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Access. Base de datos y tablas

Autor: Julián Casas
Curso:
9,43/10 (7 opiniones) |13460 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 3:

 Bases de datos relacionales

Como ves, el problema de modificar datos cuando se trabaja con una sola tabla es importante. La solución pasa por usar varias tablas para almacenar la misma información, logrando así que no haya información repetida en ninguna tabla. Vamos a verlo.

Las figuras 1.2, 1.3 y 1.4 muestran los mismos datos que la figura 1.1 pero en tres tablas distintas. De hecho, la figura 1.2 incluye información sobre los profesores, la figura 1.3 presenta información sobre los alumnos y la figura 1.4 información sobre los cursos.

datos de profesores

Figura 1.2. Datos de los profesores

datos de alumnos access

Figura 1.3. Datos de los alumnos

datos de los cursos access

Figura 1.4. Datos de los cursos

¿Qué pasaría ahora si quisiéramos cambiar el teléfono de un profesor? Simplemente buscaríamos los datos de dicho profesor en la tabla de profesores, modificaríamos su teléfono y ya está. Sólo habría que hacerlo en un sitio y una sola vez.

Este modo de trabajar con varias tablas ofrece las siguientes ventajas:

ð La rapidez. Sólo hay que buscar el dato una vez y cambiarlo.

ð La seguridad. Al incluir el teléfono del profesor en una sola tabla, no es posible cambiarlo en un sitio sí y en otro no. Por tanto, evitamos la posibilidad de incoherencia de datos.

ð La facilidad a la hora de borrar datos. Si queremos eliminar los datos de un profesor o de un alumno, no tenemos que ir buscándolo por cientos de filas, ya que sólo aparecen una vez en una tabla.

En el caso de tener que cambiar un profesor por otro, sólo habría que buscar el curso en cuestión y cambiar el código del profesor para escribir el correcto. Si queremos que el curso de Ofelia Casas lo imparta Jerónimo Luengo, cambiamos el código P001 por el código P004 y ya está.

Como ves, el “truco” consiste en no repetir datos en las tablas. Los datos de cada profesor (dirección, teléfono, apellidos, etcétera) aparecen una única vez en cada fila de la tabla de profesores. En la tabla de cursos, sólo aparece el código del profesor y, por tanto, no hay que repetir ningún dato, como la dirección o el teléfono.

Las relaciones entre tablas

El nombre de base de datos relacional viene del hecho de que para trabajar con los datos de distintas tablas es necesario que haya una relación entre ellas. Por ejemplo, ¿cómo sabemos cuál es el profesor que imparte el curso de Office?

Con las tablas anteriores, los pasos que se siguen para obtener esta información son:

ð En la tabla de cursos, se busca el curso en cuestión. En nuestro ejemplo, el curso de Office es el primero.

ð En la fila relativa al curso, se busca el profesor, que se identifica con el código P001.

ð Acudimos a la tabla de profesores y buscamos el que corresponda al código P001. En este caso, es el profesor de la primera fila, y encontramos todos sus datos en la primera fila de la tabla de profesores.

Nota

Aunque parezca un poco lioso, Access permite hacer esto de manera automática y, por tanto, mucho más rápidamente.

Por tanto, estas tablas están relacionadas mediante el código del profesor. Si no incluimos este dato de un profesor en la fila de un curso, nos sería imposible “relacionar” un curso con su profesor correspondiente.

Las bases de datos en Access

Aunque anteriormente hemos identificado las bases de datos con una o varias tablas, en Access el término base de datos va más allá.

En concreto, en Access una base de datos puede contener los siguientes elementos u objetos:

ð Tablas. Las tablas almacenan las series de datos en sí. Como hemos visto en este capítulo, la forman registros (filas) y campos (columnas). Es el único elemento obligatorio en una base de datos. Por tanto, una base de datos no existe si no tiene una o varias tablas.

ð Formularios. Los formularios tienen la misión de mostrar los datos existentes en las tablas. También sirven para modificar, añadir y eliminar dichos datos.

ð Consultas. Las consultas son objetos especiales que sirven para localizar datos en las tablas. Se llaman consultas ya que el modo de localizar un dato consiste en “consultar” los datos que cumplen ciertas condiciones.

ð Informes. Los informes tienen la misión de mostrar los datos por la impresora, de forma que podamos hacérselos llegar a cualquier persona.

ð Páginas. Las páginas permiten mostrar y modificar datos de las tablas en Internet o en una Intranet.

ð Macros. Las macros sirven para automatizar operaciones con Access, como abrir una tabla desde un formulario.

ð Módulos. Los módulos son pequeños programas que permiten definir cómo trabajan nuestros formularios, realizar cálculos complejos en los informes, etcétera.

En este libro veremos las tablas, las consultas, los formularios y los informes, que constituyen los elementos esenciales de las bases de datos de Access.

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