay que rellenar al definir los campos es el tipo de campo. El tipo de campo define el contenido que podrá almacenar el campo en el futuro. Por ejemplo, si es un campo Nombre, lo normal es que almacene caracteres de texto, pero un campo FechaNacimiento, almacenará una fecha y no un conjunto de caracteres.

La tabla 3.1 muestra los tipos de campo y cuál es el contenido para el que están pensados.

Tabla 3.1. Tipos de campos de las tablas

Tipos de campo            Descripción

Texto                             Se usa para incluir textos no muy extensos, como los nombres,                    apellidos, direcciones, etcétera.

Numérico                      Se usa para cantidades numéricas, que no sean monedas, y que

                                       se usen para realizar operaciones.

Fecha/Hora                  Se usa para las fechas y horas.

Moneda                        Se emplea para las cantidades de moneda.

Memo                            Se usa para guardar textos de los que no se conozca la longitud.

Autonumérico             Se usa para los campos clave, principalmente.

Sí/No                             Se usa para los campos que puedan tener dos posibles valores

                                       (Sí/No, lo más normal).

Objetos OLE                Se usa para incluir imágenes y objetos de otras apliciones.

Hipervínculo                Se emplea para incluir direcciones Web o archivos de una red.

Datos adjuntos            Se usa para incluir cualquir tipo de archivo admitido.

Multivalor                    Almacena más de un valor en un campo.

Normalmente, tomar la decisión sobre el tipo de campo que se quiere usar es muy sencilla, pero hay otras ocasiones en las que hay que pensarlo un poco. Por ejemplo, un código postal español consta de cinco dígitos, pero no se van a realizar operaciones con ellos (por ejemplo, no tiene sentido restar o sumar códigos postales). Por este motivo, se emplea un tipo de campo Texto y no Número.

Nota

Además, en Access los ceros delante de las cifras no se muestran. Por eso, si escribes 06005 en un campo de tipo Número, aparecerá sólo 6005, que no es un código postal correcto.

Prueba ahora tú como ejercicio y crea el resto de campos mostrados en la figura 3.1 (excepto el campo IdAlumno). Puedes utilizar el panel Plantillas de campos en la vista Hoja de datos para hacerlo rápido.

Consejo

A medida que realices cambios en la tabla, es aconsejable guardarla de vez en cuando haciendo clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

Los campos clave

El último tema esencial que debes conocer para definir tablas son los campos clave. Un campo clave es aquél que permite identificar un registro de una tabla frente al resto.

Si bien es posible crear tablas que no tengan campos clave, en bases de datos relacionales este tipo de campo se vuelve imprescindible, como veremos en nuestro ejemplo. Por eso, siempre que crees una tabla, piensa cuál puede ser su campo clave. Normalmente, hay dos opciones:

ð Hay un campo de la tabla que se sabe a ciencia cierta que no se va a repetir en dos registros de la misma. Por ejemplo, en una tabla de empresas proveedoras, puede haber un campo llamado CIF que contenga el Código de Identificación Fiscal de la empre­sa. Como este código es único para cada empresa, este campo nos sirve como campo clave.

ð No hay ningún campo que estemos seguros de que no se vaya a repetir. Por ejemplo, en nuestra tabla Alumnos, no hay ningún campo que no se pueda repetir para dos alumnos distintos. En estos casos, lo mejor es crear un campo adicional del tipo Autonumérico.

Los siguientes pasos muestran cómo definir un campo como campo clave:

1.  Access crea por defecto en cada tabla en blanco un campo clave (la primera fila que saltamos en la Vista Diseño).

2.  Si quieres definirlo tú, sitúa el punto de inserción sobre el campo que elijas como clave y haz clic sobre él. (Puedes seleccionar el campo completo haciendo clic en el botón situado a la izquierda del nombre del campo).

3.  Haz clic en el comando Clave principal de la ficha Herramientasde tabla. Obser­va que a la izquierda del nombre del campo aparece un icono en forma de llave indicando que es el campo clave.

En nuestro ejemplo, crea un campo clave llamado IdAlumno. Este tipo de campo va a ser un identificador de alumno que para evitar repeticiones será un campo Autonumérico. Completa este nuevo campo con los datos siguientes:

ð Nombre del campo: IdAlumno.

ð Tipo de campo: Autonumérico.

ð Descripción: Es el campo clave que identifica al alumno.

Insistimos en que estos campos claves son los que usaremos para relacionar las tablas, por tanto, son esenciales en las tablas relacionales. Ahora debe aparecer en tu pantalla una ventana como la de la figura 3.1.

Nota

La clave puede estar formada por más de un campo, pero no es lo normal. Por ejemplo, se puede usar como clave el teléfono y el nombre. Si quieres crear una clave formada por varios campos, selecciona el primer campo haciendo clic en el botón situado a su izquierda, pulsa la tecla Ctrly, sin soltarla, haz clic en el botón de selección de todos los campos que formarán la clave. Después, haz clic en el botón Clave principal de la cinta de opciones.

Capítulo anterior - Crear tablas en Access 

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