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Access. Base de datos y tablas

Autor: Julián Casas
Curso:
9,43/10 (7 opiniones) |13460 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 4:

 Empezar a trabajar con Access

Objetivos del capítulo 4, 5 y 6

•   Ejecutar el programa.

•   Crear la primera base de datos.

•   El panel de exploración.

En este capítulo aprenderás a ejecutar Access, a identificar los elementos del entorno de Access, a crear y guardar una base de datos, a cerrar y abrir bases de datos ya existentes y, una cosa realmente útil, a utilizar el sistema de ayuda de Access.

Familiarizarte con el entorno de una aplicación es muy importante; te recomendamos que leas detenidamente este capítulo para que puedas sacar todo el partido a los capítulos siguientes.

Ejecutar Access

Ya hemos visto qué es Access y la teoría básica que debes conocer sobre las bases de datos. Ha llegado el momento de empezar a trabajar con Access.

La primera operación que vamos a llevar a cabo es ejecutar la aplicación. Si conoces otras aplicaciones de Windows, como Word o Excel, verás que todas se ejecutan de la misma forma:

ð Haz clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows o pulsa Ctrl+Esc.

ð Haz clic en Todos los programas para ver el nombre de los programas instalados en tu ordenador.

ð Finalmente, haz clic en Microsoft Access dentro del grupo de programas de Office (figura 2.1).

Pasados unos segundos, aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access (figura 2.2).

inicio para ejecutar access

Figura 2.1. El menú Inicio para ejecutar Access

ventana inicial de access

Figura 2.2. Ventana inicial de Access

Crear una base de datos en Access

Hay varias formas de crear una base de datos de Access, dependiendo de dónde estemos en cada momento. Pero acabamos de ejecutar Access estamos en su primera pantalla, así que vamos empezar por ahí:

1.  Haz clic en la opción Basesde datos en blanco.

2.  Se actualizará la columna de la derecha de la página Introduccióna Microsoft Office Access para que completes el proceso.

3.  Si no quieres crear la nueva base de datos en la carpeta Documentos, selecciona la carpeta que desees en el cuadro Guardar en.

4.  Escribe el nombre de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo si no lo hiciste ya y pulsa Aceptar.

5.  Finalmente, haz clic en el botón Crear.

La figura 2.3 muestra el cuadro en nuestro ejemplo, para crear una base de datos llamada CentroDeFormación en Documentos.

archivo nueva base de datos

Figura 2.3. Cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos

Nota

Si quieres crear una base de datos cuando ya estás dentro de Access, ejecuta el Botón Office y luego el comando Nuevo. Volverás a la página Introduccióna Microsoft Office Access.

La figura 2.4 muestra el resultado de crear la base de datos CentroDeFormación. Verás que Access va adelantando trabajo y muestra una tabla lista para empezar a trabajar. Pero vamos poco a poco y observa el entorno de trabajo del programa.

trabajo de access

Figura 2.4. Entorno de trabajo de Access

Esta ventana tiene una serie de elementos que vamos a utilizar continuamente en el trabajo con Access y que se citan a continuación:

ð Barra de título. Indica que la aplicación que estamos usando es Microsoft Access. Si estuviese abierta una base de datos, aparecería también el nombre de la base de datos.

ð Botón de Office. Sustituye al antiguo menú Archivo de los programas de Office. Contiene comandos básicos para abrir, guardar, cerrar o imprimir los archivos de trabajo. Lo utilizaremos bastante a lo largo de los capítulos.

ð Cinta de opciones: Contiene los comandos de Access. Al igual que en todas las aplicaciones de Office, los comandos aparecen organizados en fichas y, dentro de ellas, en grupos. El criterio para agruparlas es una tarea o función común, por ejemplo, las herramientas para escribir se agrupan en el grupo Fuente, en la ficha Inicio. Algunas fichas solo aparecen cuando las necesitamos, así no resulta tan agobiante el interfaz de Access.

ð Barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido de Access puede contener botones que sirvan como atajos a los comandos de las fichas de la cinta de opciones. En otras palabras, que en lugar de buscar y abrir la ficha y ejecutar dicho comando, se puede hacer clic simplemente en un botón de esta barra. Ahora solo tiene tres comandos (guardar, deshacer y rehacer), pero su gran ventaja es que es totalmente personalizable.

