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Capítulo 3:

 La organización de los documentos en la empresa

La implantación, sistemática de gestión y mantenimiento de las infraestructuras necesarias que permitan la consecución de una adecuada organización de los documentos derivados de operaciones comerciales dentro de la empresa, es una son cuestión que superan con creces el objeto central del presente curso por lo que únicamente se pretende dejar constancia de su necesidad como garantía imprescindible de prevención y control eficaz de aseguramiento del crédito empresarial frente a impagos.

Una sistemática válida para organizar adecuadamente la documentación puede ser la agrupación de la misma de la siguiente forma:  
- Facturas de proveedores
- Facturas de clientes
- Documentos de Cajas y Bancos
- Pedidos de clientes y proveedores
- Presupuestos de clientes y proveedores
- Albaranes
- Faxes recibidos y emitidos
- Correspondencia
- Fiscal: impuestos
- Laboral: nóminas, seguros sociales, contratos, seguridad etc..
- Otros archivadores (dependiendo actividad empresa)
- Otros registros auxiliares de contabilidad que permitan el control de efectos comerciales, cheques y pagarés, así como recibos bancarios.

A su vez, e independientemente del tamaño de la organización y de sus características, hay que tener en cuenta la existencia de excelentes herramientas de gestión informática, cuyo uso resulta hoy prácticamente indispensable. Dichas aplicaciones, facilitan el recuento de existencias, reduciendo los trámites manuales y automatizando los administrativos, lo que se traduce en ahorro de tiempo y costes. La automatización de los procesos a través de programas informáticos de gestión, confiere agilidad y minimiza errores.

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