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Base de datos en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |24338 alumnos|Fecha publicaciýn: 16/06/2010
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Capýtulo 7:

 Utilizar un formulario en Access

Una vez creado el formulario, vamos a ver cómo usarlo para introducir datos en las tablas.

Rellenar un formulario es tan sencillo como hacer clic dentro de cada control que representa a un campo e introducir su valor. Por ejemplo, haz clic en el control Nombre y escribe el nombre del primer profesor Ofelia. Vuelve a hacer clic en el campo Apellidos y escribe Casas González. Sigue este método con el resto de campos.

Sin embargo, suele ser más cómodo usar la tecla Tab para ir de un campo a otro y así no tener que usar el ratón continuamente. Pulsa ahora Tab y observa cómo pasa al campo Dirección.

Rellena los campos de los cuatro primeros profesores siguiendo los datos de la figura 14.4. Para hacerlo, ten en cuenta:

ð Al introducir los códigos postales, se aplica la máscara 00000, que indica que han de tener cinco dígitos. Esta máscara la puedes crear escribiendo 00000 en la propiedad Máscara del campo en cuestión.

ð Cuándo llegues al último campo de un registro (las notas del primer profesor, por ejemplo), pulsa la tecla Tab y pasarás al siguiente registro, que aparecerá en blanco.

cuatro profesores

Figura 14.4. Datos de cuatro profesores

Al terminar de introducir datos de una tabla con un formulario, sólo tienes que cerrarlo para volver a la ventana de la base de datos.

Moverse por los registros

Ya tenemos un formulario creado que hemos llenado con datos de cuatro registros. Hemos insistido varias veces en que los formularios sirven para introducir datos, pero también para mostrarlos (o verlos) y modificarlos.

Para ver y modificar datos, sólo tienes que volver a abrir el formulario usando estos dos pasos:

1.  En el panel de exploración, haz clic en el Menú y asegúrate de que muestra todos los objetos o al menos la categoría Formularios para ver los formularios que hay creados en la base de datos.

2.  Haz clic secundario en el nombre del formulario y selecciona la opción Abrir.

Tras abrir un formulario, tiene que aparecer la misma imagen del formulario, pero con los datos que se hayan introducido en su interior. Es importante que sepas que los registros aparecen ordenados por el campo clave de la tabla y no por su orden de introducción (aunque en nuestro ejemplo coinciden, al ser el campo clave un campo autonumérico).

Para moverte por los registros de un formulario, utiliza los botones situados en la parte inferior de la ventana del formulario. La figura 14.5 explica la función de cada uno de esos botones.

desplazar los registros

Figura 14.5. Botones para desplazarse por los registros

Si además de ver los registros, quieres modificarlos, primero sitúate en el registro en cuestión usando los botones de la figura 14.5 y, una vez en el registro, haz clic con el ratón en el campo que quieras modificar. Dentro de cada campo, las teclas funcionan igual que en Word, incluidas las teclas Supr y Retroceso.

Consejo

Al mover la tecla Tab para ir de un campo a otro, seleccionas el contenido de los campos enteros. Si pulsas Supr o Retroceso, borrarás todo el registro. La tecla F2 te permite editar sólo parte del contenido de un campo.

Crear Formularios sin usar
 el asistente

Hemos querido que vieras primero cómo crear un formulario con el Asistente para que sepas cómo controlar elementos del mismo como el fondo o el efecto de sombra de los campos.

Ahora que ya sabes hacerlo, vamos a ver cómo crear un formulario de un único paso. Access crea los formularios de manera automática con sólo decirle de qué tabla queremos crear el formulario.

Los pasos que tienes que seguir son:

1.  En panel de exploración, asegúrate de que muestra todos los objetos. Verás las cuatro tablas creadas en el capítulo anterior.

2.  Selecciona la tabla Alumnos y en la cinta de opciones, haz clic en la ficha Crear.

3.  Ejecuta el comando Formulario.

Como hemos dicho, Access crea automáticamente un nuevo formulario. En nuestro ejemplo, al usar la tabla Alumnos, muestra el formulario de la figura 14.6.

vista presentación

Figura 14.6. El nuevo formulario en modo de vista Presentación

Este formulario es muy parecido al creado antes, pero tiene diferencias que merece la pena destacar:

1.  El fondo y el estilo del formulario son distintos a los empleados en el ejemplo de los profesores. Access ha seleccionado las opciones por omisión.

