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Base de datos en Access

Autor: Julián Casas
Curso:
8,40/10 (5 opiniones) |24338 alumnos|Fecha publicación: 16/06/2010
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Capítulo 1:

 Las bases de datos en Access

Objetivos del capítulo 1, 2, 3, 4 y 5

•   Conocer qué es Access.

•   Aprender a ejecutar Access.

•   Crear una nueva base de datos.

•   Diferenciar los elementos que componen una base de datos.

•   Conocer el entorno de trabajo de Access.

Las bases de datos

Access es la aplicación de Office que está creada para trabajar con las bases de datos. En concreto, con las bases de datos relacionales, que son un tipo especial de base de datos.

Por tanto, Word es un procesador de textos, Excel una hoja de cálculo y Access un gestor de bases de datos. Cuando termines de ver los capítulos dedicados a Access, deberías distinguir estos tres tipos de programas sin problemas.

Ejemplos de bases de datos

La ayuda de Access define una base de datos como «una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular». Otras definiciones hablan de «conjunto de información organizada y relacionada entre sí».

Sin embargo, todas estas definiciones se refieren a que las bases de datos están pensadas para almacenar información de una forma organizada para su posterior consulta o modificación. Veamos un ejemplo para aclarar esto.

Vamos a crear a lo largo de los capítulos de Access una base de datos que nos ayude a gestionar los cursos de un centro de formación. Si pensamos en este ejemplo, parece evidente que necesitamos guardar información sobre:

ð El nombre del curso.

ð Los alumnos que van a asistir al curso.

ð El profesor de dicho curso.

ð La fecha de inicio y la fecha de finalización.

ð El horario.

Observa la figura 12.1. Es una tabla que muestra la información indicada anteriormente. Como ves, en las distintas filas de esta tabla, se pueden observar los alumnos y el profesor de cada curso.

base de datos

Figura 12.1. Ejemplo de base de datos

 

Nota

No te fijes mucho en los posibles fallos o mejoras del ejemplo; así, aparece sólo un apellido de cada alumno o que tenemos el teléfono del profesor, pero no su dirección. Nuestra idea es que sirva para que veas qué son las bases de datos relacionales y sus ventajas frente a las simples. Cuando creemos el ejemplo real, solucionaremos estos problemas.

El hecho de que la figura 12.1 muestre una tabla ya nos da una idea de la importancia de las tablas en las bases de datos. De hecho, son el elemento principal del trabajo con bases de datos.

Las tablas como bases de datos simples

La verdad es que la figura 12.1 incluye la información que necesitamos para gestionar los cursos de nuestro centro de formación. Contiene los datos del curso (el título y el horario), del profesor (el nombre y el teléfono) y de los alumnos (nombre y apellido).

Sin embargo, tiene un problema evidente: hay mucha información repetida. Por ejemplo, tenemos tantas veces el nombre y apellido de cada profesor como alumnos tiene un curso. Así, el teléfono de Ofelia Casas aparece 7 veces repetido, en tantas filas como alumnos tienen sus dos cursos. Del mismo modo, tenemos los datos de cada alumno en cada curso que ha asistido a nuestro centro, por lo que aparece repetido el teléfono de José Gómez 3 veces, una por curso.

El gran problema de esta tabla se presentará cuando queramos realizar algún cambio en los datos de los profesores, de los cursos o de los alumnos. Por ejemplo, Ofelia Casas da a luz un niño unas semanas antes de empezar el curso de Office y tenemos que sustituirla mientras disfruta de su baja maternal.

Además de felicitar a nuestra compañera, tenemos que modificar los datos de la tabla de forma que incluyamos al nuevo profesor o profesora. La forma de hacerlo, imaginando que se llamara Jerónimo Luengo, sería:

1.  Buscar la primera fila de la tabla 12.1 en la que apareciera Ofelia y ver si la fecha coincide con la fecha de baja maternal. En caso afirmativo, reemplazar su nombre y su teléfono por el de Jerónimo.

2.  Ir buscando todas y cada una de las filas de la tabla, mirar la fecha del curso y realizar los cambios uno a uno.

En el ejemplo de la tabla 12.1 esto no tiene mucha importancia, ya que sólo hay 10 filas y se hace rápido, pero tras varios años de cursos de formación, es fácil que nuestra tabla de cursos contenga cientos o miles de filas (recuerda que hay una por cada alumno de cada curso) y realizar este cambio podría ser poco menos que imposible.

Además, ¿qué pasaría si en una de las filas se nos olvida cambiar el teléfono de Jerónimo y dejamos el de Ofelia? Evidentemente, nuestra fila contendrá información no exacta y con el tiempo dejará de ser útil.

Nota

Piensa qué pasaría si un alumno cambia de teléfono o de dirección. El proceso de cambio sería igualmente engorroso.

