12.212 cursos gratis
8.329.017 alumnos
Facebook Twitter YouTube
Busca cursos gratis:

Base de datos en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |24338 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
Envía un mensaje al autor

Capítulo 9:

 Vista de diseño en Access

La figura 15.3 muestra el resultado de la consulta creada con el asistente. Esta ventana se llama de hoja de datos y es similar a la que se obtiene cuando se abre una tabla desde el panel de exploración.

Esta hoja de datos se puede usar para ver, añadir y modificar datos en las tablas, pero recuerda que siempre aconsejamos hacerlo con los formularios.

Pues bien, además de la hoja de datos, las consultas también disponen de una vista de diseño, que permite modificar las consultas (igual que la hoja de diseño de la tabla sirve para modificar una tabla o la vista de diseño de los formularios sirven para modificar los formularios).

Para ver la vista de diseño de una consulta:

1.  En panel de exploración, asegúrate de que muestra todos los objetos. Verás la consulta que acabamos de crear.

2.  Selecciona la consulta y haz clic secundario sobre ella.

3.  Finalmente, elige la opción Vista Diseño.

La figura 15.4 muestra la vista de diseño de nuestra consulta de ejemplo. En esta ventana, hay dos partes esenciales:

ð En la parte superior, aparece la tabla (o tablas) de las que se muestran datos en la consulta. En nuestro ejemplo, la tabla Profesores.

ð En la parte inferior, aparece la cuadrícula que define la consulta formada, a su vez, por varias filas y columnas:

ð  Aparece una columna por cada campo añadido a la consulta. En nuestro ejemplo, hay cinco columnas, una por campo.

ð  La fila Campomuestra el nombre del campo.

ð  La fila Tabla indica de qué tabla proviene dicho campo. Sólo es importante cuando se usan datos de varias tablas. En el ejemplo, todos los campos son de la tabla Profesores.

ð  La fila Ordenpermite clasificar la salida de la consulta por cualquiera de los campos. Por ejemplo, observa que en la figura 15.5 hemos ordenado la salida por el nombre.

ð  La fila Mostrarindica si el campo va a aparecer en el resultado de la consulta o no. Es muy útil cuando se emplea un campo para introducir una consulta pero no interesa que aparezca en el resultado.

ð Finalmente, la fila Criterios y restantes son las filas de condiciones. Veremos cómo se usan en el siguiente apartado.

diseño de la consulta

Figura 15.4. Vista de diseño de la consulta

consulta condición

Figura 15.5. La consulta con una condición

Condiciones en las consultas

En nuestro ejemplo, queríamos ver la información mostrada en la figura 15.4, pero sólo de los profesores que viven en Cáceres. Esto implica indicar a Access una condición, que la ciudad del profesor sea Cáceres. La figura 15.5 muestra cómo se introduce esta condición: basta con escribir el nombre Cáceres en la fila Criteriosde la columna Ciudad.

Ejecutar la consulta

Una vez modificada la consulta, sólo queda ejecutarla para volver a ver la hoja de datos. Para ejecutar una consulta, elige una de las siguientes opciones:

ð Haz clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados en la ficha Herramientasde consultas, de la cinta de opciones.

ð Haz clic en el comando Ver (en el mismo grupo de comandos) y elige el modo de vista normal.

Éste último botón es muy útil para ir pasando de la vista de diseño de la consulta a la hoja de datos y viceversa. De ese modo, podrás hacer todas las pruebas que desees antes de dar por finalizada la consulta.

Consejo

El botón Ver también es muy útil para las tablas, formularios e informes. Utilízalo para modificar el diseño de estos elementos y comprobar su resultado en las vistas de presentación de la tabla, del formulario o del informe correspondiente.

Si ejecutas ahora nuestra consulta de ejemplo, verás sólo el profesor que vive en Cáceres, que era nuestro objetivo.

Otros tipos de condiciones

La condición usada en la figura 15.5 se llama «de igualdad», ya que consiste en pedir que un valor sea igual que otro (que la ciudad del profesor sea igual a Cáceres). Sin embargo, hay otros muchos tipos de condiciones:

ð Condiciones de igualdad. Es la usada antes. La condición se considera cumplida si el valor indicado es igual que el existente en la tabla (algo así como Ciudad = Cáceres).

ð Condiciones mayor o menor que. También se pueden usar los operadores >, <, >=, <= para indicar que la condición no es un valor exacto, sino que el valor de la tabla sea menor (<), mayor (>), menor o igual (<=) o mayor o igual (>=)

ð Finalmente, existe el operador distinto que (<>), para indicar que sirve cualquier valor menos el indicado.

ð En los campos del tipo Sí/No, se usan los valores 1 y 0 para indicar que el campo está activado o desactivado.

ð Puedes usar las condiciones ES NULO y ES NO NULO para definir que un campo tenga un valor o esté vacío.

Varias condiciones en la consulta

La figura 15.5 muestra una única condición en la consulta de ejemplo. Sin embargo, es posible introducir varias condiciones en una consulta.