2.  El modo de vista es Presentación, uno nuevo modo que permite realizar cambios en el diseño, pero no introducir datos. De hecho, tiene sus propias fichas nueva en la cinta de opciones, con comandos para añadir título al formulario, un logotipo o cambiar el fondo y el estilo con el comando Autoformatos. Si quisieras comenzar a trabajar ya con el formulario e introducir los datos, tendrías que cambiar a la vista Formulario, con el comando Ver en la cinta de opciones o con el botón de la barra de estado.

3.  Pero la diferencia más importante es que Access ha incluido en la parte inferior los datos de los cursos en los que está inscrito el alumno (aunque esté vacío ahora).

Por tanto, Access ha creado un formulario que contiene datos de dos tablas distintas relacionadas entre sí. Por un lado, están los datos completos del alumno y, por otro, el identificador del curso que está recibiendo o que ha recibido con anterioridad.

Ten en cuenta que Access lo ha hecho porque hemos definido las relaciones en el capítulo anterior. De ahí la importancia de crear dichas relaciones cuanto antes, para que el trabajo futuro sea mucho más sencillo.

Consejo

Prueba tú ahora a crear un formulario con la tabla Profesores y llámalo Formulario automático para profesores. Observa que Access incluye también el código del curso en la parte inferior, relacionando a los profesores con los cursos que ha impartido.

Usar un formulario de dos tablas

La figura 14.6 muestra el formulario de alumnos con dos tablas: Alumnos y Alumnos por curso. Para rellenar datos en este formulario, haz lo mismo que en el caso de un formulario de una tabla: utiliza la tecla Tab para ir pasando de un campo a otro hasta llegar al final del mismo. Al llegar al último campo del primer registro de alumnos y pulsar Tab, observa que el punto de inserción pasa al primer registro de la tabla AlumnosPorCurso (concretamente al campo IdCurso, que es el que identifica al curso).

Por ahora, no introduzcas datos de la tabla de alumnosPorCurso, pero utiliza este formulario para introducir los datos de los alumnos mostrados en la tabla 14.1.

Tabla 14.1. Datos de la tabla Alumnos

Nombre      Apellidos         Dirección              Población    C. P.       Provincia  Tlf. móvil

Francisco   Lucas               Avda. Juan           Badajoz       06001     Badajoz     606606606                    Cordero Carlos I, 11

José            Gómez              C/Almendralejo,   Mérida         06800     Badajoz     626626626

                    Gómez              2                            

Pedro          Yuste               Avda. Antonio    Cáceres       10002     Cáceres     616616616

                    Luengo            Hurtado, 5            

Joaquín      Suárez              Paseo                     Cáceres       10003     Cáceres     636636636

                    Delgado          Cánovas, 2

Sandra        Gómez              C/Zurbarán, 23     Badajoz       06002     Badajoz     646646646

                    Aranaz            

Cristina      Alonso            Paseo Roma,         Mérida         06800     Badajoz     606000000

                    Franco             s/n

Formularios de varios elementos

Tanto el formulario de profesores, como el automático son del tipo «columna simple», y muestran cada registro de la tabla en una pantalla. Al usar la barra de desplazamiento (figura 14.5) para pasar al siguiente registro, éste aparece en una nueva ventana del formulario. Access también dispone de otros tipos de formularios, como el de tablas, llamados de varios elementos. En estos, los registros se muestran uno encima de otro, de forma que en una misma pantalla se pueden ver varios registros a la vez. Vamos a crear uno:

1.  Selecciona la tabla Cursos en el panel de exploración.

2.  En la cinta de opciones haz clic en la ficha Crear.

3.  Ejecuta, en el grupo de comandos Formularios, el comando Varios elementos.

La forma de introducir datos en estos formularios es similar a la usada en los formularios de columna simple, pero al crear un nuevo registro, éste aparecerá debajo del anterior, y no en una nueva ventana.

formulario con más de un registro a la vez

Figura 14.7. Un formulario presentando más de un registro a la vez

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