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Archivo de documentos. La organización moderna

Autor: Ismeria Oca
Curso:
7,20/10 (5 opiniones) |76696 alumnos|Fecha publicaciýn: 15/10/2008
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Capýtulo 6:

 Archivo. Sistemas fundamentales de clasificación

Sistemas de clasificación.  Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico.  Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación.  En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.

Sistema alfabético.  Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual esuno de los más conocidos.  Se puede archivar alfabéticamente por:  nombres de individuos u organizaciones, por localidades(geográfico), por categoría o tema (asunto).

Sistema numérico.  En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente.  Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento.  Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Factores que influyen en la selección del sistema de archivo

- Clase de documentos que se archivarán, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios del archivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un período, forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos), método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se utilizará.

Procedimiento para archivar:

Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos  estén listos para ser archivados); clasificar,(decidir bajo que nombre se archivará);codificar,(Indicar nombre o asunto decidido en la clasificación); distribuir( los documentos se coleccionan en grupos dependiendo del asunto, lugar o nombre señalado en la clasificación; guardar(Colocar los documentos en las carpetas respectivas dentro de las gavetas)

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