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Access. Base de datos y tablas

Autor: Julián Casas
Curso:
9,43/10 (7 opiniones) |13460 alumnos|Fecha publicación: 23/06/2010
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Capítulo 9:

 Abrir y cerrar tablas en Access

Ya hemos creado nuestra primera tabla. Hemos terminado de definir los campos que contiene la tabla Alumnos y hemos creado su campo clave.

En muchas de las figuras que hemos visto hasta ahora se muestra la vista de Diseño de la tabla. Esta vista, como su nombre indica, sirve para diseñar la tabla, pero no sólo al crearla, sino siempre que deseemos realizar algún cambio en las características de dicha tabla.

Vamos a aprovechar esta vista para ver una serie de operaciones que son comunes a todas las ventanas de Access (ya sean de tablas, de consultas o de cualquier otro objeto de una base de datos).

Cerrar la tabla

Una vez terminados de definir los campos de la tabla, sólo resta cerrar la tabla. Para cerrar una ventana de la tabla (o de cualquier otro objeto) sólo tienes que seguir estos dos pasos:

1.  Haz clic en el botón Cerrar de dicha ventana. Si has realizado alguna modificación en la tabla desde la última vez que la guardaste, Access te preguntará si quieres guardar dichos cambios.

2.  Haz clic en para almacenar los cambios y en No para dejar la tabla como estaba la última vez que la guardaste.

Al terminar de cerrar la tabla, volverás al panel de exploración, pero con una diferencia muy importante: aparecerá la tabla creada en el panel, tanto si este muestra todos los objetos de la base de datos como si filtras los tipos de objetos por el grupo Tablas (figura 3.5).

base de datos con tabla

Figura 3.5. Ventana de la base de datos con una tabla

Abrir una tabla

Una vez creada la tabla, puedes abrirla cuando quieras con estos pasos:

1.  En panel de exploración, haz clic en el menú y elige Tablas para ver las tablas que existen en la base de datos (figura 3.5).

2.  Haz clic secundario en la tabla que quieres abrir.

3.  Selecciona la opción Abrirdel desplegable que aparece, o bien elige Vista Diseño para abrirla tabla directamente en esa vista.

Consejo

Como atajo, también puedes hacer doble clic sobre el nombre de la tabla para abrirla.

La figura 3.6 muestra el resultado de abrir la tabla Alumnos que hemos creado. Se abre en la vistaHoja de datos, distinta a la usada para definir las tablas. Esto se debe a que las tablas, al igual que el resto de objetos de Access, pueden verse en varias vistas.

ventana hoja de datos de la tabla

Figura 3.6. Ventana de hoja de datos de la tabla

La vista de Hoja de datos

La vistaHojade datos también se llama ventana de presentación ya que sirve para presentar los datos existentes en una tabla ordenados en filas y columnas. De hecho, esta ventana sirve para introducir, ver y modificar los datos de la tabla.

Es importante que comprendas bien la diferencia entre la vista de diseño y la vista de presentación, ya que se repiten estos conceptos en los formularios, consultas, etcétera.

ð La vista de diseño de la tabla sirve para definir la estructura de la tabla, pero no se trabaja directamente con los datos. Esto es, para indicar qué campos tendrá la tabla, de qué tipo y qué propiedades o características tendrán esos campos.

ð La ventana de presentación sirve para ver o modificar datos de la propia tabla.

Por tanto, si queremos añadir nuevos campos en la tabla (por ejemplo, el campo CorreoElectrónico), sería más apropiado rellenar las filas de la vista Diseño (aunque ya vimos que podemos crearlos con el panel Plantillas de campos en la vista Hoja de datos), porque así evitas modificar algún dato por error.

Si lo que queremos es añadir un nuevo alumno a nuestra tabla o cambiar su teléfono, tenemos que usar la ventana de presentación.

La forma de pasar de la ventana de presentación a la ventana de diseño (y viceversa) es tan sencilla como hacer clic en el botón Ver del grupo de comandos Vistas en la cinta de opciones (en las fichas Inicio y Herramientas de tabla) o en la barra de estado. Prueba ahora y verás que es muy sencillo.

Nota

Si quieres pasar de la ventana de diseño a la de presentación y no has guardado los últimos cambios de la tabla, Access te preguntará si quieres guardarlos.

En realidad, la ventana de presentación de la tabla no se utiliza mucho, ya que para ver o modificar los datos de las tablas se suelen utilizar los formularios, que veremos en otro capítulo del libro.

Sin embargo, veremos cómo usarla brevemente en el siguiente capítulo al introducir los primeros datos de nuestras tablas.

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