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Access. Base de datos y tablas

Autor: Julián Casas
Curso:
9,43/10 (7 opiniones) |13460 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 1:

 Concepto de base de datos

Objetivos del capítulo 1, 2 y 3

•   El concepto de base de datos.

•   Las tablas en las bases de datos.

•   Bases de datos relacionales.

En este primer capítulo podrás aprender qué es Access, qué es Microsoft Office y cuáles son sus aplicaciones.

También aprenderás los conceptos fundamentales y la terminología básica de las bases de datos: relaciones, bases de datos relacionales, tablas, etcétera.

 

Una base de datos es un conjunto de información que está relacionada entre sí y que se almacena de una forma organizada. En esta definición, que más que exacta pretende ser clara, hay que destacar varios aspectos.

Una base de datos está formada por información. La información tiene relación entre sí. Esto quiere decir que la información de una base de datos tiene un fin determinado. Por ejemplo, una base de datos se puede crear con la información referente a los libros de una biblioteca, o a los clientes de un negocio, pero no se considera una base de datos las notas dispersas que podemos tomar en una hoja de papel.

La información tiene que estar organizada. Lo veremos mucho mejor con los ejemplos que se incluyen a continuación, pero esto quiere decir que la información almacenada ha de seguir un patrón (almacenar siempre los mismos datos de los clientes, por ejemplo, o los mismos datos de un libro en el ejemplo de la biblioteca).

Nota

La ayuda de Access define una base de datos como «una recopilación de información relativa a un asunto o un propósito particular». El significado es el mismo: información relacionada con un asunto determinado.

Por tanto, las bases de datos están pensadas para almacenar información de una forma organizada para su posterior consulta o modificación.

Un ejemplo de base de datos

Lo mejor para entender qué es una base de datos es ver un ejemplo. Vamos a crear a lo largo de los capítulos de este libro una base de datos que nos ayude a gestionar los cursos de un centro de formación. Si pensamos en este ejemplo, parece evidente que necesitamos guardar información sobre:

ð El nombre del curso.

ð Los alumnos que van a asistir al curso.

ð El profesor de dicho curso.

ð La fecha de inicio y la fecha de finalización.

ð El horario.

Nota

El objetivo de este ejemplo y de otros que usaremos en el libro es el de ilustrar conceptos y modos de llevar a cabo las actividades. El ejemplo en sí puede no ser totalmente útil en la vida real, ya que lo iremos modificando para mostrar el mayor ­número de conceptos posible.

Observa la figura 1.1. Es una tabla que muestra la información indicada anteriormente. Como ves, en las distintas filas de esta tabla se pueden ver los alumnos y el profesor de cada curso.

base de datos

Figura 1.1. Ejemplo de base de datos

Nota

Como ejemplo de lo dicho antes, no te fijes mucho en los ­posibles fallos o mejoras del ejemplo; así, aparece sólo un apellido de cada alumno o el teléfono del profesor, pero no su dirección. Nuestra idea es que sirva para que veas qué son las bases de datos relacionales y sus ventajas frente a las simples. Cuando creemos el ejemplo real, solucionaremos ­estos problemas.

Como ves, estos datos tienen relación entre sí. En cada fila aparecen los datos de un alumno de un curso (y las filas tienen relación entre sí ya que hablan de alumnos y de cursos).

Del mismo modo, la información está organizada, ya que muestra los mismos datos en cada una de las filas. No tenemos los apellidos de un alumno y el nombre de la madre de otro; tenemos los mismos datos de cada alumno: su nombre, su apellido y su teléfono.

El hecho de que la figura 1.1 muestre una tabla ya nos da una idea de la importancia de las tablas en las bases de datos. De hecho, son el elemento principal del trabajo con bases de datos.

Terminología de bases de datos

En la figura 1.1 hemos visto que las tablas estaban formadas por filas, columnas y celdas. Pues bien, en las bases de datos, en lugar de hablar de filas, se habla de registros; en lugar de columnas, se habla de campos y en lugar de celda se habla de dato.

Además, los campos se identifican por su nombre, mientras que los registros se identifican por su número. Por tanto, vemos que la figura 1.1 tiene 10 registros y 9 campos. El dato Pedro de dicha tabla es el campo Nombre alumno del tercer registro.

Capítulo siguiente - Tablas como bases de datos simples

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