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Access. Base de datos y tablas

Autor: Julián Casas
Curso:
9,43/10 (7 opiniones) |13460 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 7:

 Crear tablas en Access 

Objetivos del capítulo 7, 8, 9 y 10

•   Crear la primera tabla.

•   Los campos claves.

•    El asistente para tablas.

 

El elemento fundamental de una base de datos son las tablas. En este capítulo aprenderás todo lo referente a las tablas de una base de datos: cómo crearlas desde la vista diseño, cómo consultar su contenido y cómo definir sus propiedades.

Aprenderás también el concepto de campo clave, que nos ayudará a comprender las relaciones entre tablas (las relaciones entre tablas se tratan en el siguiente capítulo).

Crear la primera tabla

Ya hemos visto que en una base de datos de Access puede haber varios objetos: tablas, consultas, formularios, etcétera. Nuestra insistencia en este tema es para evitar que confundas las bases de datos con las tablas, como ya vimos.

Pues bien, como los objetos esenciales en las bases de datos son las tablas, vamos a empezar nuestro trabajo creando las tablas de nuestra base de datos. Para hacerlo, vamos a usar el mismo ejemplo que empleamos para explicar los conceptos de tablas relacionadas: un curso de formación en un centro.

Pensar la tabla antes de crearla

A la hora de crear una tabla, el primer paso es tener claro qué contenido queremos almacenar en dicha tabla. En el ejemplo de los alumnos, tenemos que decidir qué información de cada alumno vamos a incluir en la tabla: su nombre, los apellidos, la dirección, etcétera.

Como ya vimos en el capítulo 1, cada «categoría» de información se llama campo de la tabla. Por tanto, hay que decidir cuáles van a ser los campos de la tabla. A la hora de decidir los campos, hay unas normas básicas:

ð Usar nombres de campos que tengan sentido, ya que esto facilitará el trabajo de llenado de la tabla y su posterior comprensión.

ð Crear todos los campos que sean necesarios, teniendo en cuenta que es mejor que los datos estén en distintos campos si vamos a realizar búsquedas por ellos. Por ejemplo, puede haber un campo Dirección que incluya la dirección, el código postal y la población, pero eso impedirá que en el futuro puedas ordenar la tabla por códigos postales o por poblaciones, que es muy útil. Es mejor crear un campo Dirección, otro campo Población y otro Código postal.

ð No usar como campo un valor que se calcule a partir de otros campos. Por ejemplo, no incluir un campo con el precio con IVA, otro con el precio sin IVA y otro con el IVA correspondiente.

En el caso concreto de los alumnos, la lista de campos podría ser la mostrada en la figura 3.1, que es el resultado final de esta parte del capítulo:

campos de tabla

Figura 3.1. Ejemplo de los campos de la tabla

ð El Nombre del alumno.

ð Los Apellidos del alumno. Observa que separamos el nombre de los apellidos, para poder realizar búsquedas y clasificaciones por estos apellidos.

ð La Dirección que incluye la calle (avenida o plaza), el número, el piso y la letra. Pero no incluye la población, ni la provincia ni el código postal.

ð La Población en la que vive.

ð El Código postal.

ð La Provincia.

ð El teléfono particular.

ð El teléfono del trabajo.

ð El teléfono móvil.

ð La fecha de nacimiento (para felicitarle por su cumpleaños).

ð Un campo de Notas. El campo Notas es muy útil en la mayoría de las tablas para escribir lo que se quiera sobre el contenido de un registro.

Crear una tabla desde cero

El título de este apartado se debe a que hay varias formas de crear una tabla. Para crear la tabla de alumnos, vamos a hacerlo desde cero, sin ayuda de ningún asistente de Access.

Nota

Los asistentes son comandos especiales de Access preparados para ayudar en la creación o modificación de tablas, consultas, formularios, etcétera.

