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Access. Base de datos y tablas

Autor: Julián Casas
Curso:
9,43/10 (7 opiniones) |13460 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 10:

 Plantillas de tablas. La tabla de profesores

Ya tenemos nuestra primera tabla completa, incluido su campo clave. Ahora vamos a crear otra de las tablas necesarias en nuestro ejemplo: la tabla de profesores, pero no desde cero como la tabla de alumnos, sino usando una de las plantillas de Access.

Si el panel Plantillas de campos nos facilita la creación de nuevos campos en una tabla, las plantillas de tablas nos facilitan la creación de una tabla.

Realiza los siguientes pasos para usarlo:

1.  Ve a la cinta de opciones y asegúrate de que muestra la ficha Crear.

2.  Ahora, haz clic, en el grupo Tablas, en el comando Plantillas de tabla.

3.  Se te mostrará el desplegble de la figura 3.7 con para que selecciones un tipo de plantilla.

4.  Selecciona la plantilla que más se parezca a la tabla que quieres crear. En nuestro caso, Contactos es la más apropiada.

asistente de tablas

Figura 3.7. Ventana del Asistente para tablas

Observa que vuelve a aparecer la ventana de presentación (o de hoja de datos) de la tabla.

Pero como aún nos queda pulir un poco más la tabla de la plantilla, vamos a pasar a la vista Diseño para modificarla de acuerdo a nuestras necesidades. Pulsa en la barra de estado en Vista Diseño. Dale el nombre de Profesores a la tabla.

Para empezar renombra el campo Id, por IdProfesor. Ahora veremos cómo eliminar campos de la plantilla que no nos interesan y moverlos para ordenarlos:

ð Para eliminar un campo haz clic sobre él y ejecuta el comando Eliminar filas en la cinta de opciones. Selecciona los campos Organización, Cargo, País, Página web y Datos adjuntos.

ð Para reordenar un campo de lugar haz clic sobre él y mantén presionado, arrastra el campo hasta su nueva posición y suelta el botón. Reordena ahora a tu gusto.

Nosotros hemos usado la secuencia de pasos anterior para crear la tabla Profesores con los siguientes campos: IdContacto (cuyo nombre hemos cambiado por IdProfesor), Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, EdoOProv, CódPostal, TeléfonoTrabajo, TeléfonoCasa, TeléfonoMóvil, NomCorreoElectrónico y Notas.

tabla profesores

Figura 3.8. Tabla Profesores

Las propiedades de los campos

Si observas de nuevo la ventana de diseño de una tabla de ejemplo (figura 3.4), verás que debajo de la zona de campos aparecen dos zonas más. A la izquierda está la zona de propiedades de los campos y a la derecha la zona de ayuda o comentarios sobre los campos y propiedades.

Las propiedades de los campos son muy importantes, ya que definen la manera en que se van a comportar los campos.

Hay muchas propiedades, que además dependen del tipo de campo del que se trate, pero las más importantes son:

ð Título. Esta propiedad indica cómo se va a mostrar el campo en los formularios e informes. Por ejemplo, si vuelves a la ventana de presentación de las tablas (figura 3.6), verás que los campos no muestran los nombres del campo, sino su título (por eso, aparece Código postal y no CódPostal, que es el nombre del campo).

ð Formato. Asigna un formato a las fechas y a los números.

ð Lugares decimales. Permite definir el número de decimales de un campo numérico o moneda.

ð Máscara de entrada. Sirve para indicar cómo hay que introducir los datos. Por ejemplo, si han de ser números o letras y cuántos.

ð Valor predeterminado. Permite asignar un valor por omisión al campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, si la ­mayoría de nuestros alumnos son de Málaga, incluir Málaga como valor predeterminado en el campo de la provincia puede ahorrar tiempo.

ð Regla de validación. Esta regla determina las condiciones que ha de cumplir un campo. Por ejemplo, se puede indicar que la fecha de inicio de un curso no pueda ser anterior a la fecha de hoy.

ð Texto de validación. En esta propiedad se incluye el texto que se le mostrará al usuario si el dato introducido no cumple la regla de validación indicada anteriormente.

ð Requerido. Obliga o no a incluir algún valor en este campo.

ð Permitir longitud cero. Esta propiedad indica si se puede ­incluir una cadena de longitud cero. Esta cadena no es más que incluir dos comillas seguidas sin nada en su interior.

ð Indexado. Permite indicar si el campo va a actuar como índice. Los índices sirven para que Access pueda hacer búsquedas ­sobre el campo de manera más rápida.

ð Compresión Unicode. Microsoft Access 2007 usa el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los ­datos en un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene representado por dos bytes en lugar de un único byte, lo cual permite admitir un máximo de 65.536 caracteres. Por ello, los datos de un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo requieren una cantidad mayor de espacio de ­almacenamiento. Con el fin de compensar este efecto de la ­representación de caracteres de Unicode y asegurar un óptimo funcionamiento, puedes establecer la propiedad Compresión Unicode a Sí.