Las normas para crear una consulta con varias condiciones son muy sencillas, aunque un poco farragosas de explicar. Usaremos un ejemplo (figura 15.6) para explicar cómo introducir varias condiciones en una consulta:

consulta con varias condiciones

Figura 15.6. Ejemplo de consulta con varias condiciones

ð Para introducir varias condiciones en un mismo campo, hay que introducir las condiciones en la misma celda de una única fila. Los operadores básicos con dos:

ð  Utiliza el operador Y entre las condiciones para indicar que se tienen que cumplir todas las condiciones para que un registro aparezca en el resultado. Por ejemplo, la condición >=1/1/10 Y <=31/3/10 indica que una fecha ha de estar en el primer trimestre del año 2010.

ð  Utiliza el operador O para indicar que basta con que se cumpla una condición para dar el registro como bueno. Por ejemplo, la condición Badajoz OCáceres en el campo Ciudad de la tabla Profesores, mostrará los profesores que vivan en Badajoz y los que vivan en Cáceres.

ð Para introducir varias condiciones sobre un mismo registro, usa distintas columnas de una misma fila. Por ejemplo, la fila Criterios (figura 15.6) muestra las condiciones siguientes:

ð  El profesor tiene que vivir en Cáceres.

ð Además,  tiene que llamarse José.

ð  Y, además, tener teléfono móvil (Es Negado Nulo).

ð También se pueden introducir varias condiciones para que con que se cumpla una sea suficiente. Para ello, se usan el resto de filas de condiciones (la fila Oy el resto). En nuestro ejemplo de la figura 15.6:

ð  La fila Criterios ya hemos dicho que mostrará los profesores de Cáceres que se llamen José y tengan teléfono móvil.

ð  La fila O mostrará los profesores que se llamen Ofelia, sin más condiciones.

ð  La tercera fila mostrará los profesores que viviendo en Badajoz, no tengan teléfono móvil.

ð  Finalmente, la cuarta fila mostrará los profesores cuyos apellidos empiecen por C, D o E.

Consultas de varias tablas

Otra de las grandes posibilidades de las consultas es la de realizar consultas sobre datos de más de una tabla. Por ejemplo, al principio del capítulo hablábamos de la posibilidad de que una consulta nos indicara los profesores que tuvieran cursos en el último trimestre del año 2009. Para saber esto, necesitamos datos de las tablas Profesores (queremos el nombre, los apellidos y el móvil) y datos de la tabla Cursos(la fecha de inicio y de final, además del título del curso).

Nota

Al ser tablas relacionadas, es necesario que incluyas los campos que las relacionan. En el ejemplo, el código del profesor (IdContacto).

Por tanto, la gran diferencia es que al crear la consulta hay que indicar que queremos campos de varias tablas. Veamos cómo:

1.  En la ventana de la base de datos, haz clic en el botón Consultas. Ahora sí veras las que hemos creado en este capítulo.

2.  Haz doble clic en la opción Crearuna consulta utilizando el asistente para ejecutar el asistente.

3.  Selecciona una tabla que contenga los datos que quieres consultar en el cuadro Tablas/Consultas (la tabla Profesores) y En la lista Camposdisponibles, haz doble clic en los campos que quieras ver en la consulta. Añade ahora el código del profesor (IdContacto), el nombre, los apellidos y el móvil.

4.  Repite el paso anterior para cada una de las tablas de las que quieras obtener campos. En nuestro ejemplo, repítelo con la tabla Cursos y los datos indicados (título, fecha inicial, fecha final y profesor).

5.  Haz clic en el botón Siguiente para ir a la segunda ventana del asistente. Vuelve a hacer clic en Siguiente para crear una consulta de Detalle.

6.  Escribe el título de la consulta. Por ejemplo, Profesores cuarto trimestre y haz clic en Finalizar.

Al ejecutar la consulta verás que, como siempre al usar el Asistente para consultas, faltan las condiciones, pero algo llama la atención. Al estar las tablas relacionadas, Access utiliza una condición intrínseca: IdContacto (de la tabla profesores) = Profesor (de la tabla cursos). Si volvemos a la ventana de diseño de esta consulta, bastaría con introducir las condiciones siguientes en la fila de Criterios:

ð En el campo FechaInicio: <=31/12/09

ð En el campo FechaFin: >=1/10/09

Que significan que el curso empiece antes del último día del año 2009 (para evitar los cursos que empiecen después del último trimestre), pero termine después del primer día del trimestre (para evitar que aparezcan los cursos que terminen antes del último trimestre del año).

Capítulo anterior - Consultas en Access

Nuestras novedades en tu e-mail

Escribe tu e-mail:

Al presionar "Recibir" estás dándote de alta y aceptas las condiciones legales de mailxmail

Cursos similares a Base de datos en Access


  • Vídeo
  • Alumnos
  • Valoración
  • Cursos
1. Access. Base de datos y tablas
Gracias a este curso de Base de datos en Access podrás aprender qué es Access ,... [23/06/10]
13.460  
2. Base de datos Access. Importar datos externos
Access es una base de datos que recopila información relativa a un asunto... [02/09/10]
2.923
Curso con video
3. Base de datos. Definición
Una base de datos por sus siglas en el idioma ingles DB o en español BD es un... [20/12/11]
2  

¿Qué es mailxmail.com?|ISSN: 1699-4914|Ayuda
Publicidad|Condiciones legales de mailxmail


¿Quieres recibir más cursos de Ofimática? ¡Son gratis!