Los pasos que tienes que seguir son:

1.  Abre la base de datos en la cual quieres crear la tabla. Ya vimos cuál es el proceso en el capítulo anterior: primero ejecuta Access y después haz clic en el nombre de la base de datos. En nuestro ejemplo, selecciona CentroDeFormación y haz clic en Aceptar.

2.  En la ficha Crear de la cinta de opciones, haz clic en el comando Tabla situado dentro del grupo de comandos Tablas. El área de trabajo mostrará la tabla vacía en el modo vista Hoja de datos, que recuerda a las hojas de cálculo de Excel porque se compone de filas, columnas y celdas.

3.  Para empezar a crear los campos de la tabla, es mejor cambiar al modo de vistaDiseño; para eso ve a la cinta de opciones en su ficha Herramientas de tabla, y pulsa en el grupo Vistas el comando Ver, elige Vista Diseño. Observa que el punto de inserción está en la columna Nombredel campo de la primera fila.

4.  Escribe el nombre del campo. Por ejemplo, escribe Nombre para nuestro ejemplo (referido al nombre del alumno).

5.  Pulsa la tecla Tabpara ir a la columna Tipode datos.

6.  Selecciona el tipo de campo del que se trata. Los tipos de campos los veremos a continuación, pero selecciona ahora Texto.

7.  Pulsa Tab de nuevo para ir a la columna Descripción.

8.  Escribe una breve explicación del campo. Por ejemplo, Contiene el nombre de pila del alumno (figura 3.2).

9.  Pulsa Tab para pasar a la siguiente fila (correspondiente al siguiente campo) y repite los pasos 4 a 9 para cada uno de los campos de la tabla.

10.  Cuando termines de definir los campos, haz clic en el botón Cerrar de la barra de título de la tabla.

11.  Teclea el nombre de la tabla (Alumnos en nuestro ejemplo) y haz clic en Aceptar. Si aparece un cuadro que hace referencia a la clave principal de la tabla, haz clic en No.

Prueba ahora a crear los primeros cuatro campos de nuestra tabla con esta secuencia de pasos y guárdala con el nombre Alumnos como se indica en el paso número 11.

ventana de diseño de la tabla

Figura 3.2. Ventana de diseño de la tabla con el primer campo

Agregar nuevos campos

Ya hemos creado cuatro campos de nuestra tabla. Los hemos creado desde cero y hemos visto cómo se hace desde la vista Diseño, rellenando por filas un nombre de campo, su tipo y una breve descripción. Ahora veremos cómo crear campos en la vista Hoja de datos:

1.  Cambia a la vista Hojade datos pulsando el comando Ver en la cinta de opciones o en el botón Vista Hoja de datos de la barra de estado.

2.  En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Nuevo campo. Aparece un panel nuevo a la derecha, Plantillas de campos.

3.  Selecciona los campos campos que quieras en el panel y arrástralos a la tabla. En nuestro caso, busca en las categorías y haz clic en Código Postal. Cuando aparezca la línea de inserción, suelta el botón y el campo quedará en esa posición.

4.  Finalmente, cierra el panel Plantillas de campos.

De esta manera ahorras más tiempo que si los escribes uno a uno como en el apartado anterior. Pero hay otra forma de economizar tiempo, si ya lo invertiste en crear campos en otras tablas. Puedes añadir campos desde otras tablas:

1.  Asegúrate de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

2.  En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Agregar campos existentes. Aparecerá un panel similar al que hemos visto antes, pero fíjate que este se llama Lista de campos, es decir, contiene los campos de las otras tablas que tengamos en nuestra base de datos, agurpadas en categorías.

3.  Explora en el panel pulsando en los signos + para expandir las tablas y arrastra los campos que desees del panel Lista de campos a la tabla que estamos editando en el área de trabajo.

 plantilla de campos

Figura 3.3. Crear campos desde Plantillas de campos

vista diseño

Figura 3.4. Nuevo campo creado en la Vista Diseño

 

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