A partir de ahora vamos a ver una de las tareas más habituales en una oficina, el envío de una misma carta a diferentes destinatarios, también conocido como mailing.

Combinar correspondencia.- Combinar correspondencia nos facilita el trabajo en el momento de realizar un mailing, ya que con esta nueva opción podemos ¿mezclar¿ una base de datos, por ejemplo clientes, con una carta modelo. En la carta modelo tendremos: el texto que deseamos que aparezca en todas y cada una de las cartas y una serie de elementos que nos ayudarán a realizar la unión entre los dos elementos. Al realizar esta unión como resultado obtendremos una carta por cada registro que tengamos en la base de datos.

Si realizamos la carta modelo con suficiente maestría, la persona que la reciba no sabrá en ningún momento que no ha sido realizada de forma personalizada.

Vamos a ver los pasos que necesitamos para realizar una combinación de correspondencia.

Documento principal.- En el ejemplo que vamos a utilizar en esta lección vamos a crear, tanto la base de datos como el documento principal directamente con Word. Aunque también veremos que pasos deberíamos realizar para utilizar una base de datos externa (creada con otro programa).

Práctica 1:

1. Accede a la opción Asistente para combinar correspondencia... opción que la encontrarás dentro de: Cartas y correspondencia del menú Herramientas.

Acto seguido te aparecerá una ventana como esta:

Esta ventana es como un pequeño asistente, el cual nos irá marcando los pasos necesarios para realizar con éxito la combinación de datos.

En esta ventana podrás seleccionar que tipo de documento deseas realizar.

2. Selecciona la opción Cartas.

3. Pulsa en Siguiente: Inicie el documento.

Seguidamente nos aparecerá una nueva ventana:

En este cuadro se nos preguntará dónde deseamos realizar la carta modelo: en el documento que tenemos abierto actualmente, en un nuevo documento o en un documento a partir de una plantilla.

4. Selecciona la opción Utilizar el documento actual.

Origen datos.- Una vez llegado a este punto deberemos indicar donde se encuentra la información de los diferentes destinatarios a los que queremos enviar una copia de nuestra carta.

5. Pulsa el botón Siguiente: Seleccione los destinatarios.

En él aparecerá una nueva lista como la de la imagen, en la que podremos seleccionar desde donde deseamos obtener los datos para realizar la combinación de correspondencia.

Si tuviéramos los datos almacenados en algún archivo deberíamos seleccionar la opción Examinar... dentro del apartado Utilizar una lista existente, desde la que podríamos buscar el archivo con el que deseamos trabajar.

En nuestro caso vamos a realizar una nueva base de datos.

6. Selecciona la opción Escribir una lista nueva y pulsa en la opción: Crear¿.

Nos aparecerá un cuadro de diálogo como este, desde el que crearemos los campos de nuestra nueva base de datos.

En primer lugar vamos a eliminar todos los campos que nos aparecen en la lista de campos.

7. Pulsa el botón Personalizar¿

8. A continuación selecciona cada uno de los Nombres de campo y pulsa en Eliminar, acepta la confirmación para borrar el campo.

9. Pulsa en Agregar¿ e introduce los nombres de campo que indicamos a continuación.

Bancos, Sucursal, Ciudad, Provincia, Cuenta, Casa y Provincia2.

Una vez introducidos todos los campos la ventana quedará de la siguiente forma:

Cuando estén todos introducidos pasaremos a grabar esta estructura de datos.

10. Pulsa el botón Aceptar.

Seguidamente te aparecerá un cuadro donde deberás indicar en que directorio y con que nombre deseas guardar la estructura de datos recién creada.

11. Escoge tu directorio de trabajo y ponle al archivo el nombre Datos.