A continuación vamos a escribir el texto con el que crearemos nuestra Carta modelo.

16. Pulsa en Siguiente: Escriba la carta, dentro del asistente.

17. Pulsa sobre Más elementos¿

Cada vez que aparezca una palabra con los símbolos « » no deberemos escribirla nosotros, sino que la tendremos que escoger de entre la lista Insertar campo de combinación.

18. Para insertar cada elemento deberás seleccionarlo y pulsa en Insertar.

La carta modelo es la que aparece a continuación. Puedes aplicar los formatos que desees. No copies el recuadro.

En el momento de introducir la fecha lo puedes hacer utilizando la opción Fecha y hora... del menú Insertar.

ADIPRA, S.L.

Alcalá, 344

MADRID - 10

1 de enero de 1998

«Banco»

«Sucursal»

«Ciudad»

«Provincia»

Señor director:

Tengo el agrado de dirigirme a Vd. Para pedirle tenga a bien disponer que a cargo de nuestra cuenta corriente Nº «Cuenta» se paguen las letras por nosotros firmadas y remitidas por la casa «Casa» de «Provincia2». Dichas letras tendrán una periodicidad irregular, dado que se firman para saldar importes de nuevas órdenes de mercancías a dicha empresa.

Esta orden será cumplimentada hasta un próximo aviso por nuestra parte. Le agradezco su deferencia en cumplir con este pedido y le saluda atentamente.

P. Adipra, S.L.

Esteban Traumas.

Antes de realizar la combinación es recomendable guardar la Carta modelo por si se produce algún tipo de error.

19. Guarda la carta modelo con el nombre Carta al banco.

Combinar.- Antes de realizar la combinación vamos a mirar si hay algún tipo de error.

20. Pulsa sobre el botón que hemos indicado anteriormente para la revisión de errores.

En esta ventana podremos elegir la opción que más nos interese en el momento de revisar los errores de la combinación.

En la primera opción se simulará la combinación, pero no se llevará a cabo. Al finalizar se informará si se ha encontrado algún tipo de error en el documento nuevo.

La segunda opción realizará la combinación, pero si se encontrase algún tipo de error se detendría el proceso de combinación.

La tercera opción llevaría a cabo toda la combinación sin detenerse delante de ningún error, pero al finalizar nos mostraría un documento con los errores que se han encontrado.

21. Pulsa sobre Aceptar teniendo seleccionada la segunda opción.

En breve aparecerá un nuevo documento de texto con tantas páginas como registros teníamos en nuestra base de datos, en nuestro caso 4 páginas.

22. Muévete por las diferentes páginas y podrás observar como en cada una de ellas aparece un registro diferente.

23. Siguiendo con el asistente deberemos pulsar sobre: Siguiente: Obtenga una vista previa.

Con esta opción podemos ir pasando de registro en registro para ver como están quedando nuestras cartas e incluso podemos Excluir a algunos de nuestros destinatarios.

24. Pulsa en Siguiente: Complete la combinación.

Una vez aparecido este último paso podremos indicar si deseamos hacer la definitiva combinación por impresora para tener las cartas directamente. También podremos hacer la combinación en cartas individuales.

25. Pulsa en Editar cartas individuales¿

En esta última ventana podremos escoger si lo que deseamos combinar Todos los registros, solamente el Registro actual o si deseamos combinar desde un registro hasta otro.

Al pulsar en Aceptar se realizará la combinación en un documento nuevo.

El documento que hemos obtenido de la combinación de datos no lo guardaremos ya que según el tamaño de la base de datos con la que estemos trabajando podría ser que el documento fuera muy extenso.

Es recomendable guardar solamente la carta modelo junto con el archivo de la base de datos.

En el momento que se quiera obtener nuevamente una de las cartas combinadas, simplemente tendremos que abrir la carta modelo y realizar nuevamente la combinación.

En el momento de crear una Carta modelo debemos pensar que el usuario que la reciba no deberá notar que ha sido realizada de una forma automática junto a otras muchas, de esta forma la carta es mucho más personal y menos fría.