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Base de datos en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |24338 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 2:

 Ejecutar Access

La forma de ejecutar Access es similar a la vista para Word y para Excel. Los siguientes pasos muestran de nuevo este proceso.

1.  Haz clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows o pulsa Ctrl+Esc.

2.  Haz clic en Todos los programas para abrir el nombre de los programas instalados en tu ordenador.

3.  Entra en la carpeta de Office y haz clic en Microsoft Access.

acces menú de inicio

Figura 12.5. Ejecutar Access a través del menú Inicio 

Consejo

Al igual que con Word o Excel, puedes crear un acceso directo en el Escritorio para simplificar la forma de ejecutar Access en el futuro. Si no recuerdas cómo hacerlo, vuelve al capítulo 2 dedicado a Word.

Una vez abierto Access, aparecerá en el Panel de tareas la opción de Crear un archivo nuevo... (también en el botón Nuevo de la barra de herramientas o en el comando Nuevo del menú Archivo), que en realidad encierra otra serie de opciones con las que podrás empezar a trabajar. En este nuevo cuadro (figura 12.6) puedes abrir una base de datos existente o crear una en blanco; las opciones para crear proyectos y páginas de acceso a bases de datos sirven para desarrollar aplicaciones avanzadas cliente/servidor, A diferencia de una base de datos de  Access, un proyecto no contiene datos, así que no vamos a tratarlos en este libro.

nuevo archivo access

Figura 12.6. Ventana tras ejecutar la opción Nuevo archivo

Crear una base de datos en Access

Hay varias formas de crear una base de datos de Access, dependiendo de dónde estemos en cada momento. Si quieres crear una base de datos nada más ejecutar Access (que es lo normal), te encontrarás en la figura 12.6.

Utiliza los siguientes pasos para crear una base de datos vacía en Access:

1.  Ejecuta Access como hemos visto anteriormente para llegar a la figura 12.6.

2.  Selecciona la opción Basede datos en blanco. La parte derecha de la pantalla se actualizará para que la guardes nada más empezar.

3.  Escribe el nombre de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.

4.  Si no quieres crear la nueva base de datos en Mis documentos, haz clic en el icono de la carpeta selecciona la que quiera en el cuadro de diálogo Guardar en (figura 12.7).

5.  Finalmente, haz clic en Crear.

La figura 12.7 muestra el cuadro en nuestro ejemplo, para crear una base de datos llamada CursosFormación en la carpeta Misdocumentos.

archivo nueva base de datos

Figura 12.7. Cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos

Nota

Si quieres crear una base de datos cuando ya estás dentro de Access, sólo tienes que seleccionar el Botón Office y luego Nuevo. Volverás a la pantalla Introduccióna Microsoft Office Access, la de la figura 12.6.

La figura 12.8 muestra el resultado de crear la base de datos CursosFormación. Vamos a usar esta ventana para analizar el entorno de Access.

El entorno de Access

El entorno de trabajo de Access no varía mucho del de Word o del de Excel que ya hemos visto. De hecho, muchos de los elementos marcados en la figura 12.8 ya los conocemos: barra de título, cinta de opciones, barra de herramientas de acceso rápido, barra de estado, maximizar, minimizar y cerrar, etc.

Por tanto, para no repetir la misma información, vamos a centrarnos en la herramienta principal de Access, que recibe el nombre de panel de exploración.

entorno de access

Figura 12.8. Entorno de Access

El panel de exploración

El panel de exploración es una parte fundamental de todo el trabajo que se realiza en Access. Proporciona acceso a todos los objetos de la base de datos con facilidad. En el panel de exploración, todos los objetos se muestran como categorías. En la figura 12.9, Todos los objetos de Access es la categoría y Tablas, Consultas, Formularios e Informes son los grupos. Cada categoría está organizada en grupos que se muestran en forma de barras. Los nombres de los grupos cambian según la vista de categoría que está seleccionada, y un grupo puede contener uno o más objetos de base de datos. Incluso puedes crear tus propias categorías.

Vamos a verlo con detalle siguiendo la figura 12.9:

ð Menú: cambia las categorías por las se agrupan los objetos. Haz clic en él para ver las categorías que están en uso, o con el botón secundario para otras tareas como iniciar el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

ð Botón para abrir o cerrar la barra: Expande o contrae el panel de exploración. El botón no oculta el panel por completo.

panel de exploración

Figura 12.9. Panel de exploración

ð Cuadro Buscar: si acabas teniendo una base de datos extensa querrás buscar objetos rápidamente. Introduce el nombre de un objeto y, a medida que escribes, el panel ocultará cualquier grupo que no contenga objetos que coincidan con el texto.

ð Grupos: por defecto el panel muestra los grupos visibles como conjuntos de barras. Para expandirlos o cerrarlos, haz clic en las flechas. Recuerda que los nombres de grupos cambian a medida que se cambia de categoría.

ð Objetos de la base de datos: son las tablas, los formularios, los informes, etc. Los objetos que aparecen en un grupo concreto dependen de la lógica que haya detrás de la categoría primaria. Por ejemplo, si usas la categoría Tipo de objeto, el panel crea grupos separados para las tablas, los formularios, los informes, etc. A su vez, cada grupo muestra aquellos objetos que pertenecen ahí lógicamente: un grupo de tablas muestra sólo las tablas, etc.

ð    Espacio en blanco: haz clic con el botón secundario en la parte inferior del panel para realizar varias tareas como cambiar las categorías, ordenar los elementos y mostrar y ocultar los detalles (como, por ejemplo, la fecha de creación).

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