Las bases de datos relacionales

Como ves, el problema de modificar datos cuando se trabaja con una sola tabla es importante. La solución pasa por usar varias tablas para almacenar la misma información logrando que no haya información repetida en ninguna tabla. Vamos a verlo.

Las figuras 12.2, 12.3 y 12.4 muestran los mismos datos que la figura 12.1 pero en tres tablas distintas. De hecho, la figura 12.2 incluye información sobre los profesores, la figura 12.3 presenta información sobre los alumnos y la figura 12.4 información sobre los cursos.

datos de los profesores

Figura 12.2. Datos de los profesores

datos de los alumnos

Figura 12.3. Datos de los alumnos

datos de los cursos

Figura 12.4. Datos de los cursos

Como ves, el «truco» consiste en no repetir datos en las tablas. Los datos de cada profesor (dirección, teléfono, apellidos, etcétera) aparecen una única vez en cada fila de la tabla de profesores. En la tabla de cursos, sólo aparece el código del profesor y, por tanto, no hay que repetir ningún dato, como la dirección o el teléfono.

Las relaciones entre tablas

El nombre de base de datos relacional viene del hecho de que para trabajar con los datos de distintas tablas, es necesario que haya una relación entre ellas. De este modo, para saber cuál es el profesor que imparte el curso de Office, los pasos que se deben seguir son los que se exponen a continuación.

1.  En la tabla de cursos, se busca el curso en cuestión. En nuestro ejemplo, el curso de Office es el primero.

2.  En la fila relativa al curso, se busca el profesor, que se identifica con el código P001.

3.  Acudimos a la tabla de profesores y buscamos el que tenga el código P001.

En este caso, es el profesor de la primera fila, y encontramos todos sus datos en la primera fila de la tabla de profesores.

Nota

Aunque parezca un poco lioso, Access permite hacer esto de manera automática y, por tanto, mucho más rápidamente.

¿Qué pasaría ahora si quisiéramos cambiar el teléfono de un profesor? Simplemente buscaríamos los datos de dicho profesor en la tabla de profesores, modificaríamos su teléfono y ya está. Sólo habría que hacerlo en un sitio y una sola vez. De este modo, se evitaría la posibilidad de error o de inconsistencia de datos (que apareciera el mismo profesor con dos teléfonos distintos).

En el ejemplo de tener que cambiar un profesor por otro, sólo habría que buscar el curso en cuestión y cambiar el código del profesor para escribir el correcto. Si queremos que el curso de Ofelia Casas lo imparta Jerónimo Luengo, cambiamos el código P001 por el código P004 y ya está.

Terminología de bases de datos

Para terminar con esta introducción de bases de datos y tablas, vamos a ver un poco de terminología. En concreto, en la figura 12.1 vimos que las tablas estaban formadas por filas, columnas y celdas. Pues bien, en bases de datos, en lugar de hablar de filas, se habla de registros; en lugar de columnas, se habla de campos y en lugar de celda se habla de dato.

Además, los campos se identifican por su nombre, mientras que los registros se identifican por su número. Por tanto, la figura 12.2 vemos que tiene 7 registros y 4 campos. El dato Jaime de dicha tabla es el campo Nombre del tercer registro.

Las bases de datos en Access

Aunque anteriormente hemos identificado las bases de datos con una o varias tablas, en Access, el término base de datos va más allá. En concreto, en Access una base de datos puede contener los siguientes elementos u objetos:

ð Tablas. Las tablas almacenan los datos en sí. Como hemos visto en este capítulo, la forman registros (filas) y campos (columnas). Es el único obligatorio en una base de datos. Por tanto, una base de datos no existe si no tiene una o varias tablas.

ð Formularios. Los formularios tienen la misión de mostrar los datos existentes en las tablas. También sirven para modificar, añadir y eliminar dichos datos.

ð Consultas. Las consultas son objetos especiales que sirven para localizar datos en las tablas. Se llaman consultas ya que el modo de localizar un dato consiste en «consultar» los datos que cumplen ciertas condiciones.

ð Informes. Los informes tienen la misión de configurar los datos para la salida por la impresora, de forma que podamos hacérselos llegar a cualquier persona.

ð Páginas. Las páginas permiten mostrar y modificar datos de las tablas en Internet o en una Intranet.

ð Macros. Las macros sirven para automatizar operaciones con Access como abrir una tabla desde un formulario.

ð Módulos. Los módulos son pequeños programas que permiten definir cómo trabajan nuestros formularios, realizar cálculos complejos en los informes, etcétera.

En este libro veremos las tablas, las consultas, los formularios y los informes, que constituyen los elementos esenciales de las bases de datos de Access.

Capítulo siguiente - Ejecutar Access

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