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Base de datos en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |24338 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 11:

 Los informes. Access

Vamos a terminar los capítulos de Access con los informes. Los informes son los elementos de las bases de datos pensados para imprimir los datos en papel.

Si los formularios se usan para introducir, modificar y ver los datos de las tablas, los informes están diseñados para imprimirlos. Por ejemplo, la figura 16.3 muestra los datos de un curso tal y como se imprimirán.

ejemplo de informe

Figura 16.3. Ejemplo de informe

Crear un informe

La manera de crear un informe es similar a la usada para los formularios: emplear un asistente. Los siguientes pasos muestran cómo hacerlo:

1.  En la cinta de opciones, haz clic en la ficha Crear.

2.  En el grupo Informes, ejecuta el comando Asistente para informes para abrir la primera ventana del Asistente para informes.

3.  Utiliza esta ventana igual que en los ejemplos de formularios. Si quieres usar datos de varias tablas, añade campos de tantas tablas como desees. (También puedes basar el informe en una consulta, igual que los formularios).

4.  En nuestro ejemplo, hemos añadido los campos IdCurso, Título, FechaInicio, FechaFin y NúmeroHoras de la tabla Cursos. De la tabla AlumnosPorCurso el campo IdAlumno. Y de la tabla Alumnos, el Nombre, los Apellidos y el Teléfono Móvil.

5.  Al hacer clic en Siguiente, aparece la segunda ventana del Asistente (figura 16.4). En ella, al ser varias las tablas involucradas, Access pregunta si quieres mostrar la información por Curso o por Alumno. A nosotros nos interesa por cursos, así que haz clic en Siguiente.

6.  La siguiente ventana pregunta si quieres agrupar los datos por algún tipo de campo. Es útil si se quisiera realizar alguna suma o contar algún tipo de dato. En este ejemplo, no tiene sentido, así que haz clic en Siguiente.

7.  La siguiente ventana permite clasificar la salida por un campo (igual que ocurría en las consultas). En nuestro ejemplo, es útil ordenar los alumnos de los curso primero por nombre y, después, por apellidos (figura 16.5).

8.  Tras hacer clic en Siguiente de nuevo, hay que decidir en la nueva ventana la distribución de los datos (pulsa las opciones y verás el resultado en el cuadro de ejemplo) y la orientación. Nuestro consejo es que elijas la orientación Horizontal.

9.  Al hacer clic en Siguiente, la nueva ventana muestra los distintos estilos aplicables al informe. Nosotros hemos dejado el Oficina.

10.  Por último, haz clic en Siguiente, escribe el título del informe (Informe de alumnos por cursos) y pulsa Finalizar.

asistente

Figura 16.4. Segunda ventana del Asistente

salida de los campos

Figura 16.5. Ventana para ordenar la salida de los campos

La figura 16.6 muestra el resultado final de esta larga secuencia de pasos.

varias tablas

Figura 16.6. El informe de varias tablas terminado

Vista preliminar

En realidad, la figura 16.6 es una de las posibles vistas de un informe terminado. En concreto, es la ventana de presentación del informe que también recibe el nombre de vista preliminar.

Es más que posible que esta ventana te suene, ya que es similar a la que vimos en Word a la hora de imprimir un documento.

Los botones de esta ventana y el modo de usarla ya los explicamos allí. Si tienes alguna duda, vuelve al capítulo de impresión de Word.

Vista de diseño de informes

Al igual que con los formularios, los informes tienen una vista de diseño propia que sirve para modificar un informe una vez creado. Para abrir esta ventana de diseño, haz clic en el botón Vista Diseño de la barra de estado. Si estás en panel de exploración, sólo tienes que seleccionar el informe correspondiente y hacer clic secundario en él y elegir Vista Diseño.

La figura 16.7 muestra la ventana de diseño del informe creado con el Asistente. Esta ventana se usa igual que la ventana de diseño de los formularios. De hecho, debes probar ahora para mejorar la apariencia de este informe y que se vean todas las etiquetas. La figura 16.3 muestra el resultado final.

diseño del informe

Figura 16.7. Vista de diseño del informe

Las secciones en los informes

Observa que la ventana de diseño de un informe aparece dividida horizontalmente por varias líneas gruesas. Estas líneas separan las secciones de un informe. Lo mismo ocurre en la ventana de diseño de los formularios, pero hemos preferido ver aquí las secciones ya que es más importante en los informes que en los formularios.

El contenido de cada sección de un informe aparece una o varias veces dependiendo de la sección de la que se trate. En concreto:

ð La sección Encabezadodel informe contiene la información que va a aparecer sólo una vez al principio del informe en la primera página del mismo (en el caso de que tenga varias). Suele incluir el título del informe.

ð La sección Encabezadode página contiene la información que va a aparecer al principio de cada página del informe. Es similar al Encabezado de página de Word.

ð La sección Detalle contiene la información que va a aparecer por cada registro que muestre el informe. Por tanto, se repite tantas veces como registros haya representados en el mismo.

ð La sección Piede página contiene la información que aparece al final de cada página del informe.

ð La sección Pie del informe contiene la información que sólo aparece al final del informe. Suele ser información de totales.

Finalmente, observa que aparece una sección llamada Encabezado IdCurso. Como el informe está agrupado por curso, para ver los alumnos de cada curso, el contenido de esta sección aparecerá al principio de cada curso.

De ese modo, las etiquetas de cada curso no aparecen tantas veces como alumnos tiene el curso, sino sólo una vez al principio.

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