Nota

Añade los comandos que quieras a la barra de acceso rápido. Junto al comando Rehacer, pulsa en Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. En el desplegable podrás agregar los que Access te sugiere poniendo marcas de verificación o cualquiera si pulsas en Más comandos; aquí además podrás ordenarlos.

ð Botón Minimizar. Este botón quita la ventana de Access de la pantalla y la sitúa como un botón en la barra de tareas de Windows. Para volver a usar Access, no hace falta volver a ejecutarlo, sólo hay que hacer clic en un botón de la barra de tareas.

ð Botón Maximizar. Sirve para agrandar el tamaño de la ventana de Access al máximo, de forma que no se vea nada más en la pantalla del ordenador. Cuando se usa este botón, se convierte en el botón Restaurar.

ð Botón Restaurar. El botón Restaurar sirve para devolver a la pantalla el tamaño que tuviera antes de usar el botón Maximizar o el botón Minimizar. Prueba ahora estos pasos para ver cómo funciona:

ð Pulsa el botón Restaurar y observa que la ventana de Access se vuelve más pequeña, dejando ver el fondo del escritorio de Windows.

ð Observa que el botón Restaurar se ha transformado en otro botón con un cuadrado dentro. Es el botón Maximizar.

ð Pulsa el botón Maximizar para volver a la situación de la figura 2.4.

ð Botón Cerrar. Sirve para cerrar Access y quitarlo de la memoria del ordenador. Una vez cerrado, puedes volver a ejecutarlo siguien­do los pasos indicados al principio del capítulo.

ð Barra de estado. La barra de estado muestra información ­diversa, dependiendo del trabajo que estés realizando en ese momento. Normalmente, ofrece alguna ayuda sobre la tarea que tenemos que realizar. En su parte derecha, muestra si se encuentran pulsadas las ­teclas especiales del teclado (BloqMayús, BloqNum, etcétera).

Panel de exploración

Hemos dejado para el final el elemento más importante. El panel de exploración es la parte principal de todo el trabajo que se realiza en Access. Si en la figura 2.4 se muestra una ventana vacía (ya que acabamos de crear la base de datos), la figura 2.5 muestra un panel de exploración con todos los objetos de la base de datos que iremos creando a lo largo de este libro.

panel de exploración con varios objetos

Figura 2.5. Panel de exploración con varios objetos

Vamos a verlo con detalle siguiendo la figura 2.6:

ð Menú: cambia las categorías por las se agrupan los objetos. Haz clic en él para ver las categorías que están en uso, o con el botón secundario para otras tareas como iniciar el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

ð Botón para abrir o cerrar la barra:Expande o contrae el panel de exploración. El botón no oculta el panel por completo.

ð Cuadro Buscar: si acabas teniendo una base de datos extensa querrás buscar objetos rápidamente. Introduce el nombre de un objeto y, a medida que escribes, el panel ocultará cualquier grupo que no contenga objetos que coincidan con el texto.

ð Grupos: por defecto el panel muestra los grupos visibles como conjuntos de barras. Para expandirlos o cerrarlos, haz clic en las flechas. Recuerda que los nombres de grupos cambian a medida que se cambia de categoría.

ð Objetos de la base de datos: son las tablas, los formularios, los informes, etc. Los objetos que aparecen en un grupo concreto dependen de la lógica que haya detrás de la categoría primaria. Por ejemplo, si usas la categoría Tipo de objeto, el panel crea grupos separados para las tablas, los formularios, los informes, etc. A su vez, cada grupo muestra aquellos objetos que pertenecen ahí lógicamente: un grupo de tablas muestra sólo las tablas, etc.

ð Espacio en blanco: haz clic con el botón secundario en la parte inferior del panel para realizar varias tareas como cambiar las categorías, ordenar los elementos y mostrar y ocultar los detalles (como, por ejemplo, la fecha de creación).

elementos del panel de tareas

Figura 2.6. Elementos del panel de tareas

Veremos cómo usar todos estos elementos conforme vayamos incorporando elementos a nuestra base de datos.

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