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Access. Base de datos y tablas

Autor: Julián Casas
Curso:
9,43/10 (7 opiniones) |13460 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 5:

 Cerrar una base de datos

La base de datos creada está vacía por ahora. En el capítulo siguiente empezaremos a crear sus tablas y a trabajar en realidad con los datos.

Ahora vamos a ver cómo cerrar la base de datos que estemos usando. Esta operación se suele realizar cuando se quiere seguir trabajando con Access, pero no con la base de datos actual.

Para cerrar la base de datos actual:

ð Haz clic en el Botón Office.

ð Selecciona la opción Cerrarbase de datos.

Abrir una base de datos existente

Una vez que has cerrado una base de datos, puedes volver a abrirla en cualquier momento.

Lo normal es que quieras abrirla nada más entrar en Access. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1.  Ejecuta Access como siempre.

2.  En la ventana inicial (figura 2.2), observa ahora que en la columna de la derecha aparecen las últimas bases de datos usadas en la sección Abrirbases de datos reciente, en nuestro caso la que acabamos de cerrar.

3.  Haz clic en la base de datos que quieras abrir, si hay más listadas.

Si no encuentras la base de datos que quieres abrir en esa lista, pulsa en el botón Más, y aparecerá el cuadro de diálogo Abrir (figura 2.7).

diálogos abrir access

Figura 2.7. Cuadro de diálogo Abrir

Si tienes abierta una base de datos, pulsa en el Botón Office y luego en el comando Abrir y aparecerá el mismo cuadro de diálogo Abrir. Este es similar al que vimos en la figura 2.3, así que no encontraremos dificultad en utilizarlo: si el archivo de la base de datos se encuentra en una carpeta distinta a Documentos, selecciónala dentro del cuadro Buscar en. Haz doble clic sobre el nombre del archivo de la base de datos que quieras abrir.

Nota

A diferencia de otras aplicaciones de Windows, como Word o Excel, no es posible abrir más de una base de datos a la vez desde Access. Si quieres abrir más de una base de datos, tienes que ejecutar Access tantas veces como bases de datos quieras abrir.

Salir de Access

Cuando se termina de trabajar con Access y no se va a usar durante un tiempo, es conveniente cerrarlo para liberar la memoria del ordenador. Cuando se sale de Access, se cierra la base de datos que esté abierta. Esta operación es muy sencilla y se puede llevar a cabo de varias formas:

ð Haz clic en el botón Cerrar de la ventana de Access.

ð Selecciona la opción Salirde Access del Botón Office.

Una vez hayas salido de Access, puedes usarlo en cualquier momento ejecutándolo de nuevo, o haciendo doble clic sobre un archivo de bases de datos de Access. En ese caso se ejecutará Access y abrirá al mismo tiempo la base de datos.

Trabajar con archivos de Access de distintas versiones

Office 2007, y por inclusión Access, utiliza una nueva forma de codificar sus archivos y la mala noticia es que no se lleva muy bien con la manera de guardar los archivos en las versiones más antiguas del paquete. Independientemente de las nuevas ventajas que el nuevo formato de archivo puede soportar, tendremos que adaptar nuestra manera de trabajar si vamos a compartir las bases de datos que creemos o si vamos a reutilizar las que teníamos.

Puedes abrir normalmente una base de datos de una versión anterior porque Access 2007 utiliza un comprobador de compatibilidad que se asegura de que no haya especificada ninguna característica incompatible. Cuando guardes el archivo, el comprobador de compatibilidad te informará de esas características y podrás quitarlas antes de guardar.

De este modo te aseguras de que no empleas ninguna novedad de la versión 2007 que otro usuario con una versión más antigua no podrá disfrutar.

Nota

Access te informa en la barra de título de si trabajas con una base de datos de una versión anterior a Access 2007: pone entre paréntesis la versión con la que se creó el archivo.

Después de trabajar con una base de datos de un formato anterior debes guardarla en el mismo formato para que puedan seguir utilizándola los usuarios de esa versión. Para ello pulsa el Botón Office y elige el submenú Guardar como... (figura 2.8), selecciona la versión conveniente y guarda el archivo como ya vimos al crear la base de datos (figura 2.3).

guardar como access

Figura 2.8. Opciones de Guardar como

Sin embargo, si vas a actualizar una base de datos que solo utilizarás tú, es mejor que la conviertas al nuevo formato. Es muy fácil, pulsa en el Botón Office y elige la opción Convertir. Access te pedirá que guardes la base de datos en el nuevo formato, tras ese paso tendrás todas las ventajas de Access 2007 en tus antiguas bases de datos

Nota

Para diferenciar un archivo de Access 2007 de uno de una versión anterior fíjate en su extensión: *.accdb, mientras que las versiones anteriores tienen la extensión *.mdb.

Nota

Las versiones anteriores a 2007 sí pueden abrir un archivo, relativamente, porque requieren descargar de la web de Miscrosoft, e instalar, unos convertidores de archivo necesarios.

Capítulo siguiente - La ayuda de Access

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