Nota

Verás tres propiedades más que no vamos a tratar: las de IME son relativas al modo de tratar datos en lenguas asiáticas; y etiquetas inteligentes sirve para reconocer determinados tipos de datos, pero requiere crearlas.

Ahora tú solo

Ahora sólo resta crear dos tablas más, pero lo mejor es que lo intentes tú solo. La figura 3.9 muestra la tabla Cursos y la figura 3.10 muestra la tabla AlumnosPorCurso.

La primera tabla es la de cursos. En ella, vamos a almacenar la información general del curso: el título, las fechas de inicio y finalización, el profesor, etcétera. A la hora de crearla, hemos tenido en cuenta lo siguiente:

ð La hemos creado desde cero.

ð El campo IdCurso es el campo clave y es Autonumérico.

ð El campo IdProfesor tiene que ser Numérico para que se pueda enlazar con el campo del mismo nombre de la tabla Profesores. No puede ser un campo de tipo texto, ya que el campo clave de la tabla Profesores es Autonumérico.

ð Los campos de fecha y hora los hemos creado utilizando el panel ­Plantillas de campos. Para ello, hemos utilizado la vista Hoja de datos.

ð Hemos modificado la propiedad Título de los tres primeros campos, introduciendo, respectivamente, Id curso, Nombre curso e Id profesor.

ð Hemos guardado la tabla con el nombre Cursos.

diseño de tabla cursos

Figura 3.9. Vista de Diseño de la tabla Cursos

Finalmente, la figura 3.10 muestra la ventana de diseño de la última tabla: la tabla AlumnosPorCurso.

diseño de tabla access

Figura 3.10. Vista de diseño de la tabla AlumnosPorCurso

Esta tabla sirve para relacionar los alumnos con cada uno de los cursos. De hecho, sólo tiene tres campos: uno Autonumérico como clave, otro para indicar el alumno y otro para indicar el curso del que se trata.

En esta tabla, sólo tienes que tener en cuenta dos aspectos:

ð Los campos IdAlumno e IdCurso son Numéricos, ya que los vamos a relacionar con los campos clave de estas tablas que son Autonuméricos.

ð El único cambio que hemos realizado es incluir en las propiedades Título de los campos IdAlumno e Incurso los valores Id alumno e Id curso, respectivamente.

Modificar la estructura de la tabla

Hemos dejado para el final de este capítulo la explicación de la forma de cambiar una tabla una vez que la hemos creado. Ya hemos visto que en la ventana de diseño se definen los campos que forman una tabla y sus propiedades. Pues bien, para modificar una tabla después de crearla, sólo hay que volver a abrir su vista de diseño y realizar la operación que deseemos.

A continuación, explicamos cómo llevar a cabo las operaciones más típicas a la hora de modificar una tabla:

ð Seleccionar un campo. Para seleccionar un campo, solamente tienes que hacer clic en el botón gris que hay a la izquierda de la columna Nombredel campo y que recibe el nombre de botón de selección del campo. Observa en la figura 3.10 que el puntero del ratón se convierte en una flecha apuntando a la derecha cuando se sitúa en dicho botón.

ð Borrar un campo existente. Para borrar un campo, selecciónalo como se indicó en el párrafo anterior y pulsa la tecla Supr o selecciona el comando Eliminar filas de la ficha Diseño de Herramientas de tabla en la cinta de opciones.

ð Añadir un campo nuevo. Para añadir un campo nuevo, haz clic en la primera fila que esté vacía y comienza a escribir el nombre del campo como siempre. Si quieres añadir un campo entre dos ya existentes, selecciona el campo delante del que quieras crear el campo nuevo y ejecuta el comando Insertar filas de la ficha Diseño de Herramientas de tabla. Después, usa la nueva fila para escribir el nombre, el tipo y la descripción del campo.

ð Cambiar un campo de posición. También puedes mover un campo hacia arriba o hacia abajo. Para hacerlo, selecciónalo primero. Después, vuelve a hacer clic en el botón de selección del campo y arrástralo hacia arriba o hacia abajo para situarlo en la posición que desees.

ð Modificar el nombre del campo. Para cambiar el nombre de un campo, sólo tienes que hacer clic sobre dicho nombre y escribir lo que quieras.

ð Modificar el tipo de campo. El tipo de campo se modifica seleccio­nando otro tipo en la lista que aparece. Ten en cuenta que si la tabla contiene datos (o hay relaciones establecidas), puede que Access no te deje. De ahí la importancia de pensar bien la tabla antes de crearla.

ð Cambiar la descripción. La descripción es un texto no esencial. Por tanto, lo puedes cambiar cuando quieras haciendo clic en ella y borrando y añadiendo lo que desees.

ð Modificar sus propiedades. Las propiedades de un campo también se pueden cambiar cuando se quiera. Haz clic en el campo y, después, haz clic en la propiedad que desees cambiar.

Capítulo anterior - Abrir y cerrar tablas en Access

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