La necesidad de documentar adecuadamente las operaciones de comercio, deriva del tratamiento que presta la Ley de Enjuiciamiento Civil, al asunto de la carga de la prueba en un proceso judicial. En un litigio ante los tribunales, el actor (el acreedor de una deuda), o en su caso el demandado, deberán probar respectivamente el derecho cuyo reconocimiento persiguen. Probar implica, acreditar fehacientemente aquellos hechos sobre los que un litigante basa toda o parte de la pretensión que persigue ante los Tribunales. Si queremos proteger el derecho a reclamar o en definitiva, pretendemos conservar la posibilidad de entablar acciones legales, consecuencia de un incumplimiento contractual por causa de impago, es obvio que debemos prestar especial atención a la forma como documentamos nuestras relaciones comerciales con los clientes. Es preciso disponer de una correcta documentación que de acuerdo con el ordenamiento jurídico y las exigencias formales legalmente exigidas, responda adecuadamente a esa necesidad de salvaguarda de nuestro derecho de crédito.

La minimización de los perjuicios derivados de un tratamiento inadecuado de la morosidad, pasa previamente por la implementación en toda organización de una  estructura lógica y eficiente, adecuada a las necesidades, situación y circunstancias de la empresa, que conlleve al establecimiento de una gestión automatizada, ordenada y coherente de creación, utilización y archivo de toda aquella documentación generada en virtud de las operaciones comerciales realizadas. Por otro lado, razones de   calidad e imagen, justifican sobradamente la llevanza y utilización correcta de toda la cuestión documental atinente a la ejecución de los contratos.

Documentando correctamente las operaciones comerciales, el acreedor podrá acreditar su existencia, exigir el pago, y en caso de incumplimiento, acudir a los Tribunales para reclamar forzosamente el cumplimiento de la obligación. La documentación necesaria para toda reclamación judicial derivada de un impago comercial, es la que va encaminada a la acreditación del encargo realizado por parte del cliente de un bien o servicio al proveedor, y la que prueba su entrega o prestación, respectivamente. Estos documentos básicamente son: el contrato, el pedido o la aceptación de la oferta, el albarán de entrega y la factura.